FECHA: 15 de febrero de 2022
HORA: 10:00 a.m. 12:00 p.m.
LUGAR: Presencial/Virtual
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Claudia Vélez Coordinadora Formación
Valeria Martínez Analista de Comunicación
Santiago Zapata Coordinador Sala de Patrimonio Documental
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Luz Dary Galeano Auxiliar Administrativa
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- GRI
- Servicios
- Formación
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- Acuerdos para lograr una comunicación asertiva
- Evacuación Biblioteca
DESARROLLO:
Se aprobó el acta No 03 de 2022, y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
- Compromisos
| ACTIVIDAD | RESPONSABLE | CUMPLIMIENTO | OBSERVACIONES |
| Consultar en Admisiones, una fuente posible para actualizar las clases de cada profesor y poder validar la información de las bibliografías. | Walter Blandón | Cumplido | Walter, ya hizo la solicitud en Admisiones, está pendiente la respuesta. EPIK dio respuesta, se analizará con Lina y Emilse como se puede hacer la consulta. |
| Confirmar hasta cuándo estará interrumpido el servicio de la oficina del DANE | Julián Naranjo | Pendiente | No hay fecha todavía de apertura. Patricia Ospina, sugiere concretar reunión para una información más exacta y poder informar a los usuarios. |
| Programar reunión para tratar sobre fumigación de roedores. | Julián Naranjo | Cumplido | Se acordó con planta física una fumigación semanal hasta que se combatan los roedores, después se hará periódica. |
| Implementar plan de trabajo para renovar todos los convenios interbibliotecarios, y explorar que convenios de préstamos de materiales y de espacios se pueden lograr en el Eje Cafetero. | Julián Naranjo | En proceso | Ya se inició, primero se renovarán los de Bogotá. Se está analizando los posibles contactos en el eje cafetero. |
| Actualizar inventario de bodegas. | Julián Naranjo | En proceso | Se comenzó revisando cada bodega, para hacer descarte, se hizo inventario de lo que hay en cada una. Ver anexo. |
Formalizar plan de actualización de la Sala de Videos, si se debe hacer actualización tecnológica o destinar como Sala de estudio. | Julián Naranjo- Walter Blandón | Pendiente | Compromiso a largo plazo. Tiempo máximo Junio. |
| Habilitar catálogos en todos los pisos | Walter Blandón | Cumplido | Ya se le recomendó a Brayan Correa |
| Puesto de trabajo del Practicante, tercer piso oriental, organizar y reubicar. | Walter Blandón | En proceso | Se va a reubicar en el tercer piso- Occidental. En el mezzanine donde estaba el equipo, se adecuará como lugar de estudio. |
| Sala de formación de usuarios, utilizarla también cuando no haya cursos, dejarla abierta y colocarle la programación | Julián Naranjo | Pendiente | |
Hablar con Monitoreo, sobre utilizar la entrada por la torre técnica para personas con discapacidad. | Julián Naranjo | Cumplido | Se habló con Supervisor en Monitoreo, y se envió correo. |
| Comunicar cualquier evento técnico que suceda en repositorio, las bases de datos bibliográficas y las demás aplicaciones, por correo o por el whatsApp de la Biblioteca. Documentar planes alternos para no parar los procesos. | Walter Blandón | En proceso | Se implementará acción para abordar riesgos |
| Gestionar modificación de las estanterías | Santiago Zapata | Pendiente | Se espera el resultado del estudio de soporte de peso. |
| Gestionar los documentos patrimoniales y de la sala general que se van a enviar a la Bodega. | Santiago Zapata- Julián Naranjo | En proceso | Fecha limite mes de Junio |
| Pedir actualización de soporte de peso, para poder hacer la reforma de las estanterías. | Julián Naranjo | En proceso | Se le envío correo a Planta Física –Sabrina- para que se haga el estudio. |
Propuesta para visitar una Biblioteca cada mes, con el fin de recoger ideas y actualizar información sobre servicios. | Todos los Lideres | En proceso | Propuestas Comfama- Caldas Biblioteca Pública Juan Carlos Montoya Montoya Sabaneta. Universidad EIA Biblioteca Pública Piloto. Se acordó la primera visita para el 23 de marzo –Comfama Caldas- 9:00am |
| Habilitar mezzanine del tercer piso como lugar de estudio | Julián Naranjo | Pendiente | |
| Gestionar visita a Comfama Caldas, para el día 23 de marzo, a las 09:00am. | Santiago Zapata | Pendiente | |
| Revisar, organizar y descartar los equipos y demás insumos que no se usan, y están en las bodegas. También los CD de Proquest y EBSCO, morrales etc. | Walter Blandón | Pendiente | |
| Envío de documento que contiene reglamento de trabajo: revisar permisos, horarios, etc. para analizar y comentar. | Patricia Ospina | Pendiente | |
2. Actualización de las áreas
A. COMUNICACIONES
Valeria Martínez, informó los cambios efectuados para mejorar el envío de comunicación masiva, creación de nuevos cabezotes y las divulgaciones cada día una temática diferente y sobre la mesa de comunicaciones que se creó desde la vicerrectoría. Ver contenido adjunto.
b) Mesa de comunicaciones Vicerrectoría
Propósito: Lograr una mesa de trabajo conjunta.
¿Cómo está nuestra comunicación transversal?
- Lo ideal es trabajar juntos para generar ideas más robustas y de forma masiva.
Debemos preguntarnos ¿Cuáles son las posibilidades que tenemos de conectar?
- Más allá de los retos ¿Qué podemos empezar a hacer conjuntamente? Desde mi área ¿Cuál es ese proyecto interesante con el aportar?
Esta mesa de comunicación es un equipo paralelo al equipo primario de la vicerrectoría y para empezar se requiere una estructura.
Objetivo:
1. Identificar ese nuevo paradigma de acuerdo al cambio de nombre ¿Qué significa Ciencia, Tecnología, Innovación?
Reto:
1. Crear un plan que nos ayude a comunicar interna y externamente el objetivo de la vicerrectoría
La idea es que cada una de las áreas brillen generando un trabajo de conexión y para esto debo preguntarme ¿Qué está pasando en mi área desde Ciencia, Tecnología, Innovación?
- Trabajar en armar una sombrilla que le sentido a ese cambio de nombre.
* ¿Cuáles son nuestro retos e iniciativas conjuntas?
- Reto en comunicación institucional
* Adoptar un liderazgo que nos permita poner las bases desde lo que queremos
* Aportar a la agenda institucional (Primer semestre enfocado a la democracia)
- Divulgación científica
*¿Cuál podría ser un proyecto interesante?
Narrativa:
- Definir unos acuerdos de esa narrativa que identifique la vicerrectoría ¿cómo queremos que nos vean? Y de ahí partir ideas que muevan.
Para poder definir esta narrativa el equipo primario de la vicerrectoría trabajará en:
- La definición del ecosistema
Esto que sea a la par con la definición de los proyectos.
Importante: Pensar desde mi área ¿Dónde está mi espacio ahí? Ser flexibles.
Compromisos:
1. Cada área tenga un representante en la mesa diferente al jefe
2. Establecer agenda de reuniones y puntos de encuentro entre el equipo primario de la vicerrectoría y la mesa
3. Relanzamiento de la vicerrectoría (Primer semestre 2022)
4. Reunión con Juan López, para que él pueda conocer a fondo las expectativas, planes y proyectos en curso y así determinar posibles vías de encuentro entre las áreas.
5. Después de esta reunión individual reunirnos todos y socializar
6. Conectar agenda vicerrectoría con EAFIT
7. En un mes y medio tener claridad del plan y ruta
B. SERVICIOS
Julián Naranjo informó, sobre la revisión que se hizo en las bodegas y los insumos a descartar.
| Primer Piso | Servicios - Uniformes | Gestec - Computadores |
| Segundo piso | Servicios - Morrales - bolsas préstamo - Proquest(CD's) | Vacia |
| | Revisteros | Suministros (Mallas, Separa filas, Plásticos) |
| Tercer piso | Servicios (Libros semiactiva, reliquias) | Revisteros |
| | | COIN |
| Cuarto piso | | |
| | | |
C. GESTIÓN TECNOLOGICA
Walter Blandón, se reunió con Informática para conocer el nuevo procedimiento de préstamos de equipos: centralizado en aula móvil a través de Aranda. Se debe designar una sola persona para que se encargue de hacer los préstamos.
Walter y Julián trabajan este tema y luego socializan lo acordado.
D. GESTIÓN ESTRATEGICA
Presentación acuerdos para lograr una comunicación asertiva, envía documento.
b) Reto: Implementar nuevas narrativas comunicativas para incidir/influir en la comunidad universitaria y en el área de influencia de la Universidad.
Convocatoria: Próxima reunión, miércoles 23 de febrero de 2022 de 02:00 p.m. a 04:00 pm.
TEMAS
- Revisión de compromisos
- Actualización de las áreas
- GRI
- Servicios
- Formación
- Patrimonio y Cultura
- Comunicaciones
- Gestión Tecnológica
- Gestión Estratégica
- Retos estratégicos 2022
- Plan de acción 2022 por proceso
- Consorcio Colombia - Libros electrónicos Elsevier en ScienceDirect / acuerdo transformativo – Arturo (3:15 – 4:00 p.m)
https://pssvideos.elsevier.com/watch/iBP1m5qkD33c5Vtt2TnW8c?vyetoken=91577348-2a6f-48a4-ae78-3bbbf909b6e0&vydata=%7B%22_om_id%22%3A5974%2C%22_op_id%22%3A18785%7D
Gloria Patricia Ospina Luz Dary Galeano
Jefe Auxiliar Administrativa
Centro Cultural Biblioteca Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Claudia Vélez Pereira
Coordinadora Coordinadora Formación
Gestión Recursos de la Información
Valeria Martínez Carlos Walter Blandón
Analista de Comunicación Coordinador Gestión Tecnológica
Julián Naranjo Santiago Zapata
Coordinador Servicios al Público Coordinador Sala de Patrimonio Documental