GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 013
FECHA: 4 de junio de 2019
HORA: 10:30 a 12:00 horas
LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Líder gestión de competencias informacionales
Damary Gómez Comunicadora
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
AUSENTES:
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
1. Revisión de compromisos
2. Presupuesto
3. Generalidades
DESARROLLO:
1. Se aprobó el acta 012 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| Enviar a Patricia y Ana María la información sobre los equipos para mitigar ruido que tiene EBSCO y el semáforo (proveedor, precio, contacto, etc.). | Walter Blandón | En proceso | |
| Buscar en mercado otros equipos diferentes a los de EBSCO y el semáforo para mitigar el ruido. | Walter Blandón | Cumplida | |
| Revisar la tabla de retención documental. | Comité primario | En proceso | |
| Enviar correo electrónico a las áreas que van a participar en las actividades de "Momento Docente", solicitando los requerimientos de papelería, equipos, diseño de piezas, etc. Para enviar una sola solicitud de la Biblioteca para el Centro EXA. | Claudia Vélez | Cumplida | |
| Realizar listado de los servicios ofrecidos por la Biblioteca para los egresados. | Ana María Vélez
Patricia Ospina | Cumplida | |
| Incluir el listado de bases de datos de LibGuides en el menú de EZproxy. | Walter Blandón | En proceso | |
| Validar el cumplimiento de las políticas de seguridad social para los contratistas. | Comité primario | Cumplida | Se guarda el examen de SST de cada contratista para futuros contratos |
| Enviar al grupo primario cronograma/tareas de revisión para el nuevo portal web de la Biblioteca. | Damary Gómez | Pendiente | |
| Consultar con Diana Ramirez sobre la atención de casos reportados por Aranda desde Biblioteca y que no se asignan a Brayan Correa. | Walter Blandón | Cumplida | Pendiente reunión en la DINF para el 10 de junio |
| Consultar en la DINF la posibilidad de implementar en Biblioteca el software que allí se utiliza para el préstamo de portátiles. | Walter Blandón | Cumplida | Pendiente reunión en la DINF para el 10 de junio |
2. Presupuesto
Se realiza revisión del presupuesto 2019 haciendo énfasis en las cuentas pendientes por ejecutar y las que están en saldo negativo. Patricia solicita al grupo primario revisar el presupuesto de cada área con el fin sanearlo y ajustarlo según la solicitud del área financiera de la Universidad.
3. Generalidades
Claudia Vélez
Comentó que los webinar sobre búsqueda de información en bases de datos bibliográficas y uso de Mendeley tuvieron buena asistencia; 22 y 16 usuarios respectivamente.
Comenta que el próximo 13 de junio se reunirá con representantes de la biblioteca de la Universidad Francisco José de Caldas para contar la experiencia de COIN y las actividades de formación de usuarios.
Damary Gómez
Informó sobre la reunión con el personal de la Biblioteca donde expuso el proyecto de cambio del sitio web y los próximos cambios en el portal.
Ana María Vélez
Informó la teminación del servicio Biblioteca 24/7 por este semestre y presentó algunos indicadores:
- 2.396 usuarios.
- 2 incidentes menores.
- 64 usuarios externos.
- Estudiantes de las Escuelas de Ingeniería y Administración los que más nos visitaron.
María Isabel Duarte
Informó que recibió visita de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) para hacer inspección y evaluar los riesgos físicos y laborales de la bóveda del piso 5. SST enviará informe sobre la visita que incluirá recomendaciones.
Walter Blandón
Comenta que la semana pasada atendieron dos reuniones solicitadas por comités del programa Atenea con el fin de validar procedimientos y requisitos de la Biblioteca y SINBAD para tener en cuenta en la implementación de Epik (cursos de formación y paz y salvos de entrega de tesis) y el proceso del pago de sanciones.
Patricia Ospina
Informa el recibió solicitud de EAFIT Bogotá para la devolución del material bibliográfico que allí se encuentra. Las razones son el bajo uso y que no hay espacio para su almacenamiento. Esta devolución será temporal mientras se adecuan los nuevos espacios en la seccional. Patricia solicitará a los departamentos académicos que tienen programas en Bogotá la actualización de la bibliografía básica con el fin de cubrir la demanda de material para sus cursos.
Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)
| Actividad | Responsable(s) | Fecha realización |
| Enviar a Patricia y Ana María la información sobre los equipos para mitigar ruido que tiene EBSCO y el semáforo (proveedor, precio, contacto, etc.). | Walter Blandón | |
| Revisar la tabla de retención documental. | Comité primario | Fecha límite de revisión 23/05/2019 |
| Incluir el listado de bases de datos de LibGuides en el menú de EZproxy. | Walter Blandón | |
| Enviar al grupo primario cronograma/tareas de revisión para el nuevo portal web de la Biblioteca. | Damary Gómez | |
| Revisión de la ejecución del presupuesto de cada área y enviar a Patricia las observaciones. | Comité primario | |
| Poner en Panacea el archivo con el inventario de activos de la Biblioteca para su revisión. | Walter Blandón | |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 19 de junio de 2019 a las 10:00 AM, sala de reuniones, primer piso, Biblioteca
Temas:
Compromisos
Repositorio Institucional y RED COL
Comité de emergencias – Ana
Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Carlos Walter Blandón Álvarez
Jefe Biblioteca Coordinador Gestión Tecnológica
Secretario Grupo Primario
Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión de Recursos de Información | María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental |
Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Servicios al Público | Claudia Vélez Pereira Líder gestión de competencias informacionales |
Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora | |