GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 25
FECHA: 27 de julio de 2020
HORA: 9 a.m. a 11: 20 am.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Luz Damary Gómez Comunicadora
AUSENTES:
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
- Aprobación del acta 24 y revisión de compromisos
- Generalidades
DESARROLLO:
1. Aprobación del acta 24 y revisión de compromisos.
Se aprobó el acta 24 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| | Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| 1 | Reunirse con Cengage, McGraw-Hill y Pearson para plantearles la necesidad de que ofrezcan un nuevo modelo de negocio. | Patricia Ospina Lina Tejada | En proceso
| Se reunieron con los representantes de McGraw-Hill para plantearles disminución en la consulta de los libros electrónicos, la adquisición de capítulos de libros y la necesidad de que ofrezcan nuevos modelos de negociación. Se acordó programar una capacitación en el uso de la plataforma. En cuanto a la adquisición de los capítulos de libros, dicen que técnicamente es posible, la dificultad estaría en la negociación con los autores sus derechos. Se acordó con la editorial el acceso a la plataforma de todos los libros para hacer una prueba piloto y evaluar su uso.
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| 2 | Preguntar a Julián Naranjo si han solicitado por conmutación bibliográfica artículos del 2020 de Wiley. | Lina Tejada | Cumplida | Hasta ahora no han solicitado artículos del 2020 de la base de datos Wiley por ningún medio. |
| 3 | Validar con el proveedor de la base de datos APA cómo va el proceso de cancelación de la suscripción. | Patricia Ospina | Cumplida | La cancelación se hizo en mayo, debido a que la suscripción se vencía el 30 de junio. Ya no se tiene acceso a la base de datos. |
| 4 | Diligenciar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario 2020, en el formato enviado por Desarrollo de Empleados archivo en Teams | Grupo primario | En proceso | Faltan Walter Blandón y Damary Gómez en definir las metas y Ana María Vélez y Lina Tejada por ingresar el peso de las actividades.
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5
| Revisar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario, en la primera hora de la reunión de Gestión por procesos del 29 de julio. | Grupo primario | En proceso | La revisión se reprogramo para la reunión del 5 de agosto.
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6
| Elaborar una metodología para definir actividades para socializar con todo el personal de la Biblioteca, las estrategias del Itinerario 2030, los objetivos y estrategias de la Biblioteca y la metodología Metas Smart.
| Claudia Vélez Patricia Ospina | En proceso |
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| 7 | Solicitar a Julián Naranjo que revise si ya instalaron el vidrio que se cayó del segundo piso a la Sala de Audiovisuales y si sigue cayendo polvo del techo. | Ana María Vélez | En proceso | Ya instalaron el vidrio que se cayó del segundo piso a la Sala de Audiovisuales, falta que arreglen lo del polvo que está cayendo del techo. |
| 8 | Revisar lo que falta por ejecutar del presupuesto 2020. | Grupo Primario | Cumplida | |
9
| Escribir a Desarrollo de Empleados para que normalicen el formato enviado para el piloto de evaluación de la gestión del desempeño, con la información acordada anteriormente por la Universidad. | Patricia Ospina | En proceso | Patricia Ospina ya escribió un correo con varias inquietudes a Desarrollo de Empleados. |
10
| Reorganizar actividades del personal de la Biblioteca para definir los préstamos de personas de la Biblioteca a otras dependencias. | Grupo Primario | En proceso | Ana María Vélez le envío a Patricia Ospina una propuesta con los horarios del personal de Servicios para el segundo semestre. Se cambió el horario de 8 a 1 pm de las personas que están trabajando en Biblioteca de forma presencial. Juan Carlos Cardona y Nelson Carrillo seguirán apoyando a la Dirección de Informática ocho horas semanales, Juan Carlos los martes y Nelson los jueves. Se le enseñó a manejar el escáner grande a Rigoberto Guzmán va a destinar una hora al día digitalizando lo de la Sala de Patrimonio Documental.
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11
| Enviar a Lina Tejada el listado de los títulos de tesis pendientes por ingresar para ser entregado a Alejandro Suarez. | Ana María Vélez | Cumplida | Sandra Hoyos envío listado y entregó para revisar los CDS y formularios a Alejandro Suarez. |
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| Revisar correo enviado por Damary Gómez sobre las observaciones que acerca de la señalización hizo Paulina Vélez. | Patricia Ospina Ana María Vélez María Isabel Duarte | Cumplida |
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2. Generalidades
Se revisó la ejecución del presupuesto 2020, a continuación las principales conclusiones:
- La ejecución de la cuenta de honorarios está acorde con lo planeado.
- Patricia Ospina solicitó la cotización de la renovación de Mendeley.
- El software Tableu será cancelado este año.
- El software Chatbox no será suscrito este año.
- La cuenta de souvenires este año no se va a ejecutar
- El proveedor va cobrar un porcentaje para hacer el mantenimiento de las antenas, debido a que se tenían planeados dos mantenimientos este año y solo se va a realizar uno.
Patricia Ospina
Informó que de Gestión del cambió seleccionaron a Óscar Monsalve como representante de la Biblioteca en el programa de Embajadores del cambio, Óscar fue seleccionado por esta dependencia, debido a que la Biblioteca no había postulado a nadie de la Biblioteca para participar en este grupo, Óscar está pendiente de presentar las pruebas psicotécnicas donde evaluarán si tiene las competencias necesarias para participar en este programa.
Lina Tejada
Comentó que han tenido varios contratiempos en el servicio “Gestionamos sus bibliografías", como: muchos errores en las búsquedas de la información y demasiadas actividades a realizar por Emilse Vera y Lina Tejada, lo cual ha implicado jornadas laborales más allá del horario laboral.
Compromisos
| | Actividad | Responsable(s) |
| 1 | Reunirse con Cengage y Pearson para plantearles la necesidad de que ofrezcan un nuevo modelo de negocio. | Patricia Ospina Lina Tejada |
| 2 | Averiguar con Ebooks 7 x 24 si tienen una aplicación o una API que permita integrar esta plataforma con Brightspace. | Walter Blandón
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| 3 | Revisar en el Grupo primario del 3 de agosto las bitácoras donde se registran las actividades diarias. | Grupo primario |
| 4 | Diligenciar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño (Damary y Walter) y definir el peso de las actividades (Ana María y Lina), en el formato enviado por Desarrollo de Empleados archivo en Teams | Damary Gómez Walter Blandón Ana María Vélez
Lina Tejada |
| 5 | Revisar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario, en la primera hora de la reunión de Gestión por procesos del 5 de agosto. | Grupo primario |
| 6 | Elaborar una metodología para definir actividades para socializar con todo el personal de la Biblioteca, las estrategias del Itinerario 2030, los objetivos y estrategias de la Biblioteca y la metodología Metas Smart.
| Claudia Vélez
Patricia Ospina |
| 7 | Solicitar a Julián Naranjo que revise si sigue cayendo polvo del techo área de Audiovisuales. | Ana María Vélez |
| 8 | Solicitar a Óscar Monsalve que le envíe el correo a Patricia Ospina donde le informan que fue seleccionado para ser Embajador del cambio. | Lina Tejada |
| 9 | Escribir a Desarrollo de Empleados para que normalicen el formato enviado para el piloto de evaluación de la gestión del desempeño, con la información acordada anteriormente por la Universidad. | Patricia Ospina
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| 10 | Preguntar a Costos y Presupuesto, ¿qué se podría hacer con los prelectores de los premios del año pasado que aún no han pasado la cuenta de cobro?
| Damary Gómez |
| 11 | Indagar con John Jairo Londoño de Admisiones y Registro cómo tienen planeado el manejo (bioseguridad) de los cables de computadores que los usuarios solicitan en préstamo. | Walter Blandón |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 03 de agosta de 2020 a las 09:30 a.m. a través de la plataforma virtual Teams.
Temas:
- Revisión de compromisos
- Bitácora 2020 (Alberto Jaramillo)
- Protocolo de bioseguridad - recepción de material por compra
- Propuesta de mejora del servicio "Gestionamos tus bibliografías"
- Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca | Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de la Información Secretaria Grupo Primario
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Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
| María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
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Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora
Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador de Gestión Tecnológica |
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