GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 001
FECHA: 20 de enero de 2020
HORA: 10:00 a 12:00 horas
LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Luz Damary Gómez Comunicadora
AUSENTES:
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
1. Aprobación del acta 033 y revisión de compromisos
2. Bitácora 2020
3. Presupuesto 2020
4. Premio PBNC
5. Horarios del personal
6. Generalidades
DESARROLLO:
1. Se aprobó el acta 033 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CAD | Grupo Primario | En proceso | Se revisará el cuadro Control de Registros y se completarán las Tablas de Retención con los documentos y registros pertinentes. |
| Contactar a Mauricio Bejarano para programar visita a makerspace de mercadeo | Claudia Vélez | En proceso | |
| Averiguar con Admisiones los soportes para instalar los televisores. | Walter Blandón | En proceso | No se alcanzaron a comprar en diciembre de 2019. Se hará una revisión del presupuesto para adquirirlas en 2020. |
| Realizar la bitácora 2020. | Grupo Primario | Cumplida | |
| Averiguar con la Dirección de Informática, el valor ejecutado en el 2019 en la cuenta de Programas informáticos. | Walter Blandón | Cumplida | |
| Enviar a Patricia Ospina las apreciaciones sobre el módulo de adquisiciones de Folio y el plan de trabajo propuesto por Ebsco para definir los requisitos del ILS. | Walter Blandón | Cumplida | |
| Escribir a EBSCO para anunciarles que la Biblioteca no tiene capacidad para seguir participando en el proceso FOLIO | Patricia Ospina | Cumplida | |
| Envía a Walter Blandón las observaciones de Forms de Office 265 en relación a Wufoo. | Claudia Vélez | Cumplida | |
2. Bitácora 2020
Se está elaborando la bitácora del CCBLEV de acuerdo a los itinerarios y estrategias de EAFIT y en los formatos autorizados para ello. La bitácora se debe entregar el 4 de febrero a la Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación.
3. Presupuesto 2020
Se hizo la revisión del presupuesto aprobado y las actividades que se van a realizar en 2020.
4. Premio PBNC
Patricia Ospina presentó la programación del Premio Biblioteca, tanto para los jurados como para la premiación, la cual será el martes 28 de enero a las 6:30 pm en el auditorio Fundadores.
Habrá una conversación con los tres finalistas del Premio y los niños de la Fundacion que patrocina el Grupo Familia.
5. Horarios del personal
Patricia Ospina informó sobre el cambio de horarios de los coordinadores para este año. Además, es obligatorio que todos los empleados que tengan horario flexible, deben ingresarlo en la aplicación del Programa de beneficio en flexibilidad del tiempo.
6. Generalidades
Patricia Ospina
- Se hará el Club de series Cuatro Ojos en la sede de EAFIT Pereira.
- El Consorcio devolvió a la Biblioteca un dinero que se ahorró la Universidad en la compra de bases de datos, dinero que se invertirá en la adquisición de nuevas bases de datos.
- Solicitó hacer los pedidos especiales en el primer semestre de este año por las dificultades que se presentan con las compras en el segundo semestre.
- Sugirió que el portafolio de servicios de la Biblioteca se haga por grupos de interés (infográfico) y en inglés y español.
- Se reunió con el nuevo decano de la Escuela de Humanidades a quien le presentó el CCBLEV. Él Le solicitó cursos de formación para posgrados; instalar una mesa de apoyo en la Biblioteca del CELEE; apoyo en la revisión de bibliografías de los programas nuevos y difundir más el servicio d CELSIUS.
- En el próximo grupo primario se revisarán los compromisos adquiridos con los profesores.
Ana María Vélez
-Fueron aprobados 16 monitores para la Biblioteca este año. Lina Tejada, Ana María Vélez y Walter Blandón renuncian a un monitor y María Isabel Duarte comparte un monitor medio tiempo con Gestión Tecnológica.
- Ingrid Gómez se retiró de la Biblioteca y ya se está en proceso de selección de la persona que la reemplazará.
Walter Blandón
- La instalación de las antenas está pendiente porque el proveedor debe viajar desde Bogotá a instalarlas, aun no se tiene fecha.
- A partir de este año, se habilitó el acceso a las bases de datos sin que los usuarios tengan que pasar por ezproxy dentro del campus y en las seccionales de Pereira y Bogotá.
- Al proveedor Datexa se le avisará que el proyecto para controlar el ruido no fue aprobado para el 2020.
- Brayan Correa comienza a estudiar Sistemas en EAFIT, Walter informará sobre el horario en que estará en la Biblioteca.
Damary Gómez
- La campaña de la Biblioteca se lanzará el 10 de febrero con afiches, vallas y rompetráficos. Incluirá una campaña especial para egresados en la Casa del Egresado con afiches y ecard. Ana María Vélez le enviará el documento con los servicios para egresados de la Biblioteca para su difusión.
Lina Tejada hará una lista de las bases de datos menos consultadas para hacerles difusión en el primer semestre y para el segundo, se hará sobre aquellas que pueden ser de interés para toda la comunidad.
- Los estudiantes de Humanidades le solicitaron el préstamo de la casita de los libros para un trueque de documentos entre el 22 y el 29 de enero.
- Averiguará con Sandra Osorio sobre el lavado de los cojines de la Casita de Libros Libres.
Lina Tejada
- Informó que el inventario arrojó 360 libros perdidos. Enviará un comunicado a la Biblioteca para que, si tienen libros en los escritorios, los devuelvan y los presten para revisar en los listados de perdidos.
- El profesor Ricardo Echavarría está evaluando la donación de libros de derecho donados por Hugo Castaño para dejar en la colección general o donar a la cárcel.
Claudia Vélez
- EXA solicitó apoyo para sensibilizar a los profesores en la nueva plataforma que reemplazará a EAFIT interactiva. El apoyo se hará desde COIN con el curso uso ético de la información.
- La biblioteca participa en la inducción de profesores que hace Desarrollo de Empleados. Se actualizaron los contenidos y la presentación de manera que sean más interactivos.
Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)
| Actividad | Responsable(s) |
| Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CAD. | Grupo Primario |
| Contactar a Mauricio Bejarano para programar visita a makerspace de mercadeo. | Claudia Vélez |
| Averiguar los soportes para instalar los televisores para mirar si hay presupuesto para comprarlos . | Walter Blandón |
| Averiguar en Netflix, HBO, Amazon y otras plataformas si hacen suscripciones a instituciones o si venden tarjetas para la sede de Pereira. | Walter Blandón |
| Revisar los compromisos adquiridos con los profesores en la próxima reunión. | Grupo primario |
| Informar el horario en que Brayán Correa estará en la Biblioteca una vez inicie sus clases. | Walter Blandón |
| Enviar a Damary Gómez el documento con los servicios para egresados de la Biblioteca para la difusión de los servicios. | Ana María Vélez |
| Enviar a Damary Gómez una lista de las bases de datos menos consultadas para hacerles difusión en el primer semestre. | Lina Tejada |
| Averiguar con Sandra Osorio sobre el lavado de los cojines de la Casita de Libros Libres. | Damary Gómez |
| Enviar un comunicado a la Biblioteca para que, si tienen libros en los escritorios, los devuelvan y los presten para actualizar el inventario. | Lina Tejada |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 3 de febrero de 2020 a las 90:00 a.m., sala de reuniones, primer piso, Biblioteca.
Temas:
1. Aprobación del acta 034 y revisión de compromisos
2. Revisar los compromisos adquiridos con los profesores
3. Revisión de la bitácora 2020
4. Diagnóstico sobre la cultura organizacional de EAFIT
5. Generalidades
| Gloria Patricia Ospina Ospina | María Isabel Duarte Gandica |
| Jefe Biblioteca | Coordinadora Sala de Patrimonio Documental - Secretaria Grupo Primario |
Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Servicios al Público | Lina Tejada Coordinadora Gestión Recursos de la Información |
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora | Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador Gestión Tecnológica |