FECHA: 9 de marzo de 2022
HORA: 9:00 a.m. 11:00 a.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
1. Revisión de compromisos
- Espacio informativo – Jefe de Biblioteca
- Actualización de las áreas
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Servicios
- Gestión Estratégica
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 06 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
- Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Confirmar hasta cuándo estará interrumpido el servicio de la oficina del DANE | Julián Naranjo | En proceso | Julián se comunica cada semana hasta recibir una respuesta. |
| Programar con Johan Sánchez para tratar temas relacionados con seguridad | Julián Naranjo | Cumplido | Se programó con Johan una reunión para el 17 de marzo en modalidad virtual. |
| Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios y explorar qué convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero. | Julián Naranjo | En proceso | Ya se inició, El informe se entrega a finales de abril. Abril 26 |
Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | Compromiso a largo plazo. Plazo máximo Junio. |
| Gestionar modificación de las estanterías | Santiago Zapata | Cumplido | Se solicitó a Tecnocinética la cotización por valor unitario, de acuerdo a las medidas tomadas de los estantes. Sostuvieron el valor de la cotización de 2021. Se procederá a cotizar el número de estantes posibles de acuerdo al presupuesto aprobado. |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | En proceso | Fecha límite mes 26 de julio |
Propuesta para visitar una Biblioteca cada mes, con el fin de recoger ideas y actualizar información sobre servicios. | Todos los Lideres | En proceso | Propuestas Comfama- Caldas Biblioteca Pública Juan Carlos Montoya Montoya Sabaneta. Universidad EIA Biblioteca Pública Piloto. Biblioteca Minas - UNAL Se acordó la primera visita para el 23 de marzo –Comfama Caldas- 9:00am |
| Gestionar visita a Comfama Caldas, para el día 23 de marzo, a las 09:00am. | Santiago Zapata | Cumplido | Yéssica Peña confirmó la visita. Se movió para el jueves 24 de marzo a las 9:00 a.m. Podemos invitar otras personas de las áreas que deseen y puedan asistir. |
| Indagar con Yéssica Peña la posibilidad de tener una presentación o información sobre los procesos afines a los nuestros con la Biblioteca Comfama Caldas. | Santiago Zapata | Pendiente | |
| Revisar, organizar y descartar los equipos y demás insumos que no se usan, y están en las bodegas, los CD de Proquest, morrales etc. | Walter Blandón | En proceso | Ya revisaron desde Informática los portátiles a descartar y Brayan registrará en Aranda los casos para proceder. |
| Acordar con Secretaría General la socialización al grupo primario del reto de gobernanza y la revisión de cómo opera en la Universidad. | Patricia Ospina | Pendiente | |
| Socializar con el grupo primario los objetivos 2022. | Patricia Ospina | Pendiente | |
Definir los días en que se está realizando Yoga, y definir qué espacios se pueden seguir generando desde la biblioteca cuando se soliciten para otras actividades. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Gestionar sillas para zurdos. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Convocar a Urbam para asesorar plan maestro de espacios de la Biblioteca. | Patricia Ospina | Pendiente | |
| Avanzar en el préstamo externo. Revisar el tema de riesgos con la implementación de este servicio. | Grupo primario | Pendiente | |
| Solicitar reunión con Lina Rozo del Sistema De Gestión Ambiental, para tratar temas de papeleras en las oficinas y espacios de la Biblioteca, y cómo facilitar la recolección de residuos. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Presentar borrador del modelo de servicios y perfiles. | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Diseño de formato para sistematizar las experiencias de visitas a las bibliotecas de la ciudad. | Claudia Vélez | Pendiente | |
| Padlet estrategias para la comunicación asertiva | Todos los líderes | En proceso | En el grupo primario #8 del 15 de marzo se revisará y acordarán las estrategias para la comunicación asertiva. |
2. Actualización de las áreas
Comunicación
Se recordó el diligenciamiento del Padlet donde los líderes registrarán las ideas y propuestas para la comunicación asertiva en la Biblioteca. Plazo una semana.
Gestión Tecnológica
Informática realizó la revisión y evaluación de los pc a descartar. Una vez definidos, Brayan Correa procederá con el registro de los casos en Aranda.
Servicios
Julián Naranjo informa que Esenia Alvis se jubiló. Se tendrá una conversación con ella y Desarrollo de empleados para acordar que se quede hasta el 30 de mayo de 2022.
También, comentó que estudiantes están utilizando los cubículos y la Sala de formación para ver partidos de futbol, generando ruido y mal uso del espacio. Patricia Ospina sugiere que se use la Sala de Audición Musical, siempre y cuando no haya programación y las condiciones lo permitan, para generar esos espacios allí, pues el ruido queda más aislado.
Otra problemática que se socializa, es que estudiantes están haciendo uso de vapeadores dentro del edificio, lo que genera incomodidad para otros usuarios y eventualmente la activación de alarmas de humo. La sugerencia es acordar a los cuántos llamados de atención puede solicitarse el retiro de las instalaciones, por lo que es bueno llevar planilla con los datos de quienes se le hace el llamado de atención. De igual manera con el uso de tapabocas.
Ante la reducción de papeleras para la recolección de residuos en los diferentes espacios de la Biblioteca, se solicitará reunión con Lina Rozo del Sistema De Gestión Ambiental, para tratar temas de la recolección de residuos en las oficinas y otros espacios. Se coordinará este espacio con grupo primario para socializar estas políticas.
Van a cambiar luminarias de los espacios por un sistema de mayor ahorro.
Gestión estratégica
Biosuroeste
Es una plataforma para el desarrollo territorial sostenible que se está creando con un objetivo multipropósito (acciones CTS, ASC, aspectos socioculturales), y para el cuál EAFIT recibió una invitación para participar. Se programó una visita para el 22 de abril. Asistirán delegados de la Vicerrectoría, la rectora, Comfama, entre otros. Patricia Ospina no se encontrará en la ciudad para la fecha, por lo que Julián Naranjo estará encargado para asistir, para conocer el contexto y porque quieren implementar servicios y analizar cómo aportan Biblioteca y Vicerrectoría. Santiago Zapata, en caso de que puedan ser dos los delegados por Biblioteca, puede asistir para visibilizar los aspectos socioculturales, en un ámbito de biblioteca integral.
Se invita a participar con mente abierta y aprovechar el escenario como una posibilidad de relacionamiento y reconocimiento entre las áreas.
Espacios pedagógicos - Tecnológico de Monterrey.
Patricia Ospina extendió al grupo primario la invitación a los espacios pedagógicos de la Vicerrectoría, con el fin de conocer procesos CTeI, conocer experiencias de otras instituciones, cómo operan, objetivos, estrategias, entre otros. El encuentro próximo será el jueves 10 de marzo de 3:00 a 4:00 p.m. en modalidad mixta. (Este encuentro se canceló el jueves 10 a medio día).
Campus de futuro
Patricia Ospina sostuvo una reunión con Víctor Sierra, director de la Dirección Administrativa y Financiera. Se socializó la presentación con los cambios de infraestructura y retos estratégicos. Es necesario aún validar necesidades de la comunidad académica. Los principales puntos fueron:
La Biblioteca es la extensión del aula y un espacio de aprendizaje activo.
Es necesario justificar la reestructuración de espacios para las diferentes necesidades de la comunidad. Se solicita a Julián Naranjo tomar fotos para dar evidencias cuando los estudiantes estén agrupados o con alguna incomodidad.
Edulab.
Campus inteligente.
Biblioteca inteligente.
Mejorar experiencia de usuario.
Servicios autónomos.
Epicentro de la cultura y la memoria
Edificio de la memoria y espacio para la convergencia de las manifestaciones de la cultura en EAFIT y escenario para la cultura de la ciudad.
Otras generalidades
El jueves 10 de marzo Patricia Ospina asistirá a la reunión de planeación de narrativas y relacionamiento de EAFIT de 2:00 a 6:00 p.m.
Continúan los encuentros con los líderes de proceso de la Biblioteca para la definición de objetivos 2022.
Visita del CERLAC.
Se recibió una visita de Andrés Ossa, Director del CERLAC, donde se mostraron los espacios de la biblioteca y se sostuvo una conversación. Algunas ideas de este encuentro son:
Nuevas formas de lectura. Se recomienda conocer la herramienta Webtoon (para leer comic). En este sentido buscar estrategias para visibilizar más las colecciones del comic y atraer más este nicho.
Navegar los estudios realizados por el CERLAC en el campo de la lectura. (Visitar)
Encuentros consorcio Colombia. Equipos y rutas de trabajo.
Métricas responsables: Germán Tabares, Marcela Fajardo.
ASC: Santiago Zapata propone hacer parte de este grupo.
Socialización de Plan de Desarrollo De Colecciones: Lina Tejada.
Acuerdos transformativos: flujo y atención de servicios Julián Naranjo; Formación: Claudia Vélez; Ciencia Abierta y APC: Patricia Ospina, profesores. Patricia Ospina hará la citación.
Evento G8. mayo 27. Biblioteca EAFIT participa de la programación como asistente, pero no como organizadores.
Temas pendientes
Reducción de horas laborales. Piloto de implementación con servicios.
OverDrive y G8. Lina Tejada y Patricia Ospina.
Condiciones para la recepción de donaciones. Lina Tejada y Santiago Zapata.
TEMAS
Próxima reunión martes 15 de marzo de 2022 presencial y virtual
1. Revisión de compromisos
2. Espacio informativo – Jefe Biblioteca
3. Actualización de las áreas
a. GRI
b. Servicios
c. Formación
d. Patrimonio y Cultura
e. Comunicaciones
f. Gestión Tecnológica
4. Padlet estrategias para la comunicación asertiva.
5. Socialización de trabajo Alianza 4U. Sitio web y compromisos. Valeria y Julián
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Coordinadora Formación
Gestión Recursos de la Información
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador Gestión Tecnológica
Julián Naranjo Santiago ZapataCoordinador Servicios al Público Coordinador Sala de Patrimonio Documental y Cultura