GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 27
FECHA: 10 de agosto de 2020
HORA: 9:00 a.m. - 12:30 p.m.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Luz Damary Gómez Comunicadora
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
AUSENTES:
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
- Aprobación del acta 26 y revisión de compromisos
- Generalidades
DESARROLLO:
1. Aprobación del acta 26 y revisión de compromisos.
Se aprobó el acta 26 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| | Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| 1 | Reunirse con Cengage y Pearson para plantearles la necesidad de que ofrezcan un nuevo modelo de negocio. | Patricia Ospina Lina Tejada | En proceso | Se llevó a cabo reunión con los representantes de Cengage, el proveedor ofreció a la Biblioteca el acceso a ayudas gratuitas y recursos didácticos para apoyar las clases de los docentes y cinco libros (monousuario) gratis de los libros que se habían cancelado. |
| 2 | Averiguar con Ebooks 7-24 si tienen una aplicación o una API que permita integrar esta plataforma con Brightspace. | Walter Blandón | En proceso | Está pendiente de una reunión con los administradores de la plataforma Brightspace de la Universidad. |
| 3 | Revisar en el Grupo primario del 3 de agosto las bitácoras donde se registran las actividades diarias. | Grupo primario | En proceso | Algunos empleados de la Biblioteca no tienen actualizadas las Bitácoras, tienen incompleta la información o tienen dificultades con fecha. |
| 4 | Revisar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario, en la primera hora de la reunión de Gestión por procesos del 5 de agosto. | Grupo primario | Cumplida | Patricia Ospina envío la información a Desarrollo de Empleados el jueves 6 de agosto. |
| 5 | Elaborar una metodología para definir actividades para socializar con todo el personal de la Biblioteca, las estrategias del Itinerario 2030, los objetivos y estrategias de la Biblioteca y la metodología Metas Smart. | Claudia Vélez Patricia Ospina | En proceso | Se programará la capacitación para octubre de este año. |
| 6 | Solicitar a Julián Naranjo que revise si sigue cayendo polvo del techo área de Audiovisuales. | Ana María Vélez | En proceso | Julián comentó que de Planta Física fueron a revisar los techos, aún no han dado respuesta o solución al problema. |
| 7 | Solicitar a Julián Naranjo que le envié a Patricia Ospina los números de los casos donde reportó las irregularidades con los techos y la puerta del baño del tercer piso que está quebrada. | Ana María Vélez | En proceso | Ana María solicitó a Julián que le enviara la información a Patricia sobre los números de casos donde reportó las irregularidades con los techos, Julian aún no le ha enviado la información a Patricia. |
| 8 | Indagar con John Jairo Londoño de Admisiones y Registro cómo tienen planeado el manejo (bioseguridad) de los cables de computadores que los usuarios solicitan en préstamo. | Walter Blandón | Cumplida | Están diseñando una herramienta para desinfectar los cables con rayos UV, debido a que este tipo de material no se le pueden rociar líquidos. |
| 9 | Citar a Óscar Monsalve y Sebastián Mendoza para explicarles en que consiste el apoyo que necesita para los cursos de formación de usuarios. | Claudia Vélez | Cumplida | |
| 10 | Solicitar a Emilse Vera que cuando le envíe una bibliografía a alguien de Servicios para revisar que le envíe copia a Ana María Vélez, en el correo les debe indicar la fecha de entrega de la revisión y que deben estar entregando las revisiones parciales. | Lina Tejada | Cumplida | |
| 11 | Ingresar el avance en el cumplimiento de las metas planeadas para la Bitácora 2020 y adjuntar las evidencias (18 de agosto). | Grupo Primario | En proceso | |
2. Generalidades
Patricia Ospina
Informó que el 13 de agosto debe presentar los avances de cumplimiento de las metas sobre cultura.
Comento que Alberto Jaramillo solicitó el avance en el cumplimiento de la Bitácora 2020 a nivel de Vicerrectorías, por lo anterior, el Vicerrector de Descubrimiento y Creación, Mauricio Perfetti, le encomendó organizar la plantilla donde se registran los avances de todas las dependencias de la Vicerrectoría para que sea más fácil establecer los porcentajes de cumplimiento.
Patricia explicó cómo se debe diligenciar la plantilla, en la hoja Meta estratégica 2 están la mayoría de acciones de la Biblioteca, el archivo está en el Repositorio / Gestión Estratégica / Plan estratégico / Bitácora 2020 / 20200806 PlaneacionEstrategicaBitacorasBiblioteca_PDI_VIGENTE
Comenta que algunos estudiantes y docentes le han manifestado la dificultad para acceder a los libros de la plataforma ebook 7x24, propone implementar alguna estrategia para visibilizar los libros más utilizados y buscar la forma de indizar los metadatos de los libros de Ebook 7 x 24 en el EDS, debido a que al parecer la herramienta más utilizada por los usuarios para acceder a esta información es el EDS.
Informó que se deben gestionar todas las importaciones antes del 15 de septiembre, a si las factura se paguen en octubre o en noviembre.
El compartir lo programará cada 15 días para optimizar más el tiempo
Walter Blandón
Comentó que solicitó la cotización de Mendeley y de ezproxy y que Patricia Correa lo llamó para preguntarle cómo van las soluciones a las anotaciones que le han hecho en las auditorías.
Ana María Vélez
Informó que la citaron a reunión para la planificación de las auditorías el día 12 de agosto.
Damary Gómez
Comentó que está averiguando cómo va el proceso de compra de la Kindle, se decidió que, si la Librería no da respuesta pronto, se va a solicitar al departamento de Compras su adquisición. También manifestó su preocupación por que aún no se han separado los procesos de Cultura y Comunicación, se acordó que el tema será tratado en la reunión de Gestión por procesos.
Claudia Vélez
Comentó que un profesor solicitó un curso en la hora de Compartir del próximo viernes, decidió que si van a programar cursos a las 3:30 los viernes, pero van a ir rotando a los formadores.
Lina Tejada
Informó que Mary Luz Echeverri está incapacitada hasta el 12 de agosto, fue diagnostica con Covid-19.
Compromisos
| | Actividad | Responsable(s) |
| 1 | Reunirse con Pearson para plantearles la necesidad de que ofrezcan un nuevo modelo de negocio. | Patricia Ospina Lina Tejada |
| 2 | Averiguar con Ebooks 7-24 si tienen una aplicación o una API que permita integrar esta plataforma con Brightspace. | Walter Blandón |
| 3 | Solicitar al personal de la Biblioteca que tienen inconsistencias en las bitácoras donde se registran las actividades diarias, su actualización y corrección. | Ana María Vélez Lina Tejada |
| 4 | Elaborar una metodología para definir actividades para socializar con todo el personal de la Biblioteca, las estrategias del Itinerario 2030, los objetivos y estrategias de la Biblioteca y la metodología Metas Smart. | Claudia Vélez Patricia Ospina
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| 5 | Solicitar a Julián Naranjo que revise si sigue cayendo polvo del techo área de Audiovisuales. | Ana María Vélez |
| 6 | Solicitar a Julián Naranjo que le envié a Patricia Ospina los números de los casos donde reportó las irregularidades con los techos y la puerta del baño del tercer piso de está quebrada. | Ana María Vélez |
| 7 | Enviar a Damary Gómez el listado de los libros más consultados en la plataforma Ebook 7X24 para hacer su difusión. | Ana María Vélez |
| 8 | Implementar acciones para difundir el cómo se debe acceder a los libros guías de los cursos. | Damary Gómez |
| 9 | Revisar la forma para indizar los metadatos de los libros de Ebook 7x24 en el EDS. | Walter Blandón |
| 10 | Solicitar a Claudia Candía el listado de los docentes que le han manifestado la dificultad para acceder a los libros guías, con el fin de contactarlos personalmente para indicarles cómo acceder. | Claudia Vélez |
| 11 | Citar a la reunión de gestión por procesos desde el 19 de agosto de 8 am a 12 m. | Ana María Vélez |
| 12 | Informar a Damary Gómez en el Grupo primario o el chat del Grupo, cuando alguien esté incapacitado para validar y enviar un mensaje de buenos deseos a la persona incapacitasa al chat de la Biblioteca. | Grupo Primario |
| 13 | Averiguar si es necesario el cambio de las carpetas del Repositorio a Sharepoint. | Walter Blandón |
| 14 | Consultar si las suscripciones o compras nacionales, también deben cotizarse antes del 15 de septiembre. | Patricia Ospina |
| 15 | Ingresar el avance en el cumplimiento de las metas planeadas para la Bitácora 2020 y adjuntar las evidencias (18 de agosto). | Grupo Primario |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 18 de agosto de 2020 a las 10:00 a.m. a través de la plataforma virtual Teams.
Temas:
- Revisión de compromisos
- Presupuesto 2021
- Bitácora
- Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca | Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de la Información Secretaria Grupo Primario
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Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
| María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
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Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador de Gestión Tecnológica | |
Ana María Vélez Trujillo Coordinadora de Servicios al Público |
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