FECHA: 30 de marzo de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano M. Auxiliar Administrativo
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- GRI
- Servicios
- Formación
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
i. Presupuesto
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 09 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
- Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios y explorar qué convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero. | Julián Naranjo | En proceso | Ya se inició. El informe se entrega a finales de abril (abril 26 de 2022) |
| Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | Compromiso a largo plazo. Plazo máximo junio 2022 |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | En proceso | Fecha límite 26 de julio de 2022 |
| Propuesta para visitar una Biblioteca cada mes, con el fin de recoger ideas y actualizar información sobre servicios. | Todos los Lideres | En proceso | Propuestas: Comfama- Caldas. Biblioteca Pública Juan Carlos Montoya Montoya, Sabaneta. Universidad EIA. Biblioteca Pública Piloto. Biblioteca Minas – UNAL. Se acordó la primera visita para el martes 5 de abril –Comfama Caldas- 9:00am |
| Revisar, organizar y descartar los equipos y demás insumos que no se usan, y están en las bodegas, los CD de Proquest, morrales etc. | Walter Blandón | En proceso | Actividad durante el primer semestre 2022 |
| Acordar con Secretaría General la socialización al grupo primario del reto de gobernanza y la revisión de cómo opera en la Universidad. | Patricia Ospina | En proceso | Pendiente fecha de reunión Temas a tratar: Reglamento General de la Biblioteca, préstamos externos, préstamos interbibliotecarios, convenios colegios, legalización de los documentos de la Sala Patrimonial. |
| Convocar a Urbam para asesorar plan maestro de espacios de la Biblioteca. | Patricia Ospina | En proceso | Pendiente de la citación por parte de Natalia Castaño Cárdenas |
| Avanzar en el préstamo externo. Revisar el tema de riesgos con la implementación de este servicio. | Grupo primario | En proceso | Definida fecha, abril 20 |
| Diseño de formato para sistematizar las experiencias de visitas a las bibliotecas de la ciudad. | Claudia Vélez | Cumplido | Claudia Vélez, expuso el formato diseñado, los campos que lo componen y que información irá en cada campo. |
| Programar reunión con Secretaría General para la revisión del documento de préstamo a usuarios externos | Julián Naranjo
Patricia Ospina | En proceso | Fecha de la reunión Abril 8 |
| Elaborar esquema base para la elaboración de los informes de acreditación | Patricia Ospina | En proceso | Se buscará espacio solamente para analizar este tema. |
| Actualizar informe de bases de datos renovadas para el 2022, en el Repositorio | Patricia Ospina | En proceso | |
| Averiguar en Comunicaciones, si existen políticas, para el uso de lenguaje Inclusivo. | Valeria Martínez | Pendiente | |
- Actualización de las áreas
GRI
Lina Tejada y Emilse Vera, se reunieron con la Jefe de servicios digitales de la Universidad de los Andes, para conocer el sistema de Guías Bibliográficas que ellos utilizan y mirar que información puede servir para implementar en Bibliografías de tus Clases.
Emilse Vera asistirá a la feria del libro en Bogotá los días 20,21,22 de abril y aprovechará para visitar la Biblioteca de la universidad de los Andes.
Servicios
Julián Naranjo informa: Se modificó el tiempo de préstamo de los cubículos a estudiantes de posgrado, solo se les prestará por dos horas y con puertas abiertas, decisión tomada por inconvenientes presentados con el uso indebido de este espacio.
Formación
Claudia Vélez informa: Sislenguas solicitó curso de formación para el colegio Horizontes, se reunió con la Coordinadora del Colegio e Isabel Morales de Idiomas, para identificar las necesidades. Se va a enviar propuesta y se haría prueba piloto con esta Institución. Se analizará la posibilidad de seguir dictando estos cursos de formación en los Colegios.
El 16 de julio dictarán un curso de formación en la Corporación Todos por Medellín, esta capacitación la coordinó Astrid Carolina Cano del área de Humanidades.
Patrimonio y Cultura
Santiago Zapata informó: el 27, 28 de abril se hará el Trueque Literario, en la Biblioteca tercer piso mezzanine de la Hemeroteca. Ya se está trabajando en la logística que incluye las adecuaciones y cerramientos del lugar, contactar a las Editoriales para que nos colaboren con sus donaciones, organización de diferentes actividades como el club de lectura, etc.
El Club de Lectura a través de You tube, no tuvo buena acogida se hará por Teams, para que los participantes puedan interactuar y apropiarse más del encuentro.
Se grabó para el programa Contar para editar de radio Bolivariana, en él se habló de todo lo que conforma el Patrimonio y la Cultura, desde la Sala Patrimonial.
Comunicaciones
Valeria Martínez informa: En la Casita de Libros Libres, se está presentando un problema para mantener la exhibición de los libros, ya no se cuenta con inventario suficiente, en el seguimiento de rutina que se hace se ha notado que los usuarios disponen de los libros exhibidos, pero no dejan libros a cambio, también se ha notado que, los usuarios están utilizando más este lugar para otras actividades y como sitio de encuentro.
Gestión Estratégica
Patricia Ospina informa: Desde la vicerrectoría se hizo inventario de Infraestructura, por esto se necesita verificar Indicadores de uso general y especifico Julián Naranjo actualizará esta información.
Está pendiente que le confirmen de Desarrollo de Empleados si el cargo a cubrir para Profesional de servicios es temporal, según información recibida. En caso de que este cargo lo confirmen como temporal, se optará mejor por reemplazar el cargo de Auxiliar de Servicio que queda vacante, por retiro pensional de Esenidia Alvis.
Recordó que el presupuesto para él 2022, está muy ajustado por eso solamente se comprará lo que se haya presupuestado.
Próxima reunión, miércoles 06 de abril de 02:00pm a 04:00 p.m.
Temas:
1. Revisión de compromisos
2. Actualización de las áreas
- GRI
- Servicios
- Formación
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
3. Coordinadores de evacuación de la Biblioteca 
Luz Dary Galeano
Auxiliar Administrativa
Secretaria Grupo Primario
Gloria Patricia Ospina
Jefe Centro Cultural Biblioteca
| Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa Secretaria Grupo Primario
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 Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
| Claudia Vélez Pereira Coordinadora Formación
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 Valeria Martínez Analista de Comunicación
|  Carlos Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
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 Julián Naranjo Coordinador Servicios al Público |  Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental y Cultura |