FECHA: 07 de septiembre de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
1. Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- Servicios
- Gestión Tecnológica
- Formación
- Gestión de Recursos de Información
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Estratégica
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 28 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
1. Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Programar reuniones con los Decanos Asociados | Patricia Ospina | En proceso | Se reunió con el decano de la Escuela de Ciencias e Ingeniería, recomienda visibilizar la Biblioteca hacia la Escuela. Queda pendiente la reunión con las otras Escuelas. |
| Capacitación al personal de la Biblioteca, sobre el uso del nuevo sistema de comunicación telefónica. Brayan Correa | Walter Blandón | Pendiente | |
| Alimentar archivo con información para el presupuesto año 2023 | Todos los Lideres | Pendiente | Fecha de compromiso el 23 de septiembre |
| Averiguar con Sandra Agudelo en el departamento de compras, sobre cambio de sillas para monitores y analistas, e incluirlo en el presupuesto 2023 | Patricia Ospina | Pendiente | |
| Enviar correo al personal de la Biblioteca, invitándolo a postularse a COPASST, invitación que hacen desde Desarrollo Humano | Julián Naranjo | Pendiente | |
2. Tema único Presupuesto 2023
Los días 31 de agosto y 07 de septiembre se trató como tema único en el Grupo Primario el presupuesto. Tanto la elaboración del presupuesto para el año 2023 como el presupuesto ejecutado del año 2022. Se analizaron las premisas a seguir definidas por la Dirección Financiera para tener en cuenta en la elaboración del presupuesto del año 2023. Igual que se analizaron cada una de las cuentas de gastos generales del presupuesto 2022.
Patricia acordó con los Lideres, subir la información de lo que necesita cada área con el presupuesto para el año 2023 al archivo en teams, con plazo hasta el 23 de septiembre, ya que la fecha límite para el ingreso al sistema, es el 30 de septiembre.
3. Actualización de las áreas
Gestión Estratégica
Patricia Ospina informa;
El próximo año asistirá a la Feria del Libro en Bogotá, una persona de un área diferente al GRI.
Le presentó a Ricardo Tamayo, jefe de Planta Física la propuesta para reformar la Sala de videos: desmontar televisores y dejar solamente 3, organizar este espacio para puestos de estudio, reparar sillas y abrir los accesos a la Sala por el primer piso, que en este momento están cerrados.
Ante los inconvenientes que se han presentado en los distintos espacios de la Biblioteca sugiere; en la noche cerrar tercer piso y estar vigilante con los baños.
Está de acuerdo con la sugerencia de Santiago Zapata, de cerrar los baños del cuarto piso cuando se termine el horario laboral en la Sala Patrimonial a las 06:00pm.
Desde la vicerrectoría de Ciencia Tecnología e Innovación estará una persona recogiendo la información de los incidentes que se generen en las diferentes áreas, que pertenecen a la vicerrectoría, para mirar acciones preventivas y conformar un mapa de riesgos.
Propone revisar las diferentes cuentas del presupuesto 2022, que no se han ejecutado o que falta algo por ejecutar.
Servicios
Julián Naranjo
Enviará correo a todo el personal, para que se animen a hacer parte del COPASST, invitación que hace el departamento de Desarrollo Humano.
COIN
Claudia Vélez, informa
Terminaron la capacitación a los profesores del Colegio Horizontes, se enviaron los certificados y los profesores manifestaron que les gustó mucho, tanto los contenidos como la metodología.
Felipe Atehortua participó el 10 de septiembre dictando un curso para Educación Permanente en el marco del Bootcamp de control social, le fue muy bien, los participantes manifestaron que les había gustado mucho la actividad.
Próxima reunión, lunes 26 de septiembre de 10:00 am a 12:00 p.m.
Temas:
1. Revisión de compromisos
2. Presupuesto 2023
3. Auditoría de calidad
4. Compromisos Saberes de Vida
- Actualización de las áreas
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- GRI
- Servicios
- Formación
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
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Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información | Claudia Vélez Pereira Coordinadora Formación |
Valeria Martínez Analista de Comunicación | Carlos Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica |
Julián Naranjo Coordinador Servicios al Público | Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental y Cultura |