FECHA: 06 de septiembre de 2021
HORA: 02:30 p.m. – 04:30 p.m.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Bertha Restrepo Coordinadora de Servicio al Público (E)
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público (E)
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Evento G8
- Formación Alianza 4U
- Convenio Universidad del Rosario
- Generalidades
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 26 de 2021 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
1. Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
Lavado de la Bibliobici | Julián Naranjo | Pendiente | Se pidió el servicio al departamento de compras, no han dado respuesta. |
| Entrega de actas, informes, soportes, años 2019 y 2020 para su archivo al CAD, según lo estipulado en las TRD. | Todas las áreas | Pendiente | Se está haciendo la revisión, de las diferentes áreas. Claudia Vélez se reunió con Zulma Arias, revisaron la información a enviar, desde su área y modificaron la información de la TRD |
Los Lideres trabajar en las tareas que dejó el vicerrector; problemas adaptativos y problemas técnicos. Falta definir la fecha de entrega | Todas las áreas | Pendiente | Se programó reunión con Patricia Ospina para el 08 de septiembre, se analizarán las conclusiones sobre el tema. |
| Chequear conexiones en la Sala de formación de usuarios, habilitar catálogos de consulta en todos los pisos, ubicar computadores para préstamo solamente en la Biblioteca. | Walter Blandón | Cumplida | Se está organizando el plan de trabajo con Brayan Correa, encargado de esta parte. |
Compartir Temas: Trueque Literario- Digitalización de contenidos. | Valeria Martinez Santiago Zapata | Pendiente | Miércoles 22 de septiembre de 3 a 4:30pm. |
2. Evento G8
El día 23 de septiembre, se llevará a cabo un evento organizado por las universidades que hacen parte del G8, denominado Importancia del Patrimonio Bibliográfico documental: riqueza compartida en Colombia.
3. Formación Alianza 4U
Dentro del plan de trabajo acordado por las universidades que conforman la Alianza 4U, se revisó la asistencia de las personas que recibieron los cursos, que ofreció la universidad CESA, los cuales tuvieron muy buena acogida.
| IES | Invitados | Inscritos | Terminaron | Índice terminación |
| EAFIT | 21 | 18 | 10 | 55,6 |
| ICESI | 11 | 5 | 2 | 40,0 |
| Uninorte | 23 | 15 | 10 | 66,7 |
| Total | 55 | 38 | 22 | 57,9 |
| % | | 69,1 | 40,0 | |
4. Convenio Universidad del Rosario
Se firmó convenio con la Universidad del Rosario, se hizo cambio de objeto
PRIMERA: OBJETO. Por medio del presente convenio de cooperación interbibliotecaria se acuerda la prestación mutua de un servicio entre las bibliotecas de todas las sedes de las dos universidades suscriptoras del mismo, con el fin de que los espacios y computadores para la consulta, así como el material bibliográfico de cada una de ellas se ponga a disposición de la otra y de sus usuarios pretendiendo satisfacer las necesidades que no puedan ser resueltas al interior de cada biblioteca.
SEGUNDA: RESPONSABILIDADES DE LAS BIBLIOTECAS EN VIRTUD DE SU CALIDAD DE
PRESTATARIAS.
1. Acoger los reglamentos académicos y administrativos de préstamo de la biblioteca prestamista.
2. Responsabilizarse de la devolución oportuna, el buen uso de los materiales de préstamo y por la
reposición en caso de pérdida;
3. Solicitar el material bibliográfico por medio de correo electrónico. El correo debe especificar nombre del funcionario que requiere el material, documento de identidad, dirección, teléfono y material solicitado.
4. Ambas bibliotecas deberán informar el nombre y cargo de los funcionarios responsables de autorizar el préstamo, así como también sus firmas correspondientes.
5. Notificar a la biblioteca prestamista los periodos de cierre de préstamo por vacaciones o inventarios de la biblioteca prestataria;
6. La biblioteca prestataria que viole las normas establecidas se hace acreedora a la suspensión del servicio al que se refiere el presente convenio;
7. El préstamo queda sujeto a los reglamentos de la biblioteca prestamista, a las normas de orden
económico por retraso o pérdida y a las condiciones específicas para préstamo de audiovisuales.
8. La Prestataria, será la responsable de la seguridad, conservación, devolución oportuna y buen
estado del material prestado
Patricia le recomienda a Julián y Bertha, difundir con las otras sedes Pereira Bogotá y LLanogrande la información sobre el convenio firmado.
Generalidades
Patricia Ospina
Informa:
a) De acuerdo a lo informado por Costos y presupuestos sobre el valor sugerido para el presupuesto del año 2022 de $3.000.000.000 millones, definitivamente se van a hacer ajustes en algunas cuentas entre ellas; asesoría técnica, conferencistas, otros honorarios, otros arrendamientos, correo portes y telegramas, fletes y acarreos, transporte de personal, dotación de espacios, publicidad y la cuenta libros que queda en 550.000.000.
b) Se modificó el protocolo de Bioseguridad con los cambios hechos tras la apertura de colecciones, y basados en el decreto 777, se envió a las personas encargadas para su revisión y posterior publicación. Se recalcó el problema con el tapabocas y distanciamiento social.
Se anexan correos, protocolo de bioseguridad y documento decreto 777.
De: Gloria Patricia Ospina Ospina
Enviado el: jueves, 2 de septiembre de 2021 6:50 p. m.
Para: Viviana Gonzalez Correa <vgonza11@eafit.edu.co>
CC: Diana Carolina Gomez Restrepo <dgomezr3@eafit.edu.co>; Diego Alexander Vanegas Serna <dvanega2@eafit.edu.co>; Martha Cecilia Arroyave Lopez <marroya4@eafit.edu.co>; Julian Alberto Naranjo Alvarez <janaranj@eafit.edu.co>; Bertha Libia Restrepo Restrepo <brestr14@eafit.edu.co>
Asunto: RE: Protocolo complementario de bioseguridad para el Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas
Buenas tardes Viviana y demás compañeros,
Espero que se encuentren muy bien de salud.
En el siguiente enlace o en el documento adjunto, puede consultar el nuevo protocolo de bioseguridad de la Biblioteca, teniendo en cuenta la resolución 777 del Ministerio de Salud. Quedo atenta a sus observaciones antes de publicarlo en el sitio oficial de la Universidad.
https://eafit.sharepoint.com/:w:/s/BioseguridadBiblioteca/ERgNnexrBiZJpsVWFHs15ZEBxr9dl3IYrRUPK0DdKV8sCQ?e=edap5C (ver documento adjunto)
Ajustamos los tiempos de cuarenta del material y quitamos las mallas de protección de las colecciones, aunque en la resolución 777 no se especifica. Estas decisiones están validadas con el protocolo de Bioseguridad de la Biblioteca Nacional de Colombia y otros rastreos de información en Bibliotecas a nivel nacional e internacional.
Por otro lado, quiero contarles que tenemos dificultades con el control del distanciamiento y uso de tapabocas, los estudiantes llegan en grupo y no siempre acogen las indicaciones de cuidado. Frecuentemente, el personal de la Biblioteca hace llamados para el correcto uso de los espacios y del tapabocas ¿Qué más podemos hacer para promover el cuidado?
Agradezco su atención y quedo atenta a sus indicaciones para proceder con la publicación del nuevo protocolo
Cordial saludo,
| | Patricia Ospina Ospina |
| | Jefe
Centro Cultural Biblioteca LEV
Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación
Teléfono (57 4) 2619500, extensión 9475
gospina@eafit.edu.co |
| |
De: Viviana Gonzalez Correa <vgonza11@eafit.edu.co>
Enviado el: miércoles, 18 de agosto de 2021 10:41 a. m.
Para: Gloria Patricia Ospina Ospina <gospina@eafit.edu.co>
CC: Diana Carolina Gomez Restrepo <dgomezr3@eafit.edu.co>; Diego Alexander Vanegas Serna <dvanega2@eafit.edu.co>; Martha Cecilia Arroyave Lopez <marroya4@eafit.edu.co>
Asunto: Protocolo complementario de bioseguridad para el Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas
Querida Patri, recibe un cordial saludo.
Actualmente nos encontramos haciendo una revisión de los protocolos dispuestos en el sitio web de Vivimos EAFIT, entre los cuales se encuentra el Protocolo complementario de bioseguridad para el Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas (https://www.eafit.edu.co/estudiantes/Documents/protocolos-regreso/protocolo-para-bioseguridad-en-la-biblioteca.pdf). Teniendo en cuenta que en el mes de junio el Ministerio de Salud expidió la Resolución 777 (https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=163987) con la cual se hace una actualización normativa de todas las medidas de bioseguridad y la cual derogó la Resolución 891 de 2020 (medidas de bioseguridad en bibliotecas), te agradecemos hacer una revisión en el marco de esta norma y proceder con la actualización del protocolo complementario y remitirnos el documento para su publicación en el sitio web de Vivimos EAFIT.
Quedamos atentas a cualquier comentario,
Martha Arroyave y Viviana González.
Bertha Restrepo
Como se había acordado y haciendo la debida revisión del protocolo de Bioseguridad, el lunes 30 de agosto se abrieron las colecciones, tuvo buena acogida entre los usuarios, la mayor dificultad sigue siendo el uso del tapabocas y el distanciamiento.
Walter Blandón
Informa: a) El 29 de julio en el cubículo 210, cubículo donde trabaja Brayan Correa, se presentó un incidente; se encontraron varios portátiles ubicados en posición incorrecta y un portátil prendido, se avisó a Monitoreo, ellos recogieron la información que Brayan aportó y están revisando las cámaras cercanas a los cubículos, hasta el momento no han entregado el informe final.
b) Se instalaron los televisores en segundo piso ala oriental, Patricia sugiere aprovechar este espacio para divulgar información a los usuarios.
c) Se hizo reunión con Jhon Jairo Londoño, donde se presentó la nueva aplicación para reserva de aulas, la idea es integrar en esta aplicación las reservas de la Sala de formación de usuarios y Audición musical, se entregaron los datos de las personas que serían responsables de manejar la información.
d) De las universidades que conforman la Alianza 4U, se hizo integración de los repositorios institucionales entre la Universidad EAFIT y la Universidad CESA.
e) Recibió de Epik una información general de las aplicaciones que salen y las que comenzaron a funcionar. Se programó agenda de capacitaciones sobre EPIK para el personal de la biblioteca, iniciando el 14 de septiembre.
Claudia Vélez
Informa: a) Se reunió con el Vicerrector y se está planeando dictar un curso de formación con la Aeronáutica, sería sincrónico, del 4 al 8 de octubre.
c) Se comenzó el proceso de selección del Auxiliar formador, se presentaron 5 candidatos.
d) El piloto de horario que se hizo el sábado 04 de septiembre, funcionó muy bien con tres personas, se abrió el tercer piso y no hubo mucha gente, pocas consultas, más usuarios para estudio, los que entraron a las 10 almorzaron de 12 a 1:00 pm. Recomienda a Julián Naranjo recordar a Monitoreo sobre el cambio de horario en el cierre.
e) Con el profesor Alejandro Uribe se acordó para capacitaciones en Ciencia Abierta, se programaron 4 encuentros entre el mes de octubre y noviembre.
Santiago Zapata
Informa: Estudiantes de pregrado han ido a la Sala de Patrimonio a digitalizar documentos y libros, recomienda hacer divulgación que ese servicio no se presta.
Patricia Ospina sugiere un espacio en el Compartir para hablar sobre digitalización de contenidos, ya que esto también tiene que ver con derechos reprográficos.
Convocatoria: Próxima reunión vía Teams, martes 14 de septiembre, de 02:00 pm a 04:00 pm.
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Presupuest0 2021 / 2022
- Ciencia Abierta
- Generalidades
Incapacidades
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Coordinadora Formación
Gestión Recursos de la Información
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador
Gestión Tecnológica
Bertha Libia Restrepo Julián Naranjo
Coordinadora Servicios al Público (E) Coordinador Servicios al Público (E)
Santiago Zapata
Coordinador
Sala de Patrimonio Documental