FECHA: 02 de agosto de 2022
HORA: 09:00 a.m. 11:00 a.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano M. Auxiliar Administrativo
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
1. Revisión de compromisos
2. Revisión del Plan de Acción 2022
3. Actualización de las áreas
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- GRI
- Servicios
- Formación
4. Acuerdos para lograr una comunicación asertiva
5. Coordinadores de evacuación de la biblioteca
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 23 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
1. Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | En proceso | Compromiso a largo plazo. Plazo máximo junio 2022 Se acordó reunión 02 de agosto |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la Sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | En proceso | Ya se clasificó el material, se programará reunión con el proveedor, para ultimar detalles. Reunión con el proveedor 03 de agosto |
| Publicar y actualizar en la página las extensiones telefónicas que quedan vigentes en la Biblioteca, después de confirmar en reunión con Informática. | Valeria Martínez | En proceso | Walter le indicará a Brayan, para que recoja la información sobre las extensiones vigentes, hacer la divulgación y pedir capacitación en la Dirección de Tecnologías. |
| Crear espacio para APC en la página web de la Biblioteca | Patricia Ospina Valeria Martínez y Julián Naranjo | Pendiente | Se define en Agosto |
| Programar reuniones con los Decanos Asociados | Patricia Ospina | Pendiente | |
| Actualización de la página, habladores, y actualización del sistema, para hacer divulgación sobre reactivación de multas por mora en devolución de materiales. | Valeria, Walter, Julián | En proceso | Se hizo reunión, próxima semana en agenda y actualizar página. |
| Solicitar a la Dirección de Tecnologías, la posibilidad de trasladar de la cuenta programas informáticos, el valor del software que no se vaya a adquirir este año. | Walter Blandón | Cumplido | Se comunicó a la Dirección de Tecnologías de la Información, ya se llegó a un acuerdo, disponible de traslado 23.000.000 |
| Liberar otras obligaciones, para reforzar presupuesto de libros | Patricia Ospina | Pendiente | Pendiente de reunión con el director Financiero y revisar otras cuentas |
| Línea del tiempo, Aprendizaje y Enseñanza, que aplique para la acreditación | Patricia Ospina | Pendiente | |
| Presentación Información, línea del tiempo. Patricia Ospina socializa y los demás complementan | Todos los Lideres | Pendiente | Fecha del compromiso 17 de agosto |
- Actualización de las áreas
Servicios
Julián Naranjo informa: Se terminaron entrevistas para la selección de los dos auxiliares, se dejaron cinco para seguir con el proceso, se hizo prueba y entrevista, siguen pruebas técnicas.
Patrimonio y Cultura
Santiago Zapata informa: quedó lista la adecuación de las estanterías, con 48 entrepaños nuevos, se comenzó con la reacomodación de los documentos.
Se está evaluando la posibilidad de recibir una donación muy interesante del señor Juan Fernando Vélez, hermano de la escritora Rocio Vélez de Piedrahita.
Formación
Claudia Vélez informa: A la capacitación que programó EMERALD acudieron 58 participantes.
En la inducción a los profesores nuevos en julio 28 y agosto 1, les fue muy bien.
Gestión Tecnológica
Se radicó nuevamente, ante la Dirección de Tecnologías de la Información, la solicitud para evaluación y adquisición de los nuevos sistemas de información de la Biblioteca.
- Gestión Estratégica
Patricia Ospina informa: En reunión con los profesores enlace, se nota preocupación de algunas Escuelas, ante la falta de presupuesto para la compra de libros, especialmente la Escuela de Derecho, el profesor que representa esta Escuela, mandó correo de apoyo justificando la necesidad, para soporte ante la Administración Financiera.
El área de Calidad Académica para la Acreditación Institucional, propone hacer línea de tiempo del 2016 a hoy, de estrategias y grandes hitos en todas las áreas de la Biblioteca.
El Consejo Nacional de Bibliotecología, solicitó información de todo el personal que labora en la Biblioteca, con información sobre nombre, cargo, profesión, nivel de estudios, número de tarjeta profesional y acuerdo, para dar cumplimiento a la Ley 11 de 1979, ya que la función de esta entidad, es la vigilancia y control del ejercicio profesional en la Bibliotecología. Se reunirá la información de todo el personal, para dar cumplimiento a este requerimiento.
Próxima reunión, martes 09 de agosto de 10:00 am a 12:00 p.m.
Temas:
1. Revisión de compromisos
2. Revisión del Plan de Acción 2022
3. Actualización de las áreas
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- GRI
- Servicios
- Formación
4. Acuerdos para lograr una comunicación asertiva
5. Donaciones
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información | Claudia Vélez Pereira Coordinadora Formación |
Valeria Martínez Analista de Comunicación | Carlos Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica |
Julián Naranjo Coordinador Servicios al Público | Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental y Cultura |