FECHA: 08 de febrero de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Microsoft Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón (AUSENTE) Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- Presupuesto 2021 y 2022
- Horario flexible
- Plan de trabajo alianza 4U
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 02 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
- Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Propuesta para presentar a Valeria Mejía, según temas tratados. | Valeria Martínez | Cumplido | |
| Consultar en Admisiones, una fuente posible para actualizar las clases de cada profesor y poder validar la información de las bibliografías. | Walter Blandón | Pendiente | Walter, ya hizo la solicitud en Admisiones, está pendiente la respuesta. |
| Confirmar hasta cuándo estará interrumpido el servicio de la oficina del DANE | Julián Naranjo | Pendiente | No hay fecha todavía de apertura. Patricia Ospina, sugiere concretar reunión para una información más exacta y poder informar a los usuarios. |
| Aclarar con la persona encargada, sobre la entrada de mascotas de compañía a la Biblioteca. | Julián Naranjo | Cumplido | Las mascotas están identificadas. Monitoreo entregará protocolo para su conocimiento y divulgación. |
| Programar reunión para tratar sobre fumigación de roedores. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Promocionar los puntos de préstamo de libros, con habladores y redes. | Julián Naranjo | Cumplido | |
| Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios, y explorar que convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Reubicar sillas, adecuar espacios, revisar la necesidad de revisteros y guardar los que sobren, revisión de barras laterales. | Julián Naranjo | Cumplido | Se reubicaron las sillas. Los revisteros se están, verificando para reubicarlos |
| Actualizar inventario de bodegas. | Julián Naranjo | Pendiente | |
Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | Compromiso a largo plazo. Tiempo máximo Junio. |
| Habilitar catálogos en todos los pisos | Walter Blandón | Pendiente | |
| Puesto de trabajo del Practicante, tercer piso oriental, organizar y reubicar. | Walter Blandón | Pendiente | |
| Sala de formación de usuarios, utilizarla también cuando no haya cursos, dejarla abierta y colocarle la programación | Julián Naranjo | Pendiente | |
Hablar con Monitoreo, Sobre utilizar la entrada por la torre técnica para personas con discapacidad. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Comunicar cualquier evento con el repositorio o las bases de datos, por correo o por el wasap de la Biblioteca. Documentar planos alternos para no parar los procesos. | Walter Blandón | Pendiente | |
| Gestionar modificación de las estanterías | Santiago Zapata | Pendiente | |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | Pendiente | |
| Pedir actualización de soporte de peso, para poder hacer la reforma de las estanterías. | Julián Naranjo | Pendiente | |
Propuesta para visitar una Biblioteca Pública cada mes, con el fin de recoger ideas y actualizar información sobre servicios. | Todos los Lideres | Pendiente | |
2. Actualización de las áreas
A. COMUNICACIONES
a) Valeria se reunió con las universidades que conforma la alianza 4U, para hablar sobre el micro sitio donde está la información de préstamo.
b) Ya se montó en el sitio web y en el segundo piso la exhibición sobre Democracia.
B. PATRIMONIO
- Club de Lectura. Se hará inicialmente desde la Sala de Audición Musical, se buscarán otros espacios para generar un cambio de ambiente.
b) Sugiere hacer cambios de chapas en las puertas de segundo y tercer piso, presentan dificultad para abrir.
C. FORMACION
Claudia Vélez informa:
- Ya terminaron inducciones de posgrado, les fue muy bien, se renovaron relaciones presenciales con los estudiantes.
- Ya se puede descargar el certificado en línea del curso de formación de usuarios, ya está el protocolo y se hizo la prueba. Anexo enlace del video tutorial para la generación del certificado: https://vimeo.com/673194106/c667241ef8
- El viernes 11 de febrero, estará ausente por un procedimiento médico.
D. GESTIÓN ESTRATEGICA
a) Se están presentado dificultades con el repositorio, se actualizó el certificado, pero no deja ingresar, Jonatan está en contacto con el proveedor para resolver el problema.
b) Redecol hizo encuesta a nivel nacional para conocer los aspectos técnicos de los repositorios de la región.
c) Presupuesto 2021-2022 (anexo)
d) Horario flexible
o El horario general de trabajo en la universidad es de 8:00 – 6:00 p.m. Más información en el documento BU-Política de Horario de Trabajo.
o La universidad ofrece el beneficio de horario flexible con el objetivo de contribuir al bienestar y calidad de vida de los empleados, al igual que favorecer la movilidad interna y externa del campus.
o Es importante revisar las condiciones generales para el uso del horario flexible y política de horario de trabajo antes de solicitarlos.
o El personal administrativo que esté por fuera de este rango debe acordar la jornada flexible de trabajo nuevamente con su jefe inmediato, consiste en distribuir las horas diarias de trabajo de la jornada laboral, modificando la hora de ingreso, salida y tiempo de descanso.
o El horario flexible se debe reportar en el formulario de beneficios y servicios para eafitenes, dllo de empleados. https://entrenos.eafit.edu.co/bienestar-cultura/beneficios-y-servicios/flexibilidad-de-tiempo/Paginas/jornada-flexible.aspx
e) Actualizar las cartas con los horarios de los que estudian, para que se conserve el registro del compromiso que se tiene.
El tema Plan de trabajo alianza 4U, incluido en la agenda de hoy, se tratará en próxima fecha.
Convocatoria: Próxima reunión, martes 15 de febrero de 2022 de 10:00 a.m. a 12:00 pm.
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- GRI
- Servicios
- Formación
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- Acuerdos para lograr una comunicación asertiva
- Evacuación Biblioteca
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Coordinadora Formación
Gestión Recursos de la Información
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador Gestión Tecnológica
Julián Naranjo Santiago Zapata
Coordinador Servicios al Público Coordinador Sala de Patrimonio Documental