GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 37
FECHA: 27 de octubre de 2020
HORA: 2:30 p.m. – 4:45 p.m.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Luz Damary Gómez Comunicadora
Julian Naranjo Coordinador de Servicio al Público (E)
Bertha Restrepo Coordinadora de Servicio al Público (E)
AUSENTES:
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
INVITADOS:
Jonatan Cardona Gestión Tecnológica
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
- Revisión de compromisos
- Generalidades
- Revisión de las bitácoras para equilibrar las cargar laborales.
DESARROLLO:
- Aprobación del acta 36 y revisión de compromisos.
Se aprobó el acta 36 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| | Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| 1 | Indagar sobre cómo se harán los reportes de SIO con el nuevo sistema PBI, gobierno de datos | Walter Blandón | Cumplida | Habló con Miguel Mercado y se migrarán los informes |
| 2 | Decir qué se usa de SIO para saber qué se tiene que migrar, Walter contacta a cada líder | Grupo Primario | Cumplida | Se reunió con cada Líder de Proceso para realizar el inventario de los informes |
| 3 | Revisar documento del Ministerio para mirar qué cambia o impacta del proceso de cada uno en el proceso de acreditación. Tiempo hasta el 09 de noviembre | Grupo Primario | Pendiente | El plazo para su lectura quedó hasta el 09 de noviembre |
| 4 | Cada líder debe revisar y hablar con su equipo quiénes pueden teletrabajar. | Grupo Primario | En proceso | Walter ya se reunió con su equipo y solo continuará él en esta modalidad. Falta el grupo de la Sala Patrimonial. Se comenzará el proceso de formalización teletrabajo con Desarrollo de Empleados para todo el grupo de COIN |
| 5 | Enviar a María Isabel el concepto de SAG sobre el tema de las heces encontradas en las antenas para Maria Isabel enviar a Aseo y Sostenimiento. | Walter Blandón | Pendiente | |
| 6 | Realizar la revisión de los ODS para reportar al Ranking THE | Patricia Ospina Grupo Primario Fecha límite 13 de noviembre | Pendiente | |
| 7 | Revisar las bitácoras para equilibrar las cargas laborales. Está pendiente concluir la revisión de Servicios, las demás áreas ya están revisadas | Patricia Ospina Bertha Restrepo Julián Naranjo | Cumplida | |
| 8 | Rotación de los horarios de los Coordinadores de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. | Grupo Primario | Pendiente | |
1. Generalidades
Patricia Ospina
Se reunió con Luz Amparo Posada y Alexandra Ocampo de Desarrollo Humano para hablar sobre el apoyo que están requiriendo de personal para el proyecto de EPIK, pues necesitan 15 personas, esto se revisará para mirar si alguien puede apoyar desde la Biblioteca sean auxiliares o profesionales. El préstamo es por ocho meses de tiempo completo entre enero y agosto y posteriormente regresarán a sus actividades a la Biblioteca.
Luz Dary Galeano y Mary Luz Echeverri están apoyando a Admisiones y Registro 12 horas semanales.
Desde el Consorcio Nacional le informaron que se logró que Elsevier y Springer no subirán los costos del próximo año.
En el tema de presupuesto se presentó en la diferencia en el presupuesto sugerido y propuesto presentado por la Biblioteca de 15 millones.
Tatiana Asprilla de Seguridad y Salud en el trabajo la contactó para informarle que esta semana se realizaría auditoría de Bioseguridad en la Universidad, se espera que se programe para el jueves 29 de octubre.
Informó que la semana anterior se realizó la auditoría de calidad y quedan pendiente de recibir el informe final. El balance es positivo, sin embargo, es necesario revisar indicadores, realizar análisis a la retroalimentación del cliente y los hallazgos de las auditorías para justificar la adopción o no de estas mejoras, entre otros temas.
Damary Gómez
Informa que del 3 al 6 de noviembre estará en su semana de vacaciones, Gisela estará a cargo de los temas de Comunicación.
La próxima semana se dará apertura al Instagram de la Biblioteca, se presentará por medio de Twitter y Facebook.
Claudia Vélez
Informa que Felipe Atehortúa estará en licencia de matrimonio del 9 al 13 de noviembre.
2. Revisión de las bitácoras para equilibrar las cargas laborales
Patricia se reunió con cada uno de los jefes de las áreas para revisar y equilibrar las horas de trabajo que se estaban desarrollando los grupos de trabajo.
Se estableció que los coordinadores deben trabajar de lunes a viernes 40 horas semanales, para los profesionales 41 y los auxiliares 43.5 porque trabajan un sábado al mes.
La jornada laboral no puede exceder 10 horas diarias y 47.5 semanales, cada jefe debe monitorear los casos en los que las personas excedan este tiempo y validar como reorganizar actividades.
Compromisos
| | Actividad | Responsable(s) |
| 1 | Revisar documento del Ministerio para mirar qué cambia o impacta del proceso de cada uno en el proceso de acreditación. Tiempo hasta el 09 de noviembre | Grupo Primario |
| 2 | Cada líder debe revisar y hablar con su equipo quiénes pueden teletrabajar.
| María Isabel Duarte |
| 3 | Enviar a María Isabel el concepto de SAG sobre el tema de las heces encontradas en las antenas para Maria Isabel enviar a Aseo y Sostenimiento. | Walter Blandón |
| 4 | Realizar la revisión de los ODS para reportar al Ranking THE | Patricia Ospina Grupo Primario Fecha límite 13 de noviembre |
| 5 | Rotación de los horarios de los Coordinadores de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. | Grupo Primario |
| 6 | Validar con Sandra de Aseo y sostenimientos la fumigación de la Biblioteca para fin de año | María Isabel Duarte |
| 7 | Actualizar los horarios diarios de apoyos de Servicios | Julián Naranjo Bertha Restrepo |
| 8 | Enviar correo a todo el personal de la Biblioteca sobre la auditoría de bioseguridad. | Patricia Ospina Julián Naranjo |
| 9 | Revisar que toda la señalización de bioseguridad esté en el lugar indicado y que se tengan todos los implementos necesarios. | Patricia Ospina Julián Naranjo
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CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 3 de noviembre de 2020 a las 2:30 p.m. a través de la plataforma virtual Teams.
Temas:
- Compromisos
- Generalidades
- Revisión de cumplimiento de bitácoras
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca
| Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales Secretaria Grupo Primario
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Bertha Restrepo Coordinadora Servicios al Público (E)
| Julián Alberto Naranjo Coordinador Servicios al Público (E) |
Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador Gestión Tecnológica
| Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de la Información
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Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora
| María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
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