FECHA: 14 de junio de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano M. Auxiliar Administrativo
Lina María Tejada se encuentra incapacitada en su reemplazo asiste Sebastián Mendoza
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Ejecución de Presupuesto 2022
- Acuerdo de la comunicación
- Actualización de las áreas
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- GRI
- Servicios
- Formación
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 18 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
1. Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | Compromiso a largo plazo. Plazo máximo junio 2022 |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la Sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | En proceso | Fecha límite 26 de julio de 2022 |
| Revisar, organizar y descartar los equipos y demás insumos que no se usan, y están en las bodegas, los CD de Proquest, morrales etc. | Walter Blandón | En proceso | Actividad durante el primer semestre 2022 |
| Plan de acción para respuesta a propuesta de FAES | Patricia Ospina Santiago Zapata | Pendiente | Se concretó reunión para junio 15 con el profesor Jorge Giraldo |
| Publicar y actualizar en la página las extensiones telefónicas que quedan vigentes en la Biblioteca, después de confirmar en reunión con Informática. | Valeria Martínez | Pendiente | |
2. Ejecución de Presupuesto 2022
Se revisaron las cuentas que hacen parte del presupuesto para verificar el cumplimiento a la fecha y revisar que falta por ejecutar.
Equipo de procesamiento de datos no se ha ejecutado, Walter Blandón averiguará una vez más en la Dirección de Tecnologías de la Información para hacer el respectivo proceso.
Multas Julián Naranjo debe definir que se va a hacer. Si se van a reactivar se debe hacer difusión: fecha de inicio, valor. Se aprovechará capacitaciones de COIN y reuniones para difundir. Multas para empleados y profesores: activar lo de paz y salvo, hablar en Desarrollo de Empleados y Administración Financiera.
Otros Arrendamientos: Por esta cuenta falta pagar el contrato de IRON MOUNTAIN, con el saldo se hará Trueque Literario u otra actividad cultural.
Afiliación: Se ajustará para pagar Derechos Reprográficos.
Otros Servicios: Se debe trasladar valor del contrato de restauración de la Sala general a otros honorarios.
Licencias tramitar $3.228.000 por otros servicios.
Comunicaciones y Compras $18.000.000 reparación antenas
Dotación de Espacios. Ya se ejecutó todo el presupuesto.
Libros: disponible $194.000.000 para compras en librería y libros electrónicos
Bases de datos: Se revisará lo que falta para renovar
Software: Revisar lo que falta por ejecutar
Publicidad: Disponible $3.386.000
Papelería: Disponible $1.000.000
Otros Honorarios: Disponible $3.435.000
- Acuerdo de la comunicación
Este tema queda para el próximo grupo primario.
- Actualización de las áreas
Servicios
Julián Naranjo informa: En general estuvo muy bien el horario 24/7 620 personas, hubo días de 101 y 58 personas que amanecieron.
Laura Almario trabaja hasta el 30 de junio, se presentó a una convocatoria para laborar en la Universidad Pontificia Bolivariana.
De la Sede de Llanogrande van a devolver 700 revistas, se está revisando la información pertinente para recibirlas.
Formación
Claudia Vélez informa: Fueron invitados a todas las inducciones de posgrado y pregrado el 15 de julio- Se necesita apoyo del personal de la Biblioteca y se hará registro fotográfico.
Patrimonio y Cultura.
Santiago Zapata informó: La actividad Cuatro ojos se va a reformular la estrategia, fecha máxima para analizar, el mes de septiembre. Patricia Ospina sugiere analizar bien, ya que tenemos los recursos y todo se puede hacer desde la Biblioteca.
Comunicaciones
Valeria Martínez informó: Sara Catalina Jimenez que se encuentra haciendo la práctica profesional estará hasta el 15 de Julio. Ya se eligió la nueva practicante es de la Universidad Luis Amigó.
Gestión Tecnológica
Walter Blandón informa: De la Dirección de Tecnologías de la Información, no se tiene respuesta todavía, si aceptaron las líneas telefónicas sugeridas para las distintas áreas de la Biblioteca.
Se hicieron los cambios sugeridos en el logo del Descubridor, se reorganizaron los colores.
- Gestión Estratégica
Patricia Ospina informa: Tener en cuenta que el señor Jorge Giraldo fue designado por la Universidad como Profesor Emérito, por lo tanto, se le debe atender en todos los servicios que requiera en la Biblioteca.
Se va a reunir todo el equipo de la Biblioteca el lunes 11 de Julio de 01:00 pm a 05:00pm, para revisar cómo va cada área y qué aspectos se deben mejorar.
Hizo retroalimentación sobre el encuentro con el vicerrector Antonio, para llevar las inquietudes al grupo primario de la Vicerrectoría.
Sugiere a todos los líderes evaluar la necesidad de sillas ergonómicas para el personal y presupuestar para 2023.
A Santiago Zapata, tramitar regalos para concurso Creación Literaria.
Próxima reunión, martes 21 de junio de 10:00 am a 12:00 p.m.
Temas:
- Revisión de compromisos
- Acuerdos para lograr una comunicación asertiva
- Actualización de las áreas
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- GRI
- Servicios
- Formación
Gloria Patricia Ospina Jefe
Centro Cultural Biblioteca
| Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa Secretaria Grupo Primario
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Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
| Claudia Vélez Pereira Coordinadora Formación
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Valeria Martínez Analista de Comunicación
| Carlos Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
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Julián Naranjo Coordinador Servicios al Público
| Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental y Cultura
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