FECHA: 07 de julio de 2021
HORA: 03:00 p.m. – 04:30 p.m.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Líder Gestión de Competencias Informacionales
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Bertha Restrepo Coordinadora de Servicio al Público (E)
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público (E)
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Generalidades
DESARROLLO:
Se aprobó el acta 19 de 2021 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
1. Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Revisar Biblioteca accesible para incluir los otros servicios que hay en la Biblioteca. | Bertha Restrepo Julián Naranjo | Pendiente | Los resultados se mostrarán en el grupo primario del 14 de julio. |
| Averiguar en Desarrollo de Empleados con Natalia López, sobre las personas que se les había aprobado el Teletrabajo. | Patricia Ospina | Cumplida | Patricia Ospina Se reunió con Natalia López; se revisaron los días y los implementos de cada uno de los que van a hacer teletrabajo, se está formalizando con los documentos. |
| En el Compartir, presentar las acciones de cada una de las áreas. | Grupo Primario | Pendiente | Próxima reunión 16 de julio, Walter Blandón |
| Hacer la programación de alternancia de los equipos de trabajo, las necesidades tecnológicas, acrílicos para atención al público | Grupo Primario | Cumplida | Se hicieron las respectivas revisiones, la atención será más presencial, por tener asignados los equipos de trabajo. |
| Valeria, Bertha, Johan y Emilse hablar con José de la Librería para difusión del material bibliográfico y establecer estrategias conjuntas de divulgación. | Valeria Martínez Bertha Restrepo Lina Tejada | Pendiente | Próximamente se hará la reunión, se está acordando la fecha. |
2. Generalidades
Patricia Ospina
Informó:
Pendiente conversación con los de Comfama, para préstamo externo.
En reunión con el Vicerrector de Descubrimiento y Creación se acordaron cambios en las frecuencias de las reuniones y en la conformación de las mesas de trabajo de la vicerrectoría. La Biblioteca participa en las mesas:
- Mesa de Cultura asistirá a las reuniones Patricia.
- Apropiación Social del Conocimiento asistirá Patricia.
- Formación en Investigación asistirá a las reuniones Claudia Vélez.
- Investigación participaran Julián Naranjo y Bertha Restrepo.
Cada mesa de trabajo tendrá reunión con el Vicerrector dos veces al mes. Asimismo, cada mes se harán dos reuniones con el Vicerrector:
- Líder de cada área de la VDyC, los temas a tratar es la revisión de presupuesto 2021, personal, aspectos operativos importantes e ideas para el presupuesto del próximo año. Reunión programada para el 12 de julio.
- Líder y grupo primario, las reuniones están programadas para el 19 de julio y los tema a tratar es el presupuesto 2022.
Las personas que están en Teletrabajo no van a tener oficinas fijas, por tal motivo, Patricia propone realizar cambios en la distribución de las oficinas para optimizar el uso de los espacios, la propuesta es:
- la oficina de la coordinación de servicios pasará al segundo piso de la Biblioteca, donde están ubicadas las oficinas de COIN;
- Jonatan pasa para la oficina de Walter.
- Lina puede pasar a la oficina de Comunicaciones.
- Las oficinas que ocupan Jonatan, Lina y coordinador de servicios quedan disponibles para las personas que harán Teletrabajo, para los profesores de los cursos virtuales COIN y/o para el préstamo para estudio de profesores.
Bertha Restrepo
Informa que: Sandra Hoyos, se accidentó en la práctica de la Brigada de Emergencias, Tatiana Asprilla citó a reunión para reforzar cuidados, y tratar que esto no se vuelva a repetir.
Claudia Vélez
Informó:
El jueves 8 de julio se reunieron las áreas de formación de las Bibliotecas de las 4U, para presentar las experiencias de los programas de formación y comenzar a trabajar de forma conjunta.
Entre el 13 y el 15 de julio se realizarán las inducciones de pregrado, en donde estarán haciendo acompañamiento en los recorridos por la Biblioteca.
Julián Naranjo
Toda la atención del área de servicios será presencial y todos los días, por tener asignados los equipos de trabajo.
Lina Tejada
Las personas que conforman su área, por el momento seguirán en alternancia, debido a que algunos tienen computador propio y los otros están trabajando en los computadores de las analistas por contrato, o sea no van por el momento a devolver los computadores que tienen en las casas.
Santiago Zapata
Informó:
Se grabó en la Sala Patrimonial el programa: “Y también es paisa" del canal Telemedellín. Para este programa se emplearon objetos y documentos del archivo de Carlos Vieco Ortiz, con autorización de la familia. El programa tiene emisión el martes 13 de julio a las 10:00 p.m. con repetición el sábado 17 a las 5:00 p.m.
De los postulados al premio: El Festival de Creación Literaria para Niños y Jóvenes EAFIT 2021 recibió 246 postulaciones en las 3 categorías. La más alta participación en todas las ediciones del festival. Los jurados se encuentran haciendo la lectura y preselección para definir los finalistas y ganadores entre el 30 de julio y 5 de agosto. La comunicación oficial de ganadores será el 8 de agosto.
Cuatro ojos serieclub: tendrá una edición especial el jueves 15 de julio a las 6:00 p.m. en asocio con el proyecto Phereclos. Esta sesión tendrá como expertos invitados a una persona en etapa escolar, un docente y un investigador. Con esta oportunidad, Cuatro ojos explora e implementa nuevas dinámicas y estrategias en la construcción de diálogos de saberes en diferentes niveles de la academia. Así mismo, la sesión regular del 29 de julio ya se encuentra programada y se une a la temática del mes de la diversidad en el marco de los diálogos sobre identidad y género.
Luz Dary Galeano
Informó que: Estuvo en la reunión que convocó Zulma Arias, jefe del Centro de Administración Documental CAD, para informar sobre Transferencias documentales 2021, se debe realizar el traslado de los documentos producidos físicos y electrónicos, del archivo de gestión al archivo central (CAD) de conformidad con las Tablas de Retención Documental.
La Biblioteca cada año en el mes de abril debe enviar al CAD, los documentos producidos, tenemos dos semanas para ponernos al día, en el mes de julio. Les anexo la guía de transferencia, el formato único de inventario documental y el rótulo para las carpetas físicas
Convocatoria: Próxima reunión vía Teams, miércoles 14 de julio de 2:30 a 4:00pm.
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Biblioteca accesible para incluir los otros servicios que hay en la Biblioteca.
- Presupuesto año 2022. Cada líder de proceso presenta su ejercicio
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Líder
Gestión Recursos de la Información Competencias Informacionales
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador Gestión Tecnológica
Bertha Libia Restrepo Julián Naranjo
Coordinadora Servicios al Público (E) Coordinador Servicios al Público (E)
Santiago Zapata
Coordinador
Sala de Patrimonio Documental