Acta 012 2022

FECHA: 18 de abril de 2022

HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.

LUGAR: Presencial/Virtual

ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información

Claudia Vélez Coordinadora Formación

Valeria Martínez Analista de Comunicación

Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica

Luz Dary Galeano M. Auxiliar Administrativo

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO

TEMAS

Revisión de compromisos
Actualización de las áreas

GRI
Servicios
Formación
Patrimonio y Cultura
Comunicaciones
Gestión Tecnológica
Gestión Estratégica

3.Presentación – Organización del área de servicios.

DESARROLLO:

Se aprobó el acta No 11 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

Compromisos

ACTIVIDAD	RESPONSABLE	CUMPLIMIENTO	OBSERVACIONES
Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios y explorar qué convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero.	Julián Naranjo	En proceso	Ya se inició. El informe se entrega a finales de abril (abril 26 de 2022)
Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio.	Julián Naranjo- Walter Blandón	Pendiente	Compromiso a largo plazo. Plazo máximo junio 2022
Gestionar los documentos patrimoniales y de la sala general que se van a enviar a la Bodega.	Santiago Zapata- Julián Naranjo	En proceso	Fecha límite 26 de julio de 2022
Revisar, organizar y descartar los equipos y demás insumos que no se usan, y están en las bodegas, los CD de Proquest, morrales etc.	Walter Blandón	En proceso	Actividad durante el primer semestre 2022
Acordar con Secretaría General la socialización al grupo primario del reto de gobernanza y la revisión de cómo opera en la Universidad.	Patricia Ospina	En proceso	Reunión programada para el 04 de mayo. Temas a tratar: Reglamento General de la Biblioteca, préstamos externos, préstamos interbibliotecarios, convenios colegios, legalización de los documentos de la Sala Patrimonial.
Convocar a Urbam para asesorar plan maestro de espacios de la Biblioteca.	Patricia Ospina	En proceso	Pendiente de la citación por parte de Natalia Castaño Cárdenas
Avanzar en el préstamo externo. Revisar el tema de riesgos con la implementación de este servicio.	Grupo primario	En proceso	Definida fecha, abril 20
Programar reunión con Secretaría General para la revisión del documento de préstamo a usuarios externos	Julián Naranjo Patricia Ospina	En proceso	Fecha de la reunión abril 08. No hubo reunión fecha pendiente.
Elaborar esquema base, para la elaboración de los informes de acreditación	Patricia Ospina	Cumplido	Patricia Ospina, mostró como quedó el informe. Falta afinar y mirar plan de acción.
Actualizar informe de bases de datos renovadas para el 2022, en el Repositorio	Patricia Ospina	En proceso
Averiguar en Comunicaciones, si existen políticas, para el uso de lenguaje Inclusivo.	Valeria Martínez	En proceso	Valeria Martinez, envió correo a Manuel en comunicaciones, está esperando respuesta.
Comunicar a Seguridad y Salud en el Trabajo la nueva distribución de los coordinadores de evacuación y el cambio en el representante de la Biblioteca para el Comité Táctico de Emergencias que a partir de la fecha es Julián Naranjo	Claudia Vélez	Pendiente

Actualización de las áreas

Gestión Tecnológica

Walter Blandón informa dentro del plan de trabajo programado para descartar equipos e insumos que se encuentran en las bodegas, Brayan Correa ya revisó y descartó 25 portátiles.

Patrimonio y Cultura

Santiago Zapata informa sobre los avances en la organización del Trueque Literario: El viernes 22 se hará la socialización de la dinámica del trueque. Se han recibido donaciones de libros de otras Editoriales. Se hará una actividad cultural por día.

Desde el viernes 22 abril y hasta 08 de julio, estarán abiertas las inscripciones para participar en Creación Literaria.

Comunicaciones

Valeria Martínez informa:

Para la divulgación del Trueque Literario, se mandó a imprimir afiches, se actualizaron los habladores y se pidió ayuda en el área de Comunicaciones.

Gestión Estratégica

Patricia Ospina informa:

Informes de acreditación y relacionamiento quedaron listos.

Jueves 21 y viernes 22 no estará en la Universidad.

La Dirección de Tecnologías de la Información, programó plan de formación, van a participar Walter Blandón y Jonatan Cardona. Adjunto información.

En acuerdo con sus líderes han sido designados para integrar un gran equipo de colaboradores empoderados con herramientas tecnológicas de vanguardia que permitan acelerar la transformación digital y la productividad en sus áreas y en la institución, es muy importante que como parte del equipo cuenten con las siguientes características:

Deseo y automotivación por aprender estas nuevas soluciones tecnológicas
Compromiso para dedicar el tiempo en sesiones guiadas, autoestudio y talleres en las mismas.
Habilidad para aplicar lo aprendido en necesidades propias de las áreas que representan.

Incluyo a @Maria Isabel Saavedra Ramos quien estará coordinando este esfuerzo de planeación con Microsoft y sus partners en las siguientes semanas, ella los citará a las sesiones respectivas y programará los seguimiento y avances trimestrales.

Esta estrategia hace parte de una revolución global conocida como “citizen development" les agrego un par de enlaces para referencia:

https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/citizen-developer

https://www.pmi.org/citizen-developer