GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 002
FECHA: 3 de febrero de 2020
HORA: 9:00 a 12:00 horas
LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Luz Damary Gómez Comunicadora
AUSENTES:
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
1. Aprobación del acta 01 y revisión de compromisos
2. Revisar los compromisos adquiridos con los profesores
3. Revisión de la bitácora 2020
4. Diagnóstico sobre la cultura organizacional de EAFIT
5. Generalidades
DESARROLLO:
1. Se aprobó el acta 01 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CAD. | Grupo Primario | En proceso | Se revisará el cuadro Control de Registros y se completarán las Tablas de Retención con los documentos y registros pertinentes. |
| Contactar a Mauricio Bejarano para programar visita a makerspace de mercadeo. | Claudia Vélez | En proceso | Claudia no ha recibido respuesta de Mauricio Bejarano. Contactará a la profesora Tatiana Ortiz para solicitarle la organización de la visita. |
| Averiguar los soportes para instalar los televisores para mirar si hay presupuesto para comprarlos . | Walter Blandón | En proceso | Ya se cotizaron los soportes, se procederá a comprarlos con parte del presupuesto para reposición de sillas. Adicionalmente, se procederá a ejecutar el ppto. asignado para la compra de los displays (Damary), la carpa para la Bibliobici (Ana María), El carrito para computadores portátiles (Walter) y los suvenires (Claudia, Damary y Ana María) |
| Averiguar en Netflix, HBO, Amazon y otras plataformas si hacen suscripciones a instituciones o si venden tarjetas para la sede de Pereira. | Grupo Primario | En proceso | Se están analizando otras posibilidades como la plataforma Kanopy y E-film. |
| Revisar los compromisos adquiridos con los profesores en la próxima reunión. | Walter Blandón | Cumplida | |
| Informar el horario en que Brayán Correa estará en la Biblioteca una vez inicie sus clases. | Walter Blandón | Cumplida | |
| Enviar a Damary Gómez el documento con los servicios para egresados de la Biblioteca para la difusión de los servicios. | Patricia Ospina | Cumplida | |
| Enviar a Damary Gómez una lista de las bases de datos menos consultadas para hacerles difusión en el primer semestre. | Claudia Vélez | Cumplida | |
| Averiguar con Sandra Osorio sobre el lavado de los cojines de la Casita de Libros Libres. | Damary Gómez | Cumplida | Patricia Ospina lavó los cojines. |
| Enviar un comunicado a la Biblioteca para que, si tienen libros en los escritorios, los devuelvan y los presten para actualizar el inventario. | Lina Tejada | Cumplida | |
2. Revisar los compromisos adquiridos con los profesores
Se revisaron los compromisos contraídos con los profesores de los programas de los departamentos de finanzas y de derecho, y con los profesores enlace. Hasta la fecha, se han llevado a cabo las acciones establecidas como son la cancelación de títulos de revista y bases de datos del área de finanzas, la programación de los cursos de COIN y la evaluación de posibilidad de suscribir la base de datos de Tirant Lo Blanch para derecho. Así mismo, se está trabajando en la publicación de las nuevas adquisiciones de la Biblioteca en Libguides, como sugirieron los profesores enlace. Lina Coordinará la cita para presentar los nuevos recursos y servicios de información al claustro de profesores de derecho.
3. Bitácora 2020
Patricia Ospina asistirá a una reunión de Bitácora 2020 del Comité rectoral el martes 4 de febrero. Hasta el momento todas las actividades propuestas por la Biblioteca están aprobadas y continúan en firme.
En cuanto a nuevos servicios como el de Bibliometría y Acceso abierto, la Biblioteca asumirá el liderazg
4. Diagnóstico sobre la cultura organizacional
Patricia presentó el informe sobre cultura organizacional elaborado por la empresa Caramelo Escaso. En este se muestran las principales fortalezas y áreas de mejora de la Universidad.
NOTA: el informe es confidencial y no debe ser divulgado.
5. Generalidades
Patricia Ospina
- En la reunión del G8 bibliotecas se decidió desarrollar una estrategia conjunta para el desarrollo de Silabus, el software para evaluación de bibliografías y colecciones. El grupo hará un taller que estará dirigido por un empleado de la Biblioteca de la Universidad Javeriana de Bogotá. El grupo solo pagará el tiquete y la estadía del tallerista.
Ana María Vélez
- Patricia Rendón recibió la resolución de jubilación. Patricia solicitó que se la deje trabajar hasta diciembre de 2020. Patricia Ospina hará la consulta ante Desarrollo de Empleados para determinar si esto es posible.
Damary Gómez
- El trueque literario se realizará el 2 y 3 de abril.
Walter Blandón
- El proyecto para la selección y adquisición del nuevo ILS para la Biblioteca está avanzando según lo previsto. Se espera tener una decisión a mediados de año.
Claudia Vélez
- En la capacitación de los docentes para el uso de la nueva plataforma de educación virtual se explican tres posibilidades de uso de documentos. La primera es la utilización de los recursos de información existentes en formato electrónico en la Biblioteca, para lo cual los profesores deben poner en la plataforma el enlace directo a la base de datos. El segundo caso es el uso de recursos libres en Internet, en este caso se les explica que deben estar pendientes de la disponibilidad del registro porque es frecuente que sean eliminados de la red, lo cual hace que ya no se pueda utilizar. La tercera posibilidad, es aquella en la que el profesor solicita la compra del artículo o el capítulo del libro por Celsius y el documento se le envía en formato pdf. Esto es delicado porque si se comparte el archivo en la plataforma, se puede incurrir en la violación de los derechos de autor y propiedad intelectual. L biblioteca debe definir si estos documentos se archivan en un repositorio para que puedan ser consultados desde este mediante el enlace o consultar con Secretaría general si hay algún problema con la utilización directa del pdf. Patricia Ospina citará al abogado José Santiago Rendón para discutir el tema en la reunión del Grupo Primario del 10 de febrero.
- El profesor Thomas Hanns Treutler Solicitó que las inducciones y cursos sobre los recursos y servicios de la Biblioteca se hagan en inglés. Se determinó que la Biblioteca todavía no está en capacidad de hacerlo. Primero se deben desarrollar las competencias en esta segunda lengua del personal. Sin embargo, para no dejar desatendido este público, se solicitará la ayuda voluntaria de los empleados con mayor fluidez del idioma inglés. El 17 de febrero, Damary Gómez hará la Inducción de la Maestría en Negocios Internacionales (MIB). Para futuras ocasiones se podrá solicitar apoyo a Oscar Monsalve y Jonatan Cardona.
Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)
| Actividad | Responsable(s) |
| Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CAD. | Grupo Primario |
| Contactar a Tatiana Ortiz, de mercadeo, para programar visita a makerspace de mercadeo. | Claudia Vélez |
| Comprar los soportes para instalar los televisores | Walter Blandón |
| Evaluar plataformas E-film y Kanopy | Walter Blandón Lina Tejada |
| Solicitar cotización de carpa para la Bibliobici | Ana María Vélez |
| Solicitar cotización de suvenires | Claudia Vélez Damary Gómez Ana María Vélez |
| Gestionar cita con el claustro de profesores de derecho para presentar recursos y servicios de información | Lina Tejada |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 10 de febrero de 2020 a las 90:00 a.m., sala de reuniones, primer piso, Biblioteca.
Temas:
6. Aprobación del acta 02 y revisión de compromisos
7. Conversación con José Santiago Rendón sobre uso en la plataforma de educación virtual de los documentos obtenidos mediante Celsius.
8. Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca | Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Servicios al Público Secretaria Grupo Primario
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María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental | Lina Tejada Coordinadora Gestión Recursos de la Información |
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora | |