FECHA: 15 de marzo de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 a.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
1. Revisión de compromisos
2. Espacio informativo – Jefe Biblioteca
- Actualización de las áreas
Recursos de información
Servicios
Formación
Patrimonio y Cultura
Comunicaciones
Gestión tecnológica
Padlet estrategias para la comunicación asertiva. Valeria
5. Socialización de trabajo Alianza 4U. Sitio web y compromisos. Valeria y Julián.
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 07 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
1. Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Confirmar hasta cuándo estará interrumpido el servicio de la oficina del DANE | Julián Naranjo | Cumplido | Según información del DANE, el servicio se restablece a partir del mes de abril de 2022 |
| Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios y explorar qué convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero. | Julián Naranjo | En proceso | Ya se inició. El informe se entrega a finales de abril (abril 26 de 2022) |
| Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | Compromiso a largo plazo. Plazo máximo junio 2022 |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | En proceso | Fecha límite 26 de julio de 2022 |
| Propuesta para visitar una Biblioteca cada mes, con el fin de recoger ideas y actualizar información sobre servicios. | Todos los Lideres | En proceso | Propuestas: Comfama- Caldas. Biblioteca Pública Juan Carlos Montoya Montoya, Sabaneta. Universidad EIA. Biblioteca Pública Piloto. Biblioteca Minas – UNAL. Se acordó la primera visita para el martes 5 de abril –Comfama Caldas- 9:00am |
| Indagar con Yéssica Peña la posibilidad de tener una presentación o información sobre los procesos afines a los nuestros con la Biblioteca Comfama Caldas. | Santiago Zapata | Cumplido | |
| Revisar, organizar y descartar los equipos y demás insumos que no se usan, y están en las bodegas, los CD de Proquest, morrales etc. | Walter Blandón | En proceso | Actividad durante el primer semestre 2022 |
| Acordar con Secretaría General la socialización al grupo primario del reto de gobernanza y la revisión de cómo opera en la Universidad. | Patricia Ospina | Pendiente | |
| Socializar con el grupo primario los objetivos 2022. | Patricia Ospina | Cumplido | Martes 22 de marzo, grupo primario |
| Definir los días en que se está realizando Yoga, y definir qué espacios se pueden seguir generando desde la biblioteca cuando se soliciten para otras actividades. | Julián Naranjo | Cumplido | Martes, miércoles y viernes Lugar: torre técnica, piso 2, sala de estudio grupal |
| Gestionar sillas para zurdos. | Julián Naranjo | Cumplido | Las sillas universitarias azules se adaptan según la necesidad. |
| Convocar a Urbam para asesorar plan maestro de espacios de la Biblioteca. | Patricia Ospina | En proceso | Pendiente de la citación por parte de Natalia Castaño Cárdenas |
| Avanzar en el préstamo externo. Revisar el tema de riesgos con la implementación de este servicio. | Grupo primario | Pendiente | |
| Solicitar reunión con Lina Rozo del Sistema De Gestión Ambiental, para tratar temas de papeleras en las oficinas y espacios de la Biblioteca, y cómo facilitar la recolección de residuos. | Julián Naranjo | Cumplida | Reunión realizada el 15 de marzo con Sandra Osorio de Aseo y Julián (Gestión Residuos) |
| Presentar borrador del modelo de servicios y perfiles. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Diseño de formato para sistematizar las experiencias de visitas a las bibliotecas de la ciudad. | Claudia Vélez | Pendiente | |
| Padlet estrategias para la comunicación asertiva | Todos los líderes | Cumplido | En el grupo primario #8 del 15 de marzo se revisará y acordarán las estrategias para la comunicación asertiva. |
| Programar reunión con Secretaría General para la revisión del documento de préstamo a usuarios externos | Julián Naranjo
Patricia Ospina | Pendiente | |
| Elaborar esquema base para la elaboración de los informes de acreditación | Patricia Ospina | | |
2. Espacio informativo – Jefe Biblioteca
La reunión con el Tecnológico de Monterrey se mueve para el jueves 17 de marzo a las 12:00 M. El objetivo es revisar el modelo de la Vicerrectoría de Investigación y Transferencia de Tecnología de esta universidad.
Patricia presenta el cronograma con las fechas para la elaboración de registros calificados de los programas académicos en 2022. Para estos nuevos informes se debe tener en cuenta la especificación de la información por sedes y lo que sobre el tema se establece en las resoluciones 15224 (institucional) y 21795 (programas académicos). En TEAMS hay un grupo para almacenar la información sobre las acreditaciones, al cual los profesores que coordinan los procesos de acreditación tienen acceso, al igual que el grupo primario de la Biblioteca.
La Biblioteca, en conjunto con las sedes Bogotá y Pereira, elaborará un plan de servicios y recursos con el fin de atender las diferentes necesidades que a nivel de información se presentan en etas sedes. El plan se elaborará a corto, mediano y largo plazo.
3. Actualización de las áreas
Patrimonio y Cultura
Santiago informa que se movió la visita a la Biblioteca de Comfama Caldas para el próximo 5 de abril.
El archivo General de la Nación está levantando información sobre los archivos patrimoniales existentes en las diferentes bibliotecas del país. En un término de dos meses se debe enviar la información que reposa en la Sala de Patrimonio Documental de la Biblioteca.
Formación
Claudia informa que presentó al comité de profesores enlace de la Biblioteca el modelo de competencias informacionales. El profesor Juan Pablo Pino se mostró interesado y solicitó una asesoría para ampliar más sobre los programas de formación.
Felipe Atehortua está en periodo de vacaciones entre el 14 y 18 de marzo, retorna el martes 22.
Manuela Restrepo está en días compensatorios entre el 15 y 16 de marzo, retorna el jueves 17.
Recursos de información
Lina recomienda para próximas ediciones de la revista El Eafitense donde se recomienden libros, películas u otros materiales de la Biblioteca, enviar a Comunicaciones los datos de clasificación, ubicación o mensaje relacionado a que se encuentra en Biblioteca con el fin de promover el uso de este material.
Mary Luz Echeverri estará en periodo de vacaciones entre el 25 de marzo hasta el 17 de abril, retorna el lunes 18.
Servicios
Julian informa que las fechas para la jornada 24/7 de este semestre va desde el 23 de mayo hasta el 10 de junio.
Sandra Hoyos estará en periodo de vacaciones entre el 15 y 19 de marzo, retorna el martes 22.
Comunicaciones
Valeria informa que el viernes 11 de marzo participó en el taller de planeación en narrativas organizado por la Dirección de Narrativas y Cultura.
Ya está la exhibición digital del mes de marzo sobre el tema ¿Por qué nos dominan las emociones tristes? https://www.eafit.edu.co/biblioteca/Paginas/por-que-nos-dominan-las-emociones-tristes.aspx
Valeria comenta que en ocasiones se han acercado a la practicante Sara Jiménez con alguna solicitud de comunicaciones que ella no maneja por su perfil. Sugiere que todas las solicitudes sean canalizadas primero con ella para luego ser direccionadas a la persona correspondiente.
Próxima reunión martes 22 de marzo de 2022 presencial y virtual
1. Revisión de compromisos
2. Espacio informativo – Jefe Biblioteca
3. Actualización de las áreas
· GRI
· Servicios
· Formación
· Patrimonio y Cultura
· Comunicaciones
· Gestión Tecnológica
4. Padlet estrategias para la comunicación asertiva. Valeria
- Revisión objetivos 2022
6. Socialización de trabajo Alianza 4U. Sitio web y compromisos. Valeria y Julián
 Gloria Patricia Ospina Jefe Centro Cultural Biblioteca | |
 Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información |  Claudia Vélez Pereira Coordinadora Formación |
 Valeria Martínez Analista de Comunicación |  Carlos Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica Secretario Grupo Primario |
 Julián Naranjo Coordinador Servicios al Público |  Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental y Cultura |