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GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV

ACTA No. 32​​​​

FECHA: 15 de septiembre de 2020

HORA: 10:30 a.m. – 12:30 m.

LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams

ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina                       Jefe Biblioteca
Walter Blandón                                   Coordinador Gestión Tecnológica
María Isabel Duarte                           Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Pereira                        Líder Gestión de Competencias Informacionales
Ana María Vélez                                  Coordinadora Gestión Servicios al Público
Lina María Tejada                               Coordinadora Gestión Recursos de Información
Luz Damary Gómez                           Comunicadora

AUSENTES:

INVITADOS: Julian Naranjo y Bertha Restrepo, profesionales referencistas de Servicio al Público.                                          

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:

1. Aprobación del acta 31 y revisión de compromisos.
2. Reapertura de la Biblioteca.
3. Generalidades.
    
   

DESARROLLO:  

1.   Aprobación del acta 31 y revisión de compromisos.

Se aprobó el acta 30 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

2.   Reapertura Biblioteca

Patricia informa que tuvo reunión con el Comité de reacción y resiliencia y se pidió la reapertura de la Biblioteca, así como la apertura de otros espacios en el campus, la solicitud sale dela Vicerrectoría de aprendizaje dado que los cursos de posgrado, pregrado y semilleros tienen clase presencial y luego de manera virtual y no les da tiempo de desplazarse nuevamente hacia sus casas para la clase.

En las cafeterías se habilitaron algunos espacios, pero no es el lugar idóneo para estudiar. La propuesta de servicio de la Biblioteca es 8 de la mañana a las 4 de la tarde, nosotros decidiremos los horarios según la capacidad de la Biblioteca. La premisa sigue siendo que no quieren que la gente se quede en el campus, por lo cual están haciendo acciones para desincentivar la permanencia y que si se da entonces el espacio de la Biblioteca hay que llevar un control para ver cuántos ingresan.

Se sugiere al Comité por parte de Patricia abrir la Sala de Aprendizaje Activo porque es más fácil de controlar, no hay colecciones, permite 59 personas simultáneas, solo usuarios y puede haber mayor ventilación natural. El personal deberá ingresar por Torre Técnica y por puerta principal para que no sumen en el conteo del aforo.

En este comité les pareció perfecto.

Puntos importantes para la prestación del servicio:

1. Aseo de los espacios regularmente, rutina de desinfección de espacios. Es un punto muy importante para garantizar la salud y desinfección. De 6 a 8 de la mañana hacen aseo profundo de la Biblioteca y luego cada vez que se pare un usuario debe haber alguien de aseo limpiando. Esto se llegó con acuerdo a Aseo y Sostenimiento.
2. Instalar puerta de control de aforo
   
3. Señalización
4. Protocolo de desinfección de los cables, se limpian con un dulce abrigo con alcohol. Se dotará a las personas de atención para limpieza de cables
5. No se prestarán computadores porque se prestaron a los estudiantes y solo los retornan finalizando el semestre. Ser claros en las condiciones del servicio que este servicio no se prestará.
6. Llevar métricas de personas para tomar decisiones
7. Las personas no pueden estar más de 4 horas en esos espacios. Por lo pronto se parametrizarán los cubículos para máximo dos horas. Siguen siendo reservados por OpenRoom incluyendo las salas amarillas, estas últimas caben dos personas, se debe marcar para dos personas conservando la distancia.
8. No se puede habilitar aire acondicionado
9. Cubículos de estudio máximo dos horas.
10. Los portales de entrada de la Biblioteca toman temperatura
11. El protocolo de servicio se le debe enviar a todos el personal de la Biblioteca para que sepan cómo reaccionar frente a una eventualidad.
12. Solo podrán ir estudiantes y profesores que están autorizados para ingresar al campus, solo cursos presenciales o laboratorios. Biblioteca no autoriza a nadie esta autorización viene desde vicerrectoría de aprendizaje y pasa por todos los controles de Seguridad y Salud en el Trabajo.
13. No vamos a incorporar más personas al trabajo presencial.
14. En el primer piso se buscan los materiales y se llama al segundo piso para que busquen el material.
15. Se prestará el servicio en dos horarios, mañana y tarde. Ana María, Julián y Patricia ya tienen este horario listo.
16. Catalina está haciendo un comunicado para anunciar la apertura de la Sala de aprendizaje y las canchas para deporte individual.
    

​Comité Rectoral dice que todo lo que hagamos bajo 2 premisas: la prudencia y la capacidad de reacción inmediata. Seguridad y salud en el trabajo se ha demorado en sus tiempos de respuesta por las capacidades que tienen para autorizar a las personas para el ingreso
 

3.   Presupuesto 2021

Patricia informa que ayer estuvieron presentando contrapropuesta de presupuesto en Vicerrectoría y Víctor Sierra de la Dirección Administrativa y Financiera. Si hicieron las respectivas revisiones y se lograron estos acuerdos: ​

• Honorarios la dejaron como la necesitábamos y conferencistas, por lo pronto fue aprobado por Víctor y el Vicerrector.
• No tocaron la cuenta de otros arrendamientos
• Estuvieron de acuerdo para hacer el ajuste para derechos reprográficos, estuvieron de acuerdo a que se pague por parte de Biblioteca.
• En la cuenta para libros no pudimos lograr un acuerdo, nos toca planear muy bien para el próximo año.
• En el tema de bases de datos, se justificó para soportar el tema de la academia y la investigación y estuvieron de acuerdo en hacer el ajuste a 2.635.000.000
• La cuenta de útiles también se llegó al acuerdo para suplir las necesidades.
• Suvenires si quedan cancelados totalmente.
• En restaurante y alimentación también se llegó a un acuerdo para Biblioteca 24 horas y el Trueque.
• Este año esperamos que nos aprueben finalmente en los demás Comités.
   
  

4.    Generalidades

Patricia
Patricia y Lina informaron que los familiares cercanos de Alejandro Suárez Ocampo salieron positivos al Covid-19 por lo cual él deberá trabajar desde casa y revisar el cerco epidemiológico con los compañeros de Biblioteca. Por esto se deberán prohibir los compartir en la Biblioteca, deberán comer aislados cada uno. La mamá de Sebastián tiene síntomas por lo cual él tampoco se deberá presentar al trabajo. Se reportará a Seguridad y Salud en el Trabajo para que realicen la desinfección de la Biblioteca y para que lleven el caso de cerca de los compañeros que están trabajando presencialmente en la Biblioteca. Estamos a la espera de indicaciones de esta área para tomar acciones.

Walter
Walter pregunta por el horario de los empleados y se decidió ponernos de acuerdo para que todos trabajen igual en condiciones, pero nos estamos viendo cortos en los horarios. Todos revisarán los horarios de sus equipos para mirar los tiempos de trabajo de sus equipos para llegar a acuerdos y sincronizarnos todos y ser equitativos. Debemos revisar el total de horas a la semana que estamos laborando.
Walter pregunta por el apoyo de Brayan, Patricia le dice a Walter que sí necesitan el apoyo de Brayan para organizar todos los equipos para el correcto funcionamiento, junto con la red inalámbrica y aspectos técnicos. Gisela también deberá ir para apoyar el tema de comunicación y Patricia Ospina. De 8 a 1 de la tarde.

Patricia

Patricia dice que pude renovar distintas bases de datos y como allí quedó dinero podemos analizar si se puede comprar otras bases de datos revisando su uso y necesidad. Sobre el software Elogim están tratando de organizar el pago dado que es proveedor nacional y tendríamos más tiempo para ejecutar el pago. Hasta hoy 15 de septiembre hay plazo para pagos internacionales.

Damary

Informa que Gisela se dañó una mano y tiene cita médica hoy a las 3 de la tarde con Salud Ocupacional. Pregunta adicionalmente qué haremos el día del amor y la amistad, porque tenemos un video corto para ese día. Walter dice que para ese día él ya tiene un juego hecho. Entonces se decidió que el compartir de amor y amistad se realizará de 3 a 4 de la tarde.

Compromisos

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 22 de septiembre de 2020 a las 10:00 A.M. a través de la plataforma virtual Teams.

Temas:

1. Revisión de compromisos.
2. Acciones para la apertura de la Sala de Aprendizaje Activo.
3. Generalidades.