GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 26
FECHA: 03 de agosto de 2020
HORA: 9: 30 a.m. - 12:20 p.m.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Luz Damary Gómez Comunicadora
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
AUSENTES:
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
- Aprobación del acta 25 y revisión de compromisos
- Bitácora 2020 (Alberto Jaramillo)
- Protocolo de bioseguridad - recepción de material por compra
- Propuesta de mejora del servicio "Gestionamos tus bibliografías"
- Generalidades
DESARROLLO:
1. Aprobación del acta 25 y revisión de compromisos.
Se aprobó el acta 25 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| | Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| 1 | Reunirse con Cengage y Pearson para plantearles la necesidad de que ofrezcan un nuevo modelo de negocio. | Patricia Ospina Lina Tejada | En proceso | La reunión con Cengage será el 4 de agosto. |
| 2 | Averiguar con Ebooks 7 x 24 si tienen una aplicación o una API que permita integrar esta plataforma con Brightspace. | Walter Blandón | En proceso | Está pendiente una reunión con el proveedor de Ebook 7-24 para validar si tienen la aplicación. |
| 3 | Revisar en el Grupo primario del 3 de agosto las bitácoras donde se registran las actividades diarias. | Grupo primario | En proceso | |
| 4 | Diligenciar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño (Damary y Walter) y definir el peso de las actividades (Ana María y Lina), en el formato enviado por Desarrollo de Empleados archivo en Teams.
| Damary Gómez Walter Blandón Ana María Vélez Lina Tejada | Cumplida
| |
| 5 | Revisar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario, en la primera hora de la reunión de Gestión por procesos del 5 de agosto. | Grupo primario | En proceso | |
| 6 | Elaborar una metodología para definir actividades para socializar con todo el personal de la Biblioteca, las estrategias del Itinerario 2030, los objetivos y estrategias de la Biblioteca y la metodología Metas Smart. | Claudia Vélez Patricia Ospina | En proceso | Se programará la capacitación para octubre de este año.
|
| 7 | Solicitar a Julián Naranjo que revise si sigue cayendo polvo del techo área de Audiovisuales. | Ana María Vélez | En proceso | Julián informó que aún no han arreglado el techo, y que también se están desmoronando las láminas con que reemplazaron los vidrios, debido al sol que reciben.
|
| 8 | Solicitar a Óscar Monsalve que le envíe el correo a Patricia Ospina donde le informan que fue seleccionado para ser Embajador del cambio. | Lina Tejada | Cumplida | Se le envío a Patricia Ospina la información donde le notificaban la selección y la cita para la primera reunión. Cabe resaltar que aún no lo han citado a las pruebas psicotécnicas. |
| 9 | Escribir a Desarrollo de Empleados para que normalicen el formato enviado para el piloto de evaluación de la gestión del desempeño, con la información acordada anteriormente por la Universidad. | Patricia Ospina | Cumplida | De Desarrollo de Empleados le respondieron a Patricia Ospina, que deben definir mínimo una meta y máximo cinco. Para definir las metas de los empleados operativos, se debe desde su rol revisar como apoya a las metas estratégicas de la Universidad. Para el piloto las dependencias pueden seleccionar los cargos a los que se le definirán las metas para la evaluación del desempeño. |
| 10 | Escribir a los prelectores de los premios del año pasado que aún no han pasado la cuenta de cobro para que la envíen.
| Damary Gómez | Cumplida | Damary Gómez, les escribió de nuevo, aún no le han dado respuesta. Faltan tres prelectores por pasar la orden de cobro. |
| 11 | Indagar con John Jairo Londoño de Admisiones y Registro cómo tienen planeado el manejo (bioseguridad) de los cables de computadores que los usuarios solicitan en préstamo. | Walter Blandón | En proceso | No se ha podido comunicar con el personal de Admisiones. |
2. Bitácora 2020 (Alberto Jaramillo)
Patricia Ospina informó que Alberto Jaramillo pidió a las Vicerrectorías de la Universidad el avance en el cumplimiento de la Bitácora 2020.
Para el 18 de agosto, cada uno de los líderes de los procesos de la Biblioteca debe ingresar el avance en el cumplimiento de las metas planeadas y adjuntar las evidencias.
El archivo está en el Repositorio y se llama:
PLAN_ESTRATEGICO_CCBLEV_2020_2024_vers6_julio28_2020
En la columna de Porcentaje de avance, se debe ingresar la fecha de actualización entre paréntesis luego del porcentaje de cumplimiento.
Los archivos que se ingresen a la carpeta de Evidencias se deben nombrar de forma que se incluya CCBLEV para que se puedan identificar fácilmente que son de la Biblioteca.
3. Protocolo de bioseguridad - recepción de material por compra
Lina Tejada presentó el Protocolo de bioseguridad - recepción de material por compra, el cual incluye también, los procesos de Análisis y preparación física del material. Así como la recogida del material de las casas de los analistas.
Protocolo que recibió algunas observaciones y recomendaciones. El protocolo puede ser consultado el Teams, en el grupo de Bioseguridad.
4. Propuesta de mejora del servicio "Gestionamos tus bibliografías"
Este tema no fue tratado en la reunión.
5. Generalidades
Claudia Vélez
Manifestó su preocupación por no contar con personal suficiente para los cursos de formación que se imparten en horas de la mañana.
Ana María Vélez comentó al respecto, que la salida de Patricia Rendón le ha generado contratiempos en la adjudicación de tareas en su área, que no cuenta con personal suficiente, debido a que están apoyando a otras áreas de la Biblioteca y de la Universidad.
Damary Gómez propone que el personal saque libre algunas horas de los días viernes y que de lunes a jueves reponga este tiempo, con el fin de poder contar con más personas que puedan apoyar las actividades de formación.
Se decidió que Óscar Monsalve y Sebastián Mendoza apoyarán las actividades de formación de usuarios.
Damary Gómez
Informó que el día 3 de agosto se anunciarán los seis ganadores del Festival de Creación Literaria, esta información se publicará en la página y en las redes sociales de la Biblioteca.
Además, comentó que la visita virtual de la Biblioteca no está funcionando.
Walter Blandón
Comentó que la Universidad va a renovar para este año el software Wufoo.
Ana María Vélez
Comentó que ya autorizaron hacer llamadas a celular desde las extensiones 9255, 9765 y 9264.
Compromisos
| | Actividad | Responsable(s) |
| 1 | Reunirse con Cengage y Pearson para plantearles la necesidad de que ofrezcan un nuevo modelo de negocio. | Patricia Ospina Lina Tejada |
| 2 | Averiguar con Ebooks 7-24 si tienen una aplicación o una API que permita integrar esta plataforma con Brightspace. | Walter Blandón |
| 3 | Revisar en el Grupo primario del 3 de agosto las bitácoras donde se registran las actividades diarias. | Grupo primario |
| 4 | Revisar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario, en la primera hora de la reunión de Gestión por procesos del 5 de agosto. | Grupo primario |
| 5 | Elaborar una metodología para definir actividades para socializar con todo el personal de la Biblioteca, las estrategias del Itinerario 2030, los objetivos y estrategias de la Biblioteca y la metodología Metas Smart. | Claudia Vélez Patricia Ospina |
| 6 | Solicitar a Julián Naranjo que revise si sigue cayendo polvo del techo área de Audiovisuales. | Ana María Vélez |
| 7 | Solicitar a Julián Naranjo que le envié a Patricia Ospina los números de los casos donde reportó las irregularidades con los techos y la puerta del baño del tercer piso de está quebrada. | Ana María Vélez |
| 8 | Indagar con John Jairo Londoño de Admisiones y Registro cómo tienen planeado el manejo (bioseguridad) de los cables de computadores que los usuarios solicitan en préstamo. | Walter Blandón |
| 9 | Citar a Óscar Monsalve y Sebastián Mendoza para explicarles en que consiste el apoyo que necesita para los cursos de formación de usuarios. | Claudia Vélez |
| 10 | Solicitar a Emilse Vera que cuando le envíe una bibliografía a alguien de Servicios para revisar que le envíe copia a Ana María Vélez, en el correo les debe indicar la fecha de entrega de la revisión y que deben estar entregando las revisiones parciales. | Lina Tejada |
| 11 | Ingresar el avance en el cumplimiento de las metas planeadas para la Bitácora 2020 y adjuntar las evidencias (18 de agosto). | Grupo Primario |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 10 de agosto de 2020 a las 09:00 a.m. a través de la plataforma virtual Teams.
Temas:
- Revisión de compromisos
- Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca | Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de la Información Secretaria Grupo Primario
|
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
| María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
|
Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora
Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador de Gestión Tecnológica | |
Ana María Vélez Trujillo Coordinadora de Servicios al Público |
|