FECHA: 31 de agosto de 2022
HORA: 08:30 a.m. 10:30 a.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
1. Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- Servicios
- Gestión Tecnológica
- Formación
- Gestión de Recursos de Información
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Estratégica
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DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 27 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
1. Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Programar reuniones con los Decanos Asociados | Patricia Ospina | En proceso | Se reunió con el decano de la Escuela de Ciencias e Ingeniería, recomienda visibilizar la Biblioteca hacia la Escuela. Queda pendiente la reunión con las otras Escuelas. |
| Línea del tiempo, Aprendizaje y Enseñanza, que aplique para la acreditación | Patricia Ospina | Cumplido | Se recibió toda la información, se está organizando la presentación |
| Presentación Información, línea del tiempo. Patricia Ospina socializa y los demás complementan | Todos los Lideres | Cumplido | Fecha del compromiso 17 de agosto |
| Capacitación al personal de la Biblioteca, sobre el uso del nuevo sistema de comunicación telefónica. Brayan Correa | Walter Blandón | Pendiente | |
| Socializar con la Sede de Llano grande, Pereira, Bogotá, integrantes del G8 e Instituciones con las que se tiene préstamo interbibliotecario, la reactivación del cobro de multas por demora en devolución de material. | Julián Naranjo | Cumplido | Se les comunicó a todas las partes, por medio de correo electrónico. |
2. Donaciones
Santiago Zapata; expuso los lineamientos acordados en reunión con Lina Tejada y Emilse Vera, para verificar, analizar y recibir documentos que se ofrezcan en donación. Se adjunta documento.
Protocolo de recepción de donaciones en Biblioteca
Se recibirán en biblioteca donaciones cuando el usuario de manera personal se desplace hasta las oficinas de Gestión de Recursos de Información (GRI) y cuando esta sea un número igual o menor a 30 documentos, de modo que permita la revisión y traslado de manera inmediata.
Los usuarios deberán ser remitidos siempre a las oficinas del proceso GRI para entrega de la donación. Cuando esto no sea posible podrán dejarlas en puestos de atención bajo el siguiente proceso:
El usuario puede dejar el material en calidad donación bajo las siguientes condiciones:
Cuando personal del proceso GRI o distinto a él reciba el material deberá solicitar al usuario el diligenciamiento de un formato aplicado a través de un formulario, donde se pedirán los siguientes datos:
- Nombres y apellidos completos
- Teléfono o celular de contacto
- Correo electrónico
- Breve descripción de los documentos a donar
El formato deberá tener claramente la Política de tratamiento de datos personales que determina la institución y el usuario deberá aceptar el tratamiento de datos personales para que su donación sea recibida. De esta manera se garantiza que se pueda dar respuesta a través de un medio de contacto personal y se garantice el habeas data.
La biblioteca tendrá un máximo de 20 días calendario con donaciones de entre 1 y 30 materiales y 60 para donaciones mayores a este número, para revisar y seleccionar de aquellos materiales que, por su tema, estado de actualidad, estado físico y pertinencia en la colección puedan ser ingresados, y podrá retornar al usuario aquellos que no sean seleccionados. (Ver Política de Desarrollo de Colecciones)
Una vez se le informe al usuario la decisión, tendrá hasta 30 días calendario para desplazarse hasta la biblioteca y recoger los materiales que no serán recibidos. De no reclamarlos la biblioteca procederá a su descarte. Esta política debe estar claramente explícita en el formato de donación y se debe garantizar que el usuario tendrá conocimiento de ella una vez entregue su donación.
Para las donaciones superiores a 50 documentos se programará una visita de evaluación. No se recibirán grandes volúmenes de documentos en la biblioteca sin un análisis previo por parte la institución.
Protocolo de recepción de donaciones vía telefónica
Cuando un usuario se comunique con la Biblioteca para acordar la entrega de una donación se deberá solicitarle una descripción detallada de los documentos, con el fin de que el proceso GRI y Sala de Patrimonio Documental puedan determinar su viabilidad dentro de las colecciones. Se deberá enviar al usuario el enlace del formulario para que desde la biblioteca se realice la gestión pertinente a cada caso. De acuerdo a las características se decidirá si se procederá con una visita o si pueden ser enviados directamente. Si la llamada es recibida por personal distinto al proceso GRI o Sala Patrimonial, el funcionario deberá solicitar los datos del donante con el fin de que pueda ser contactado.
Condición de devolución de donaciones
El Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas hará la devolución al donante de material bibliográfico cuando este por su por su tema, estado de actualidad, estado físico y pertinencia no sea viable para el ingreso a la colección.
Como usuario donante, usted tiene derecho a reclamar el material que, vía correo electrónico, sea notificado como no aceptado, en las instalaciones del CCBLEV. Para ello contará con 30 días calendario desde la fecha de notificación. Una vez pasado este tiempo, si no recibimos respuesta o voluntad de reclamo, la Biblioteca procederá con el descarte del material.
FORMATO DE RECEPCIÓN DE DONACIONES
Información importante para el donante:
Como usuario donante, usted tiene derecho a reclamar el material que, vía correo electrónico, sea notificado como no aceptado, en las instalaciones del CCBLEV. Para ello contará con 30 días calendario desde la fecha de notificación. Una vez pasado este tiempo, si no recibimos respuesta o voluntad de reclamo, la Biblioteca procederá con el descarte del material.
Estoy de acuerdo
Conozca la Política de tratamiento de datos personales
Estoy de acuerdo
Nombres y apellidos completos
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Teléfono de contacto
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Correo electrónico
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Dirección de residencia o localización de la donación[1]
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Breve descripción de los documentos a donar
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Cantidad aproximada de documentos a donar. (Si tiene una lista o inventario de los materiales puede enviarlo al correo descolecciones@eafit.edu.co)
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- Actualización de las áreas
Servicios
Julián Naranjo informa; Los Auxiliares nuevos comienzan labores el 5 y 9 de septiembre.
Patrimonio y Cultura
Santiago Zapata informa;
Ya están seleccionados los ganadores de la V Edición del Festival de Creación Literaria para niños y jóvenes 2022.La premiación será el viernes 9 de septiembre a las 03:30pm en el salón Restrepo del Jardín Botánico. Esta semana saldrá la nota de prensa de los ganadores. Comunicaciones incluyó esta novedad en el News para el Consejo Superior.
En octubre se retomará la actividad de Cuatro ojos Serie club por motivo de un evento externo con la Fundación Juanfe, que trabaja con temas de equidad de género. Se espera realizarse en el Auditorio Fundadores (pero esto está pendiente por confirmación). La idea es hablar de empoderamiento femenino y autoestima, y se esperan unas 200 personas. La serie y los expertos están en definición.
Formación
Claudia Vélez informa; asistió al Consejo de Escuela del departamento de Negocios Internacionales, encontró mucho apoyo para darle validez al curso de Formación que deben hacer los estudiantes.
Gestión Tecnológica
Walter Blandón acordó con Julián Naranjo dar de baja de activos fijos, la impresora que se usaba en préstamos y devoluciones para controlar las reservas, el sistema operativo no funciona.
Gestión Estratégica
Patricia Ospina informa
Sobre los informes solicitados por Aseguramiento de la Calidad para la acreditación de los programas, se ha avanzado mucho ya se subió a teams todo lo referente a la Escuela de Administración, se terminará de montar la información faltante de las otras Escuelas.
Le adicionaron al presupuesto de libros $45.000.000, se le dará prioridad a la compra de textos guías.
No se va a renovar la base datos de patentes Derwent, por muy bajo uso, como estrategia se va a promover las bases de datos de patentes en acceso abierto.
Se adjunta anexo, información de estadísticas de uso.
Ciencia Abierta encuentro será en EAFIT, en el mes de octubre.
Premio León de GREIFF, se han adelantado reuniones con Valeria Mejía para retomar la realización de este evento, se adelantaron conversaciones con el Grupo Argos para el patrocinio, se han mostrado interesados, están estudiando la propuesta.
El 19 de octubre será el encuentro de emprendedores Endeavor (se adjunta documento) de 12:00pm a 06:00pm, en la Sala de aprendizaje activo.
Se han hecho varias reuniones con la Dirección de Tecnologías de la Información, para analizar el cambio de los sistemas de información de la Biblioteca.
Próxima reunión, miércoles 07 de septiembre de 10:00 am a 12:00 p.m.
Temas:
1. Revisión de compromisos
2. Ejecución presupuesto 2022
3. Presupuesto 2023
- Actualización de las áreas
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- GRI
- Servicios
- Formación
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información | Claudia Vélez Pereira Coordinadora Formación |
Valeria Martínez Analista de Comunicación | Carlos Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica |
Julián Naranjo Coordinador Servicios al Público | Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental y Cultura
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[1] Si el volumen de la donación es igual o superior a 30 documentos.