FECHA: 26 de enero de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Microsoft Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
a. GRI
b. Servicios
c. Formación
d. Patrimonio y Cultura
e. Comunicaciones
f. Gestión Tecnológica
g. Gestión Estratégica
- Plan de trabajo 2022
a. Frecuencia de reuniones
i. Líder de proceso
ii. Grupo Primario
iii. Grupos por proceso
- Evaluación del desempeño 2021
- Objetivos y metas 2022
- Página web CCBLEV – Valeria Martinez
- Coordinadores de evacuación de la Biblioteca – Claudia Vélez
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 39 de 2021, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
- Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Propuesta para presentar a Valeria Mejía, según temas tratados | Valeria Martínez | Pendiente | Se implementarán sugerencias de la última reunión con Valeria Mejía. Se hará reunión con el Grupo Primario y se unificarán conceptos sobre la divulgación de la información. |
| Consultar en Informática, una fuente posible para actualizar las clases de cada profesor y poder validar la información de las bibliografías. | Walter Blandón | Pendiente | |
2. Actualización de las áreas
A. GRI
- Lina Tejada informó que en el inventario anual se encontraron algunos faltantes entre CD, DVD, partituras. Se hizo varias veces la búsqueda, pero no se encontraron estos documentos, Edwin va a hacer la última revisión a ver si se logran ubicar estos faltantes.
- Ya quedó funcionando el sitio web, en la página de la Biblioteca, donde estarán las bibliografías de apoyo a las materias de los distintos programas académicos, ya se hizo la respectiva divulgación. Gradualmente se irán publicando las bibliografías que faltan. (ver anexo).
El acceso se hace a través del botón Bibliografías de tus clases
Al ingresar al sitio se encuentran las bibliografías por Escuelas y programa
Toda la información referente al servicio para los profesores se encuentra en el siguiente enlace:
https://www.eafit.edu.co/biblioteca/busqueda-servicios/Paginas/bibliografias-clase.aspx
Patricia Ospina sugiere a Walter Blandón averiguar en Admisiones, que fuente se puede consultar para tener la información actualizada de cada profesor, que clase tiene asignada. Etc. para apoyar a Lina en la validación de estas bibliografías.
Lina y Emilse estuvieron en Converxa
B. SERVICIOS
Julián Naranjo informó a) Todos los espacios de la Biblioteca están funcionando con el 100% del aforo. Falta habilitar las Salas de Aprendizaje y la Sala de formación de Usuarios.
b) Proceso de multas: se va aumentar el valor porque hace varios años que no se hace, también se va a implementar la sanción para los empleados. Se va a redactar el procedimiento y se hará estrategia de divulgación.
C. FORMACIÓN
Claudia Vélez informa a) que el 2 de febrero participará en Converxa, tema actualízate con la Biblioteca.
b) Se hizo cambios en Gestión de la Información, según sugerencias hechas por los profesores. Próximamente el usuario podrá bajar el certificado en línea. También se está trabajando en el diseño de los otros dos cursos que se les asignaron.
Patricia Ospina sugiere reunión para todo el personal de la Biblioteca, para contar los cambios que tuvo el curso.
D. PATRIMONIO
Santiago Zapata a) informó que está haciendo reunión semanal con su grupo de trabajo. Entre los objetivos está: depuración de bodegas y análisis de secuencia para organizar los materiales.
b) Se va a demarcar los lugares que se utilizan como zona de estudio para los estudiantes y la zona que utilizan los investigadores.
E. COMUNICACIONES
Valeria Martínez
a) Presentó información de los cambios que se hicieron en el menú de la página web de la Biblioteca. Se reunió con Pablo Valencia y después de hacer muchos análisis, explorar páginas de diferentes universidades, y contar con la información y mejoras anteriores que se han hecho en este sitio, se hizo separación de la información de Servicios y Recursos. Cada Líder presentó inquietudes y sugerencias con respecto al cambio, se va a programar otra reunión para analizar cada uno de estos cambios que se proponen.
b) Se mejoró el formulario para las solicitudes de comunicación.
F. GESTIÓN TECNOLÓGICA
- Walter Blandón, informó que del área de Informática le confirmaron, que el cambio de sistemas de información para la Biblioteca, no fue aprobado para este año.
- Desarrollo de empleados, ofreció Practicante con perfil de programador, se va a aceptar para apoyar a las diferentes áreas.
G. GESTIÓN ESTRATEGICA
Patricia Ospina informó
a) Con el apoyo de Julián Naranjo y Claudia Vélez se levantó inventario de los espacios de la Biblioteca y las necesidades de nuevos espacios con su debida justificación. Esta información es solicitada por Rectoria y Planta Física. Se adjunta correo de solicitud e inventario.
b) Sugiere depuración de bodegas, cubículos.
c) Se solicita a la coordinación de servicios la elaboración de informe del Centro de Datos DANE: pertinencia, beneficios e indicadores.
d) Tuvo reunión con la DIAF, para analizar las compras basadas en moneda extranjera con el fin de optimizar el presupuesto (anexo).
a. Incertidumbre por las elecciones que afecta el TRM. Marzo, abril y mayo, meses de más alta devaluación. En agosto, también será critico para hacer compras en dólares por la posesión del presidente.
b. El problema de movilidad de insumos a nivel global
c. Este año es muy incierto, lograr comprar en dólares en estos primero meses enero y febrero o entre septiembre y diciembre.
d. La DIAF nos pide:
· Revisar y evaluar si podemos mover las adquisiciones al segundo semestre, donde se espera que el dólar esté más bajo.
· Postergar inversiones para el 2023 que va a estar mejor el dólar.
· Enviar informe detallado mes a mes de ejecución de suscripciones en moneda extranjera. Así mismo, los acuerdos de pago con los proveedores. Enviar a Víctor Sierra, Natalia Escobar, Luz Estela Espinosa
e) Evaluación del desempeño.
- Finalizar la evaluación de desempeño de todo el personal. La plataforma cierra el 31 de enero de 2022.
- La formación requerida por el personal debe de quedar en el PDI, para que en Desarrollo de Empleados puedan programar las capacitaciones.
- La Universidad considera una competencia desarrollada cuando esta evaluada por encima del 80%.
c) Plan de trabajo 2022
- Reuniones Jefe Biblioteca:
- Grupo primario: semanal, 2 horas, los martes o miércoles para que los que están en teletrabajo puedan estar algunas veces presencial.
- La reunión con líderes de proceso: 1 vez al mes, 1 hora
- Equipos: bimensual, 1 hora
- Reuniones con el Vicerrector
- Líderes: 1 vez al mes, 2 horas, lunes 8am a 10am y 2pm a 4pm, iniciando el 24 de enero
- Equipos: cada 2 meses, 2 horas, jueves 9am a 11am, iniciando el 3 de febrero (biblioteca)
- Cada semestre: 2 sesiones con equipo primario y 1 sesión con equipo completo
Convocatoria: Próxima reunión, jueves 03 de febrero de 2022 de 10:00 a.m. a 12:00 pm.
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de los procesos
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- GRI
- Servicios
- Formación
- Gestión Estratégica
- Plan de trabajo 2022
- Presupuesto 2021 y 2022
- Evacuación Biblioteca
- Préstamo interbibliotecario
- Acuerdos para una buena comunicación
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Coordinadora Formación
Gestión Recursos de la Información
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador Gestión Tecnológica
Julián Naranjo Santiago Zapata
Coordinador Servicios al Público Coordinador Sala de Patrimonio Documental