GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV

ACTA No. 20


FECHA: 16 de junio de 2020

HORA: 10:00 a.m. a 12:30 pm.

             

LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams

ASISTENTES:

Gloria Patricia Ospina                       Jefe Biblioteca
Ana María Vélez                                 Coordinadora Gestión Servicios al Público
Emilse Vera H.                                    Asistente Desarrollo de Colecciones

Walter Blandón                                  Coordinador Gestión Tecnológica

María Isabel Duarte                           Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

Lina María Tejada                              Coordinadora Gestión Recursos de Información

Claudia Vélez Pereira                       Líder Gestión de Competencias Informacionales

Luz Damary Gómez                          Comunicadora

 

AUSENTES:

 

INVITADOS:                                    

 

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:

 

  1. Aprobación del acta 19 y revisión de compromisos
  2. Protocolo de reapertura de servicios
  3. Generalidades

     

 

DESARROLLO:  

 

1.    Aprobación del acta 19 y revisión de compromisos.

 

Se aprobó el acta 19 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

 

 

 ActividadResponsable(s)CumplimientoObservaciones
1Planear la actividad del Retiro de Patricia Rendón para el 12 junioGrupo PrimarioCumplida 
2Revisar el uso de los libros de McGraw Hill y Cengage para definir los que se renovarán este añoLina TejadaEn procesoYa se solicitaron las estadísticas de uso de estas bases de datos está pendiente su evaluación.
3Realizar reunión con Walter Blandón para terminar la revisión de la Bitácora 2020-2024 y el Plan de trabajo de la VDYC Patricia OspinaPendiente 
4Revisar el Plan de ComunicaciónGrupo PrimarioEn procesoLa revisión se hará el 24 de junio.
5Evaluar la plataforma Curriculum Builder

Lina Tejada

Walter Blandón

En procesoNo se ha habilitado el demo por parte del proveedor
6Registrar estadísticas y anotaciones de seguimiento a la Bitácora. Guardar evidencias de cumplimiento en el repositorioGrupo PrimarioEn procesoSe debe actualizar los porcentajes de cumplimiento y subir las evidencias
7Hacer plan de cambio de equipos portátiles por equipos de escritorio. Walter BlandónEn proceso

Ya se elaboró el inventario de equipos, No se hará el préstamo de los equipos de la Sala de Capacitación hasta que la Universidad no defina como será su funcionamiento en el segundo semestre.

Los que tengan asignado computador de escritorio, deben gestionar el préstamo para llevarlos a sus casas.

8Elaborar listado de señalización de la Biblioteca

Damary Gómez

Equipo adecuación para reapertura

CumplidaYa se diseñó toda la señalización con Paulina Vélez.

 

2.    Protocolo de reapertura de servicios

 

Patricia Ospina informa que se aprobó por parte del Comité de Reacción de la Universidad, el plan de reapertura de la Biblioteca etapa 1 (servicios a puerta cerrada) a partir del 23 de junio.

Se anotó lo siguiente:

  • El domicilio de libros lo paga el usuario.
  • Publicar el protocolo de reapertura en la página de la Biblioteca.
  • Enviar a Seguridad y Salud en el trabajo el protocolo completo.
  • La etapa 1 contempla los servicios de devolución, préstamo a domicilio y en el campus.
  • Definir los servicios para Pereira y Llanogrande.
  • Patricia Ospina hablará con la directora de la sede Pereira para proponerle que nosotros pagamos el domicilio de ida y el usuario el de la devolución del material. 
  • Diseñar una plantilla para la solicitud y entrega del material.
  • Los buzones de devolución se ubicarán en la portería de Las Vegas de tal manera que los usuarios no tengan que entrar al campus, ya que no pueden pasar del torniquete.
  • Se conformaron los equipos tanto para acondicionar la Biblioteca como para tender los servicios a partir del 23 de junio.
  • El viernes 19 de junio irá un equipo a acondicionar la Biblioteca para la reapertura.
  • La zona de cuarentena será en la Sala de Artes y se solicitará apoyo a Juan Antonio Agudelo, coordinador de Extensión Cultural, para desmontar la exposición que está actualmente en la Sala.
  • La divulgación de la reapertura se hará en redes sociales, en la página de la Biblioteca para lo cual se creará un sitio nuevo "servicios durante la contingencia" donde se publicará el protocolo de reapertura. Se aprobó hacerlo similar al que tiene la Universidad en el sitio Web.
  • Ana María Vélez y Julián Naranjo averiguarán el funcionamiento del servicio de mensajería con el proveedor.
  • Walter Blandon debe crear en estado de material que se encuentra en cuarentena.
  • Se hará la capacitación a los empleados que participarán en la reapertura y deben recibir la capacitación de SST en los controles y la bioseguridad que deben cumplir.
  • Claudia Vélez no programará capacitaciones para las personas que van a estar atendiendo los servicios presenciales.
  • Se harán justes al protocolo de acuerdo a los lineamientos para bibliotecas emitidos por el gobierno nacional.
  • La etapa 2 se irá ajustando con el apoyo de Planta Física y la capacidad de aforo de la Biblioteca será de 538 personas. Se instalará un contador de personas, se señalizará los puntos de espera de los usuarios para entrar al edificio, se instalarán barreras de protección, se habilitarán varios espacios para estudio individual. 
     

3.    Generalidades

Claudia Vélez

  • En julio se capacitarán a los formadores en la nueva plataforma interactiva.

 

  • Surgió una duda sobre qué hacer con los materiales hechos por estudiantes e ingresados a Interactiva. Ella consultará con Santiago Rendón.

     
  • Propone crear un grupo de citación de normas APA para aclarar dudas. Ana María Vélez se encargará de su creación.

     
  • Informó que asistieron 54 participantes en el curso de Google Scholar

     
  • Para Momento Docente se grabarán dos videos sobre citación y uso de contenidos.

 

Patricia Ospina

  • Se acabó el plan padrino, pero se apoyará el área de Mercadeo. Cada coordinador hablará con su equipo para informarles el tiempo de dedicación a esta actividad, mientras empiezan los servicios presenciales. Se decidió lo siguiente:

 

Rigoberto: 10 horas semanales

Juan Carlos: 10 horas semanales

Daniela: 10 horas semanales

Mariluz: 15 horas semanales

Edwin: 15 horas semanales

Nelson: 10 horas semanales

 

  • A partir del 16 de junio y hasta el 25 de julio cambia el horario de la Biblioteca de 8 am. a 6 pm. Los sábados será de 8 am. a 12 m.

 

  • En vista de los apoyos que harán los auxiliares de Servicio a otras áreas de a Biblioteca, se hace necesario redistribuir sus funciones para equilibrar los tiempos y no recargarlos de trabajo.

     
  • Luz Dary Galeano apoyará a la Vicerrectoría de Descubrimiento.

     
  • Se negoció la base de datos IEEE por lo cual se seguirá suscribiendo.

     
  • Se cancelaron las siguientes bases de datos:
Audiotool
Mathscinet (Academia)
Pasalapagina - Códigos QR
Wiley Interscience 
Econlit
Iop Journals Ing. Matematica y Fisica 
Alexander Street - Music Online
APA


Lina Tejada

  • Se está definiendo el procedimiento y el equipo que apoyará el servicio de búsqueda de Bibliografía básica para profesores.  

 

Damary Gómez

  • Pablo Valencia apoyará 8 horas a Damary en los procesos de comunicación.

 

  • Santiago Zapata apoyará como jurado, al igual que cada año, el Festival de Creación Literaria para niños y jóvenes EAFIT. Adicionalmente, Damary solicita a Santiago medio tiempo para trabajar en el desarrollo de la mesa de cultura de la Biblioteca, Ana y Patricia estudiarán esta posibilidad.

 

Walter Blandón

  • Informó que tuvo una reunión con Andrés Echavarría, jefe de la Biblioteca de la Universidad Javeriana sobre el modelo de desarrollo de colecciones basado en datos.

 

Compromisos

 ActividadResponsable(s)
1Revisar el uso de los libros de McGraw Hill y Cengage para definir los que se renovarán este añoLina Tejada
2Realizar reunión con Walter Blandón para terminar la revisión de la Bitácora 2020-2024 y el Plan de trabajo de la VDYC Patricia Ospina
3Revisar el Plan de ComunicaciónGrupo Primario
4Evaluar la plataforma Curriculum Builder

Lina Tejada

Walter Blandón

5Hacer plan de cambio de equipos portátiles por equipos de escritorio. Walter Blandón
6Hablar con la directora de la sede Pereira para proponerle que nosotros pagamos el domicilio de ida y el usuario el de la devolución del material.  Patricia Ospina
7Averiguarán el funcionamiento del servicio de mensajería con el proveedor.

Ana María Vélez

Julián Naranjo

8Crear en estado de material que se encuentra en cuarentenaWalter Blandón
9Consultar con Santiago Rendón que hacer con los materiales hechos por estudiantes e ingresados a Interactiva por los profesores. Claudia Vélez
10Crear un grupo de citación de normas APA para aclarar dudas

Ana María Vélez

 

11Informar  su equipo de trabajo como apoyarán al Área de MercadeoGrupo Primario
12Capacitar a los auxiliares que prestarán los servicios presenciales a partir del 23 de junioGrupo Bioseguridad

 

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 23 de junio de 2020 a las 10:00 a.m. a través de la plataforma virtual Teams.

 

Temas:

  1. Aprobación del acta 19 y revisión de compromisos
  2. Plan de comunicaciones
  3. Plan estratégico VDy C 2020-2024
  4. Generalidades

 

Gloria Patricia Ospina Ospina

Jefe Biblioteca

 

María Isabel Duarte Gandica

Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

Secretaria Grupo Primario

 

 

Claudia Vélez Pereira

Líder Gestión de Competencias Informacionales

 


Lina María Tejada Escobar

Coordinadora Gestión Recursos de la Información

Luz Damary Gómez Orozco

Comunicadora

 

Carlos Walter Blandón Álvarez

Coordinador de Gestión Tecnológica

 Ana María Vélez Trujillo

Coordinadora Gestión de Servicios al Público