GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 24
FECHA: 21 de julio de 2020
HORA: 10 a.m. a 12:30 am.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Luz Damary Gómez Comunicadora
AUSENTES:
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
- Aprobación del acta 23 y revisión de compromisos
- Protocolo de reapertura de la Biblioteca fase 2
- Piloto medición de metas en gestión del desempeño
- Generalidades
DESARROLLO:
1. Aprobación del acta 23 y revisión de compromisos.
Se aprobó el acta 23 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| | Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| 1 | Revisar el uso de los libros de Cengage para definir los que se renovarán este año | Lina Tejada | Cumplida | Se solicitó la cotización de un multiusuario, 48 títulos (99 accesos), se tenían un multiusuario, 77 títulos (153 accesos). |
| 2 | Señalizar las canecas y los puestos que se pueden utilizar en la cocineta. | Damary Gómez | Cumplida | Julian Naranjo imprimió la señalización para la caneca, pero aún no se ha entregado esta para desechar tapabocas, guantes y toallas de papel. La caneca debe ser adquirida por la Biblioteca. La cocineta sigue sin marcar, debido a que Paulina Vélez informó que ellos no están haciendo este tipo de señalización. Paulina Vélez le envió un correo a Damary Gómez, con algunas observaciones, el cual será revisado por el grupo de bioseguridad de la Biblioteca, los cuales definirán que lugares y con qué material se van a señalizar los diferentes sitios de la Biblioteca. |
| 3 | Confirmar si ya pusieron el vidrio que se cayó del segundo piso a la Sala de Audiovisuales. | Patricia Ospina | En proceso | |
| 4 | Solicitar a Sandra Osorio la instalación gel para la desinfección de manos en varios sitios de la Biblioteca. | Patricia Ospina | En proceso | La Biblioteca dispondrá algunos dispensadores están acabando de hacer el plan de reactivación para identificar los puntos donde se necesitan instalar. |
| 5 | Realizar los informes de los programas que están en proceso de acreditación. | Grupo Primario | Cumplida | |
| 6 | Capacitar a Alejandro Suarez y Mariluz Echeverry para ingresar al Repositorio institucional las tesis de grado y enviarles los Cds pendientes. | Lina Tejada | Cumplida | Óscar Monsalve se encargará de cargar y analizar los trabajos de grado en el repositorio. |
| 7 | Definir los protocolos de bioseguridad de su área e ingresarlos al grupo de Bioseguridad de Teams (revistas técnicas, material que tienen analistas, tesis de grado, entre otros). | Lina Tejada | Cumplida | |
| 8 | Hacer una lista de chequeo para evaluar que está pendiente de marcar en la Biblioteca. | Damary Gómez Patricia Ospina | Cumplida | Damary Gómez envío a Patricia Ospina correo con algunas observaciones hechas por Paulina Vélez, el cual será revisado por el grupo de bioseguridad de la Biblioteca, los cuales definirán que lugares y con qué material se van a señalizar. |
2. Protocolo de reapertura de la Biblioteca fase 2
Patricia Ospina informó que las altas directivas de la Universidad le solicitaron que continúe con la elaboración de plan de reapertura de la Biblioteca, el cual depende de las decisiones que tome el gobierno acerca del manejo de esta contingencia.
3. Presentación - Piloto medición de metas en gestión del desempeño
Patricia Ospina informó que Desarrollo de Empleados seleccionó algunas áreas de la Universidad para hacer un piloto sobre la nueva modalidad para la evaluación de la gestión del desempeño. La Biblioteca fue seleccionada para este piloto.
La evaluación del desempeño que se venía haciendo se hacía desde el ser y la propuesta es que se empiece a evaluar también el hacer, sin dejar de evaluar el ser. Proponen que se retome el ejercicio que se hizo a hace unos años, cuando se definieron los objetivos a evaluar de cada cargo.
Se deben definir mínimo tres metas y máximo cinco, las metas deben que estar alineadas al cumplimiento de los objetivos de la Biblioteca y las estrategias del Itinerario 2030 de la Universidad y se debe tener en cuenta la metodología Metas Smart para su definición.
Los líderes deben encargarse de definir las metas, se sugiere que para su definición se haga un ejercicio colaborativo y acordado con todos los integrantes de equipo.
Para este ejercicio se deben tomar como fuente la Bitácora 2020 de cada proceso. Inicialmente se definirán las metas de los integrantes del Grupo Primario y para el plan de acción del 2021 se definirán las metas del resto del personal para lo cual se hará un plan de trabajo para difundir y que sea asimilada por todos, la información sobre qué es el Itinerario 2030, cuáles son las metas y estrategias de la Biblioteca para que cada uno evalúe cómo se ve y cuál es su aporte en el cumplimiento de las estrategias de Universidad y la Biblioteca.
4. Generalidades
Patricia Ospina
Presentó el correo enviado por Alberto Jaramillo sobre el avance del Plan de Desarrollo Institucional 2020-2024.
Claudia Vélez
Comentó que Exa invitó a la Biblioteca a los Encuentros con los docentes, participarán Felipe Atehortua, Claudia Vélez, Emilse Vera y Lina Tejada, estas últimas para resolver dudas sobre la digitalización de documentos, este evento será el 24 de julio a las 2 pm.
Ana María Vélez
Informó que a partir del 27 de julio se cambia el horario de la Biblioteca de 7 am a 9 pm, por lo cual pregunta ¿cómo se van a programar los horarios, teniendo en cuenta los apoyos a otras dependencias, el préstamo de material en Biblioteca y servicios como la búsqueda de bibliografías? Se deben reprogramar los horarios teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente.
Compromisos
| | Actividad | Responsable(s) |
| 1 | Reunirse con Cengage, McGraw-Hill y Pearson para plantearles la necesidad de que ofrezcan un nuevo modelo de negocio.
| Patricia Ospina Lina Tejada |
| 2 | Preguntar a Julián Naranjo si han solicitado por conmutación bibliográfica artículos del 2020 de Wiley. | Lina Tejada |
| 3 | Validar la con el proveedor de la base de datos APA cómo va el proceso de cancelación de la suscripción. | Patricia Ospina |
| 4 | Diligenciar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario 2020, en el formato enviado por Desarrollo de Empleados archivo en Teams | Grupo primario
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| 5 | Revisar las metas que se definirán para la evaluación de desempeño de los integrantes del grupo primario, en la primera hora de la reunión de Gestión por procesos del 29 de julio. | Grupo primario |
6
| Elaborar una metodología para definir actividades para socializar con todo el personal de la Biblioteca, las estrategias del Itinerario 2030, los objetivos y estrategias de la Biblioteca y la metodología Metas Smart.
| Claudia Vélez |
| 7 | Solicitar a Julián Naranjo que revise si ya instalaron el vidrio que se cayó del segundo piso a la Sala de Audiovisuales y si sigue cayendo polvo del techo. | Ana María Vélez |
| 8 | Revisar lo que falta por ejecutar del presupuesto 2020 | Grupo Primario |
| 9 | Escribir a Desarrollo de Empleados para que normalicen el formato enviado para el piloto de evaluación de la gestión del desempeño, con la información acordada anteriormente por la Universidad. | Patricia Ospina |
| 10 | Reorganizar actividades del personal de la Biblioteca para definir los préstamos de personas de la Biblioteca a otras dependencias. | Grupo Primario |
9
| Enviar a Lina Tejada el listado de los títulos de tesis pendientes por ingresar para ser entregado a Alejandro Suarez. | Ana María Vélez |
| 10 | Revisar correo enviado por Damary Gómez sobre las observaciones que acerca de la señalización hizo Paulina Vélez. | Patricia Ospina Ana María Vélez María Isabel Duarte |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 27 de julio de 2020 a las 09:00 a.m. a través de la plataforma virtual Teams.
Temas:
- Aprobación del acta 24 y revisión de compromisos
- Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca
| Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de la Información Secretaria Grupo Primario
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Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
| María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
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Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador de Gestión Tecnológica | Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Gestión de Servicios al Público
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