GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 17
FECHA: 26 de mayo de 2020
HORA: 8:30 a.m. a 10:00 m.
3:00 pm. a 4:35 pm.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Luz Damary Gómez Comunicadora
AUSENTES:
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
1. Aprobación del acta 16 y revisión de compromisos
- Revisión Bitácora e Itinerario VDYC
- Revisión plan de comunicaciones CCBLEV
4. Generalidades
DESARROLLO:
1. Aprobación del acta 16 y revisión de compromisos
Se aprobó el acta 16 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| | Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| 1 | Compartir con todo el personal de la Biblioteca el documento de Mercadeo sobre orientación para contestar las llamadas sobre CEC e Idiomas | Damary Gómez | Cumplida | Dama envió la información el martes 26 de mayo a primera hora. Las llamadas han disminuido bastante. Ensayar los saltamontes para ver si están funcionando. |
| 2 | Citar a reunión Maryuri y Sandra Montejo sobre apoyo de la Biblioteca a la implementación LMS | Claudia Vélez | Cumplida | |
| 3 | Realizar reunión para discutir sobre el manejo de los contenidos en la nueva plataforma de educación virtual de la Universidad. | Patricia Ospina Lina Tejada Claudia Vélez Walter Blandón | Cumplida | La reunión se realizó el viernes 22 de mayo. Conclusiones: Se mantienen las inquietudes sobre los contenidos que los profesores suben a la plataforma. Se va a hacer reunión con EXA y el abogado para hablar sobre los derechos de autor. Se deben expedir directrices y lineamientos desde Biblioteca y desde EXA sobre uso y distribución del material en el MLS. Hacer un piloto con las listas de material bibliográfico para las clases con los cursos intersemestrales. Acompañar a los profesores en la nueva plataforma. Maryuri Tangarife enviará lista en Excel con los profesores y los materiales que usan. Lina y su equipo revisan los listados para determinar que se tiene disponible en línea e impreso. Milena Aragón y Walter Blandón van a hacer reunión para revisar integración de la herramienta con la nueva plataforma de educación virtual. (MLS) Se debe elaborar documento sobre derechos de autor para uso de los profesores, los estudiantes y los empleados de la Biblioteca. Patricia compartirá documentos que encontró. |
| 4 | Revisar el uso de los libros de McGraw Hill y Cengage para definir los que se renovarán este año | Lina Tejada | En proceso | Walter envió los libros de reserva. Alejandro está revisando el listado. Se va a hacer difusión de los libros disponibles en línea para tratar de aumentar su uso. Patricia Ospina propone mirar si es mejor hacer esta divulgación en los intersemestrales debido a que ya están en exámenes finales. Ana María indagará con el personal de servicios cuales son los libros que los estudiantes están solicitando. Patricia solicitará a Admisiones y Registro cuáles van a ser los cursos intersemestrales. |
| 5 | Terminar la revisión del plan estratégico y el de la Biblioteca y notificar a Patricia los cambios (26 de mayo) | Grupo Primario | En proceso | |
| 6 | Revisión del cumplimiento de Bitácora 2020 (1 de junio) | Grupo Primario | Pendiente | |
| 7 | Revisar el Plan de Comunicación | Grupo Primario | En proceso | |
| 8 | Programar reunión con McGrawHill, Pearson, Cengage para la compra de capítulos de libros | Lina Tejada | Pendiente | Emilse hablo con el proveedor para hacer la propuesta. El proveedor dice que no tiene esta modalidad de distribución. Se hablará nuevamente con las editoriales porque hay universidades que si tienen esa modalidad de compra con ellos como la Universidad Católica del Norte. |
| 9 | Planear la actividad del Retiro de Patricia Rendón para el 12 junio | Grupo Primario | En proceso | . Mary Luz y Emilse están gestionando con el grupo. Damary se va a reunir con ellas para desarrollar la actividad. |
| 10 | Revisar el apoyo desde Gestión Tecnológica del área para Admisiones y Registro | Patricia Ospina Walter Blandón | En proceso | Nelson y Juan Carlos Cardona van a apoyar a Informática todos los jueves. Esenidia apoyará a Idiomas todos los días de 2 a 4 pm. |
| 11 | Revisar, corregir y enviar a Patricia Ospina las bitácoras de actividades diarias | Grupo Primario | Cumplida | Se propone vincular a Patricia Ospina a cada uno d ellos grupos en Teams como propietaria para que pueda revisar las bitácoras de forma directa. |
| 12 | Informe del avance en las negociaciones de bases de datos para la Biblioteca | 12 | En proceso | Patricia informa que no va a ser viable renovar IEEE. Edwin Montoya y José Ignacio Marulanda aceptaron cancelar la base por las dificultades económicas. También está negociando Digitalia. Se pidió rebaja. ISI Web of Science, muy costoso, se pidió rebaja. LDS, se negoció a mitad de precio. |
2. Reasignación de personal
Patricia Ospina informa que Nelson y Juan Carlos Cardona van a apoyar a Informática todos los jueves. Esenidia apoyará a Idiomas todos los días de 2 a 4 pm. Patricia continuará haciendo el análisis para definir los apoyos para las otras áreas que han solicitado ayuda.
3. Revisión Bitácora e Itinerario VDYC
Se continuó la revisión de la bitácora de la Biblioteca y el Itinerario 2020-2024 de la Vicerrectoría de Descubrimiento y creación para incluir las actividades, ajustar fechas de cumplimiento y asignar responsables. Se revisaron las actividades del proceso de Gestión de Recursos de información. En la reunión del lunes primero de junio se revisarán las actividades de Gestión Tecnológica y Servicios al Público. Patricia se reunirá con los líderes de cada proceso para hacer la revisión antes de la reunión.
4. Revisión plan de comunicaciones CCBLEV. Se aplazó para la reunión del lunes primero de junio.
5. Generalidades. No se realizó el informe.
| | Actividad | Responsable(s) |
| 1 | Planear la actividad del Retiro de Patricia Rendón para el 12 junio | Grupo Primario |
| 2 | Revisar el uso de los libros de McGraw Hill y Cengage para definir los que se renovarán este año | Lina Tejada |
| 3 | Terminar la revisión del plan estratégico y el de la Biblioteca y notificar a Patricia los cambios (1 de junio) | Grupo Primario |
| 4 | Revisión del cumplimiento de Bitácora 2020 (1 de junio) | Grupo Primario |
| 5 | Revisar el Plan de Comunicación | Grupo Primario |
| 6 | Realizar reuniones con líderes de los procesos para hacer revisión de la Bitácora 2020-2024 | Patricia Ospina |
| 7 | Revisar el cumplimiento de Bitácora 2020 | Grupo Primario |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el primero de junio de 2020 a las 9:00 a.m. a través de la plataforma virtual Teams.
Temas:
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca | Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Gestión de Servicios al Público Secretaria Grupo Primario |
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales | Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de la Información |
Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora
Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador de Gestión Tecnológica |
María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental |