FECHA: 1 de marzo de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
1. Revisión de compromisos
2. Actualización de las áreas
a. Comunicación
b. Formación
c. Patrimonio y Cultura
d. Gestión tecnológica
e. Servicios
f. Gestión de recursos de información
3. Consorcio Nacional. (1 Hora, presenta el representante de Consortia) – Virtual
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 05 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
- Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Confirmar hasta cuándo estará interrumpido el servicio de la oficina del DANE | Julián Naranjo | Pendiente | No hay fecha todavía de apertura. Patricia Ospina, sugiere concretar reunión para una información más exacta y poder informar a los usuarios. |
| Programar con Johan Sánchez para tratar temas relacionados con seguridad | Julián Naranjo | Pendiente | Se acordó con planta física una fumigación semanal hasta que se combatan los roedores, después se hará periódica. |
| Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios, y explorar que convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero. | Julián Naranjo | En proceso | Ya se inició, El informe se entrega a finales de abril. Abril 26 |
Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | Compromiso a largo plazo. Tiempo máximo Junio. |
| Gestionar modificación de las estanterías | Santiago Zapata | Pendiente | Estará listo para el siguiente Grupo Primario |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | En proceso | Fecha limite mes 26 de julio |
Propuesta para visitar una Biblioteca cada mes, con el fin de recoger ideas y actualizar información sobre servicios. | Todos los Lideres | En proceso | Propuestas Comfama- Caldas Biblioteca Pública Juan Carlos Montoya Montoya Sabaneta. Universidad EIA Biblioteca Pública Piloto. Biblioteca Minas - UNAL Se acordó la primera visita para el 23 de marzo –Comfama Caldas- 9:00am |
| Gestionar visita a Comfama Caldas, para el día 23 de marzo, a las 09:00am. | Santiago Zapata | En proceso | Se escribió y no se obtuvo respuesta |
| Revisar, organizar y descartar los equipos y demás insumos que no se usan, y están en las bodegas, los CD de Proquest, morrales etc. | Walter Blandón | En proceso | |
2. Actualización de las áreas
Comunicación
- Se envío el paddlet para que todos escriban esos acuerdos para una comunicación asertiva
- Se empezó implementar nuevas narrativas en redes con videos y fotos que han traído un mayor alcance en redes sociales
Formación
- Manuela Restrepo, se encuentra incapacitada porque se cayó en la moto y la incapacitaron lunes, martes y miércoles.
- Al salir por CRM el cursos de estrategias para la publicación se tuvo inconvenientes porque no fue segmentado por públicos objetivos y los inscritos en un principio fueron solo 13 personas y 10 de posgrado, se revisó con Valeria Martínez para escribir a Comunicación y revisar la segmentación del correo ya que el curso es especializado solo para estudiantes de posgrado, se logró hablar con el área de narrativas y nos explicaron que esos cursos más especializados se debe especificar puntualmente esos públicos y salió nuevamente el correo de manera individual y hasta el día de hoy se tienen 70 inscritos, esto nos demuestra que hay que revisar bien a la hora de solicitar un CRM
- Se reunieron de la mesa de formación para seguir trabajando en el año y organizar el apoyo a los profesores a siete años, mandar informes y encuestas de como aprenden las personas, se va pedir apoyo al departamento de psicología para mirar desde que punto se van a parar.
- La universidad va a realizar un diccionario de conceptos y la idea es que desde el programa COIN se recopile la formación que ya tiene con estrategias formativas, validar el diseño y como con las estrategias que existen se van a alinear con el modelo.
- En la célula está Desarrollo Humano, Universidad de los Niños, EXA y COIN
- El año pasado con el equipo de proyectos preguntaron a COIN cuanto valían los cursos que dictan para una convocatoria del ministerio de ciencias, este año se empezó a desarrollar con un proyecto de jóvenes investigadores en el departamento de ciencias biológicas y con la profesora Valeska se va a trabajar con dos estudiantes y tienen hasta el 2023 para realizar sus cursos
Patrimonio y Cultura
La semana pasada empezaron los clubes de series y lectura y en cada uno hubo un promedio de 40 personas la modalidad fue mixta virtual y presencial, en el Club de lectura hubo 5 presencial y 25 virtual y en el Club de series 41 personas presencial y además se llegó a un acuerdo de realizar con Comfama el Club de Series en Otra parte.
- Se retomó el trabajo con el equipo de Biblioteca de Científicos Antioqueños. Nutresa aportó 50 millones para apoyar el desarrollo del proyecto.
- Lo ideal es por cada institución se revisé de a dos autores y se va a contratar una persona que analice los documentos, contratar un diseñador que establezca una línea gráfica y cada año lo ideal es presentar lo que se trabajó en el acto solemne de la academia
- Esta semana se van a montar dos exposiciones sobre las cartas constitucional y en el primer piso las mujeres en la política
- En las últimas semana han recibido dos donaciones de artículos personas, la primera es de Alberto Gallo donó unas genealogías y entre esas hay una de 1908 y otra donación por parte de Anita y está asociado a la memoria de Corona entre esos documentos viene una fotocopia de la primera cotización del ferrocarril de Antioquia
- Se hizo visita de otra donación de la misma línea de pastor Restrepo, hay documentos del Castillo de pedregal, acordes a la memoria de ciudad, tiene también cartas firmadas por presidentes de la época y aportan a la memoria local
Gestión Tecnológica
- Conversando con Julián y con Bertha se analizó que hay menos personal en la mañana, para equilibrar cargar se le propuso a Carolina Salazar la nueva aprendiz a trabajar en la mañana de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. a nivel de informática cualquier incidente se reporta en Aranda. A partir del 2 de marzo. Se debe inscribir en el curso de Gestión de la Información.
- La reunión con servicios se revisó el préstamo de portátiles y se concretó que todo sea en el bloque 18 para que sea como quiere la universidad que todo se centralicé, se debe actualizar la página, sinbad e informar a los auxiliares.
Servicios:
- En cuánto a préstamo se propone cambiar los tiempos, con colección general se va a dejar 15 días igual que literatura y referencia se quiere ampliar préstamo para otros tipos de usuario especialmente los egresados y los de reserva a cinco días hábiles
- Se conversó con Sabrina de planta física y si se puede realizar la actualización de soporte de peso, para la reforma de las estanterías.
Gestión estratégica
- Se está trabajando en la vicerrectoría sobre el ecosistema de ciencia, tecnología e innovación. Cada uno de los que pertenece a las mesas tiene una tarea para profundizar en esto ver anexo
- Trabajar en los objetivos estratégicos mínimo tres máximo cinco, en conversación con el vicerrector se habló de presentar unas metas a largo plazo y de revisar esos objetivos específicos, los indicadores son a largo plazo. Se propone los siguientes objetivos
La Biblioteca como plataforma para la innovación en la comunicación académica
¿Cuál es el rol de la Biblioteca en el proceso de formación del investigador?
Objetivos (Primer borrador)
1. Desarrollo de competencias informacionales y digitales
2. Desarrollo de infraestructura física
3. Estrategia de Ciencia Abierta
4. Participar en los procesos de acreditación institucional
5. Participar de la estrategia de Apropiación Social del Conocimiento EAFIT
6. Transformación del modelo de servicios bibliotecarios
- El vicerrector quiere que estos objetivos sean incluidos en el PDI
3. Consorcio Nacional. (1 Hora, presenta el representante de Consortia) – Virtual
Hernán Muñoz y Diego Cruz representantes de Consortia hacen presentación sobre asuntos de Consorcio Colombia:
- La semana pasada se hizo reunión general con todas las instituciones, y se tomaron las decisiones sobre las líneas y proyectos en las que se van a trabajar y se conversó de las instituciones nuevas y las que salieron. Para este año se definieron 11 comisiones,
Patricia Ospina votó por participar en la
Comisión No.1: Identificación de necesidades y evaluación de recursos
Objetivo: Ejecutar el proyecto de desarrollo de colecciones y hacer seguimiento a las necesidades de información y a la gestión de los recursos nuevos y existentes del Consorcio. Acompañar a la implementación de MagnoByDemand. Finalizar las definiciones y realizar la entrega y acompañamiento del Modelo de evaluación de recursos.
Tiene la tarea de evaluar los recursos opcionales del Consorcio y de acompañar el desarrollo de la colección aún no existe un documento escrito
Comisión No.5: Portal de Visibilidad WidoCol
Objetivo: Acompañar la implementación y viabilización del portal de visibilidad WidoCol
- El portal ya está diseñado y la idea es ponerlo en funcionamiento con el impacto y funcionamiento
Comisión No.9: Proyectos especiales – Métricas responsables
Objetivo: Liderar el desarrollo e implementación de los productos elaborados en el marco de la iniciativa en 2021: Policy brief y Herramienta institucional
Va a entregar dos productos:
- Herramienta institucional
- Documento de política
TEMAS
Próxima reunión miércoles 9 de marzo de 2022 presencial y virtual
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- GRI
- Servicios
- Formación
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
3.Coordinadores de evacuación de la Biblioteca
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Coordinadora Formación
Gestión Recursos de la Información
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador Gestión Tecnológica
Julián Naranjo Santiago Zapata
Coordinador Servicios al Público Coordinador Sala de Patrimonio Documental