FECHA: 03 de febrero de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Microsoft Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
1. Revisión de compromisos
2. Actualización de los procesos
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- GRI
- Servicios
- Formación
- Gestión Estratégica
3. Plan de trabajo 2022
4. Presupuesto 2021 y 2022
5. Evacuación Biblioteca
6. Préstamo interbibliotecario
7. Acuerdos para una buena comunicación
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 01 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
- Compromisos
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
Propuesta para presentar a Valeria Mejía, según temas tratados. | Valeria Martínez | Cumplido | Se implementarán sugerencias de la última reunión con Valeria Mejía. Se hará reunión con el Grupo Primario y se unificarán conceptos sobre la divulgación de la información. Ya se hizo reunión con los Lideres, falta exponer la información recopilada, que se hará el lunes 7 de febrero. |
Consultar en Admisiones, una fuente posible para actualizar las clases de cada profesor y poder validar la información de las bibliografías. | Walter Blandón | Pendiente | Walter, ya hizo la solicitud en Admisiones, está pendiente la respuesta. |
Confirmar hasta cuándo estará interrumpido el servicio de la oficina del DANE | Julián Naranjo | Pendiente | |
Aclarar con la persona encargada, sobre la entrada de mascotas de compañía a la Biblioteca. Programar reunión para hablar de fumigación de roedores. Promocionar los puntos de préstamo de libros, con habladores y redes. | Julián Naranjo | Pendiente | |
Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios, y explorar que convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero. | Julián Naranjo | Pendiente | |
Reubicar sillas, adecuar espacios, revisar la necesidad de revisteros y guardar los que sobren, revisión de barras laterales. Actualizar inventario de bodegas. | Julián Naranjo | Pendiente | |
Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | |
Habilitar catálogos en todos los pisos | Walter Blandón | Pendiente | |
Puesto de trabajo del Practicante, tercer piso oriental, organizar y reubicar. | Walter Blandón | Pendiente | |
2. Actualización de las áreas
A. PATRIMONIO Y CULTURA
- Se programaron las visitas en grupos.
- Se optimizo el espacio en la Sala, se organizó para poder ingresar otras donaciones.
- El Club de Lectura, se experimentará haciéndolo mixto presencial y virtual.
- Se hizo una exhibición Patrimonial de libros relacionados con las escritoras que participaron en el HAY FESTIVAL.
- Santiago propone tener facsímil de los libros patrimoniales, como el incunable.
B. COMUNICACIONES
- Valeria se reunió con el líder de cada área para revisar las necesidades comunicativas y contenidos a tratar en febrero en redes sociales.
- Se va a montar una exhibición sobre Democracia y el contenido para redes se va a enfocar en este tema, de acuerdo a lo que planteó la Universidad.
C. GESTION TECNOLOGICA
a) Se hizo la modificación pendiente para protección de las antenas a la entrada de la Sala de Aprendizaje Activo.
b) Walter Blandón, va a disfrutar el lunes y martes de dos días que tenía pendientes.
Sugerencia de Patricia: Brayan debe incluir entre sus rutinas, revisar que los catálogos en todos los pisos estén habilitados.
Puesto de trabajo del Practicante, tercer piso oriental, computador revisarlo o cambiarle el punto. Se utiliza o se pasa para el cubículo.
D. GRI
Lina informa que Sebastián Mendoza, comenzó a estudiar, el horario le permite seguir coordinando los sábados.
E. SERVICIOS
- Según el protocolo que publicó la Universidad, en la Biblioteca no está permitido las mascotas.
- Analizar el uso de la Sala de Videos, las películas no se pueden escuchar, no se pueden prestar audífonos, por la emergencia sanitaria.
- Planta física recomienda ordenar bodegas, se detectaron roedores
Patricia Ospina recomienda para el área de servicios:
Hablar con Coordinador de Vigilancia, aclarar las reglas para ingreso de mascotas, que son de compañía a la Biblioteca.
Programar reunión con Sandra y Juan David, para fumigar contra roedores.
Promocionar los puntos de préstamo de libros con habladores y en redes sociales.
Recepción de tesis y trabajos de grados, trabajarlos a nivel de la Universidad con las otras dependencias involucradas, para hacer correcciones, de inconsistencias.
Convenio de Cooperación entre G8 está desactualizado, se deben actualizar acuerdos y servicios en su casa.
Actualizar el sitio web G8, ya que ha presentado problemas.
Préstamo convenio interbibliotecario: Implementar plan de trabajo para renovarlos todos, Tener en cuenta y explorar que convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero.
Cada área revisar la necesidad de revisteros, para disponer, donar y/o analizar cómo se van a almacenar.
Inventario de las bodegas y responsables.
Implementar como rutina, la revisión de las barras laterales del segundo y tercer piso, por prevención y ante la falta de mecanismos de protección; no dejar allí ni cuñalibros, ni libros, ubicarlos en el sitio adecuado.
Reactivar grupos de chequeos, hay sillas en mal estado y mal ubicadas, cables, cajas.
Sillas acumuladas reorganizarlas, organizar estos espacios para otras actividades.
Julián y Walter; formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como sala de estudio.
Vigilar las clases mixtas en los cubículos amarillos, se ven estudiantes recibiendo clase apeñuscados. Estudiantes utilizar otros espacios más amplios y que no interfiera a los demás.
Sugerencia: Sala de reunión de la Biblioteca se puede utilizar en préstamo.
Sala de formación de usuarios, utilizarla también cuando no haya cursos, dejarla abierta y colocarle la programación.
Carros para la movilización de libros, mandarlos a arreglar.
F. FORMACION
- Hoy reunión con formadores, para dar a conocer los cambios que se hicieron, para iniciar los cursos.
- Luis Fernando, ya comenzó a estudiar el horario es lunes y martes.
G. GESTIÓN ESTRATEGICA
En G8 Bibliotecas: Se propone un acuerdo de colaboración para préstamo digital a través de la base de datos OVERDRIVE, se está analizando la conveniencia con Lina Tejada y Emilse Vera. Se hará reunión del G8 para aclarar dudas.
En G8 también se propuso analizar y hacer proyección para 2023, sobre la adquisición de recursos digitales en consorcio.
La dirección de Desarrollo Humano dio la autorización para recibir estudiantes de colegios para hacer alfabetización, redactar funciones para estudiantes en práctica y alfabetizadores.
Falta reforzar los avisos de información.
Convocatoria: Próxima reunión, martes 08 de febrero de 2022 de 10:00 a.m. a 12:00 pm.
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- Presupuesto 2021 y 2022
- Horario flexible
- Plan de trabajo alianza 4U
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Coordinadora Formación
Gestión Recursos de la Información
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador Gestión Tecnológica
Julián Naranjo Santiago Zapata
Coordinador Servicios al Público Coordinador Sala de Patrimonio Documental