FECHA: 03 de febrero de 2022

HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.

LUGAR: Microsoft Teams

 

ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina                    Jefe Biblioteca
Lina María Tejada                            Coordinadora Gestión Recursos de Información

Claudia Vélez                                    Coordinadora Formación

Valeria Martínez                              Analista de Comunicación

Santiago Zapata                              Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo                                  Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón                                Coordinador Gestión Tecnológica

Luz Dary Galeano                             Auxiliar Administrativa

 

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO

 

TEMAS

1.    Revisión de compromisos

2.    Actualización de los procesos

    1. Patrimonio y Cultura
    2. Comunicaciones
    3. Gestión Tecnológica
    4. GRI
    5. Servicios
    6. Formación
    7. Gestión Estratégica

 

3.    Plan de trabajo 2022

4.    Presupuesto 2021 y 2022

5.    Evacuación Biblioteca

6.    Préstamo interbibliotecario

7.    Acuerdos para una buena comunicación

 

DESARROLLO:  

 

Se aprobó el acta No 01 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

 

  1. Compromisos

 

ACTIVIDADRESPONSABLECUMPLIMIENTOOBSERVACIONES
Propuesta para presentar a Valeria Mejía, según temas tratados.Valeria Martínez

 

Cumplido

Se implementarán sugerencias de la última reunión con Valeria Mejía. Se hará reunión con el Grupo Primario y se unificarán conceptos sobre la divulgación de la información. Ya se hizo reunión con los Lideres, falta exponer la información recopilada, que se hará el lunes 7 de febrero.
Consultar en Admisiones, una fuente posible para actualizar las clases de cada profesor y poder validar la información de las bibliografías.Walter Blandón

 

 

 

Pendiente

Walter, ya hizo la solicitud en Admisiones, está pendiente la respuesta.
Confirmar hasta cuándo estará interrumpido el servicio de la oficina del DANEJulián Naranjo

 

 

Pendiente

 
Aclarar con la persona encargada, sobre la entrada de mascotas de compañía a la Biblioteca. Programar reunión para hablar de fumigación de roedores. Promocionar los puntos de préstamo de libros, con habladores y redes. Julián Naranjo

 

 

 

 

Pendiente

 
Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios, y explorar que convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero.Julián Naranjo

 

Pendiente

 
Reubicar sillas, adecuar espacios, revisar la necesidad de revisteros y guardar los que sobren, revisión de barras laterales. Actualizar inventario de bodegas. Julián Naranjo

 

 

 

 

Pendiente

 

Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio.

 

Julián Naranjo- Walter Blandón

 

 

 

Pendiente

 
Habilitar catálogos en todos los pisosWalter Blandón

 

 

Pendiente

 
Puesto de trabajo del Practicante, tercer piso oriental, organizar y reubicar.Walter Blandón

 

 

Pendiente

 

 

 

2. Actualización de las áreas

 

 

A.   PATRIMONIO Y CULTURA

  1. Se programaron las visitas en grupos.
  2. Se optimizo el espacio en la Sala, se organizó para poder ingresar otras donaciones.
  3. El Club de Lectura, se experimentará haciéndolo mixto presencial y virtual.
  4. Se hizo una exhibición Patrimonial de libros relacionados con las escritoras que participaron en el HAY FESTIVAL.
  5. Santiago propone tener facsímil de los libros patrimoniales, como el incunable.

     

B.   COMUNICACIONES

  1. Valeria se reunió con el líder de cada área para revisar las necesidades comunicativas y contenidos a tratar en febrero en redes sociales.

     
  1. Se va a montar una exhibición sobre Democracia y el contenido para redes se va a enfocar en este tema, de acuerdo a lo que planteó la Universidad.

 

C.    GESTION TECNOLOGICA

a)     Se hizo la modificación pendiente para protección de las antenas a la entrada de la Sala de Aprendizaje Activo.

 

b)    Walter Blandón, va a disfrutar el lunes y martes de dos días que tenía pendientes.

 

Sugerencia de Patricia: Brayan debe incluir entre sus rutinas, revisar que los catálogos en todos los pisos estén habilitados.

 

Puesto de trabajo del Practicante, tercer piso oriental, computador revisarlo o cambiarle el punto. Se utiliza o se pasa para el cubículo.

 

 

D.   GRI

 

Lina informa que Sebastián Mendoza, comenzó a estudiar, el horario le permite seguir coordinando los sábados.

 

E.   SERVICIOS

  1. Según el protocolo que publicó la Universidad, en la Biblioteca no está permitido las mascotas.
  2. Analizar el uso de la Sala de Videos, las películas no se pueden escuchar, no se pueden prestar audífonos, por la emergencia sanitaria.
  3. Planta física recomienda ordenar bodegas, se detectaron roedores

 

Patricia Ospina recomienda para el área de servicios:

Hablar con Coordinador de Vigilancia, aclarar las reglas para ingreso de mascotas, que son de compañía a la Biblioteca.

Programar reunión con Sandra y Juan David, para fumigar contra roedores. 

Promocionar los puntos de préstamo de libros con habladores y en redes sociales.

Recepción de tesis y trabajos de grados, trabajarlos a nivel de la Universidad con las otras dependencias involucradas, para hacer correcciones, de inconsistencias.

Convenio de Cooperación entre G8 está desactualizado, se deben actualizar acuerdos y servicios en su casa.

Actualizar el sitio web G8, ya que ha presentado problemas.

Préstamo convenio interbibliotecario: Implementar plan de trabajo para renovarlos todos, Tener en cuenta y explorar que convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero.

Cada área revisar la necesidad de revisteros, para disponer, donar y/o analizar cómo se van a almacenar.

Inventario de las bodegas y responsables.

Implementar como rutina, la revisión de las barras laterales del segundo y tercer piso, por prevención y ante la falta de mecanismos de protección; no dejar allí ni cuñalibros, ni libros, ubicarlos en el sitio adecuado.

Reactivar grupos de chequeos, hay sillas en mal estado y mal ubicadas, cables, cajas.

Sillas acumuladas reorganizarlas, organizar estos espacios para otras actividades.

Julián y Walter; formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer  actualización tecnológica o destinar como sala de estudio.

Vigilar las clases mixtas en los cubículos amarillos, se ven estudiantes recibiendo clase apeñuscados. Estudiantes utilizar otros espacios más amplios y que no interfiera a los demás.

Sugerencia: Sala de reunión de la Biblioteca se puede utilizar en préstamo.

Sala de formación de usuarios, utilizarla también cuando no haya cursos, dejarla abierta y colocarle  la programación.

Carros para la movilización de libros, mandarlos a arreglar.

 

F.    FORMACION

  1. Hoy reunión con formadores, para dar a conocer los cambios que se hicieron, para iniciar los cursos.
  2. Luis Fernando, ya comenzó a estudiar el horario es lunes y martes.

 

G.   GESTIÓN ESTRATEGICA

En G8 Bibliotecas: Se propone un acuerdo de colaboración para préstamo digital a través de la base de datos OVERDRIVE, se está analizando la conveniencia con Lina Tejada y Emilse Vera. Se hará reunión del G8 para aclarar dudas.

En G8 también se propuso analizar y hacer proyección para 2023, sobre la adquisición de recursos digitales en consorcio.

La dirección de Desarrollo Humano dio la autorización para recibir estudiantes de colegios para hacer alfabetización, redactar funciones para estudiantes en práctica y alfabetizadores.

Falta reforzar los avisos de información.

Convocatoria: Próxima reunión, martes 08 de febrero de 2022 de 10:00 a.m. a 12:00 pm.

TEMAS

    1. Revisión de compromisos
    2. Actualización de las áreas
    3. Presupuesto 2021 y 2022
    4. Horario flexible
    5. Plan de trabajo alianza 4U

 

 

 

 

                        

Gloria Patricia Ospina                                            Luz Dary Galeano

Jefe                                                                                  Auxiliar Administrativa

Centro Cultural Biblioteca                                        Secretaria Grupo Primario

 

 

 ​

Lina María Tejada                                                    Claudia Vélez Pereira

Coordinadora                                                               Coordinadora Formación

Gestión Recursos de la Información                      

 

 

                                                                                  

Valeria Martínez                                                      Carlos Walter Blandón

Analista de Comunicación                                        Coordinador Gestión Tecnológica

 

 

Julián Naranjo                                                          Santiago Zapata

Coordinador Servicios al Público                           Coordinador Sala de Patrimonio Documental​