FECHA: 18 de enero de 2021
6ORA: 14:30 p.m. – p.m. 16:30 p.m.
LUGAR: Sala de reunión virtual en Teams
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez Pereira Líder Gestión de Competencias Informacionales
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Julián Naranjo Coordinador de Servicio al Público (E)
Bertha Restrepo Coordinadora de Servicio al Público (E)
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Valeria Martínez Comunicadora
ASISTENTES:
INVITADOS:
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
- Revisión de compromisos
- Generalidades
- Horarios
- Planeación de actividades
- Registro de actividades
DESARROLLO:
1. Aprobación del acta 43 y revisión de compromisos.
Se aprobó el acta 43 del año 2020 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| | Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| | Realizar la planeación de actividades con el recurso humano actual. | Julián Naranjo Bertha Restrepo | Cumplido | Se distribuyeron las funciones que tenía Edwin García y Patricia Redon. |
| | Como rotar el equipo de servicios para realizar actividades presenciales en la Biblioteca | Julián Naranjo Bertha Restrepo | Cumplido | Se organizó el horario con las personas que podían y querían ir presencialmente |
| | Enviar una comunicación al equipo de la Biblioteca y a la comunidad académica (enero) sobre las novedades en las suscripciones de los periódicos. | Lina Tejada | En proceso | Se realizará en enero de 2021 |
2. Generalidades
Patricia Ospina
Le da la bienvenida a la nueva comunicadora de la Biblioteca Valeria Martínez Correa y a la practicante Lorena Muñoz Restrepo. Esta semana Valeria estará en entrenamiento del puesto, y Damary Gómez la apoyará con la reinducción del proceso.
Maria Isabel Duarte
Informa sobre un correo que recibió de Susana Londoño, dónde dice que a partir del lunes y has el próximo 31 de enero, los ingresos ocasionales al campus para empleado se harán sólo con el reporte rutinario de síntomas. Desde la portería se hará la validación del reporte y se tomará la temperatura a las personas para autorizar el ingreso.
Claudia Vélez
Informa que recibió un correo de Sara Moreno de Desarrollo Estudiantil para que la Biblioteca apoyara con las indicciones presenciales a los estudiantes nuevos. Las inducciones inician el martes 19 en las horas de la tarde y van hasta el viernes. Claudia Vélez, Felipe Atehortua y Luis Fernando Ramírez con el apoyo de los auxiliarles de servicios estarán realizando las inducciones.
Bertha Restrepo
Informa que ya pueden iniciar los monitores y preguntó cuáles procesos requieren monitores para proceder con la consecución de los mismos.
Walter Blandón
Informa que ya se cambió la fecha en préstamo para 15 días y que se está tramitando la renovación de LibraryH3lp que siempre se hace al inicio del año.
Julian Naranjo
Informa que Esenidia tuvo Covid-19 en vacaciones pero que ya está bien con visto bueno para reincorporarse a las actividades laborales.
Lina Tejada
Informa que Alejandro Suárez está incapacitado hasta el jueves de la próxima semana por accidente casero.
3. Horarios
Patricia comparte el calendario de Eafit 2021 para mirar los horarios de la Biblioteca. Se revisan las actividades en las cuales la Biblioteca tiene injerencia directa en los meses de enero y febrero inicialmente. El calendario queda alojado en el grupo Teams de la Biblioteca para que todos lo puedan consultar.
Hasta nueva orden el horario de la Biblioteca será presencial de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:00 p.m. en la Sala de Aprendizaje Activo, y de forma virtual de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 9:00 p.m. en jornada continua y los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.
Este año se dará prioridad a la presencialidad con los estudiantes de pregrado y posgrado sin pasar el aforo permitido de 3.200 personas. Patricia Ospina, Valeria Martínez y Lorena Muñoz estarán esta semana en la Biblioteca revisando las adecuaciones comunicacionales del segundo piso para que esté listo en caso de que se requiera abrirlo.
Del personal administrativo irá a la Biblioteca solamente las personas que sean estrictamente necesarias.
Se reactivará el servicio presencia en la Sala Patrimonial para los investigadores. El servicio se ofrecerá teniendo en cuenta las estadísticas y solicitudes de los investigadores, y con el fin de no afectar el desarrollo de sus investigaciones.
En la planeación de los horarios de servicios se debe contemplar la rotación del personal para la presencialidad y la virtualidad, ya que algunos manifestaron el deseo de ir a la Biblioteca. La rotación debe hacerse con alguna estabilidad sin afectar el proceso de formación con las capacitaciones.
La sede de Pereira realizará activadas presenciales este año. Se sugiere que el material de esta sede, sea devuelto allá. por lo tanto, se citará a Manuela Franco a una reunión por Teams para repasar los protocolos de bioseguridad. Alejandro Suárez y Rigoberto Guzmán deberán preparar una capacitación para que muestren el vivo la experiencia de preparación del material.
4. Planeación de actividades
Patricia Ospina sugiere revisar bitácora del 2020 para cerrar las actividades pendientes y subir las evidencias requeridas. También sugiere que la programación de las activadas de este año se haga en el formato del calendario en Excel. Las actividades deben ser actualizadas con periodicidad y estar visibles para la consulta del personal de la Biblioteca.
Hace la invitación para que cada líder mire como puede optimizar su proceso con las tareas que son muy operativas tenido en cuenta las habilidades del personal y de esta forma, poder avanzar más productivamente en la ejecución de la bitácora.
El presupuesto tuvo un recorte de $ 3,000.000. Patricia Ospina aclara, que este recorte no afecta los contratos de prestación de servicios. Sugiere que antes de hacer los contratos se validen las cifras aprobadas. Los contratos se deben hacer por un tiempo máximo de 6 meses renovables por el mismo tiempo, si las condiciones lo permiten.
Maria Isabel Duarte aclara los pasos que se deben tener en cuenta para el nuevo procedimiento de contratación, aclara también, que sólo aplica para personas naturales. Las personas deberán adjuntar la documentación requerida nuevamente como son: el Rut actualizado, fotocopia de la cedula y la certificación bancaria. Cada responsable de los contratos debe vigilar su desarrollo y cumplimiento mes por mes.
Patricia citará la primera semana de febrero a una reunión con cada líder para revisar la planeación de las actividades de cara al cumplimento de la bitácora 2021.
5. Registro de actividades
Se debe seguir llenando la plantilla de actividades diariamente en un archivo nuevo. Cada líder se encargará de revisarla periódicamente y hacer los reportes de las actividades. Este año Patricia Ospina se reunirá con cierta frecuencia con cada líder para mirar las necesidades específicas de cada área.
Patricia Ospina informa que el grupo primario se hará cada 15 días de 2 horas a partir de febrero, y que a partir del próximo grupo primario nos estará acompañando Luz Dary Galeano, quien será la persona encargada de seguir haciendo las actas de las reuniones.
Luz Dary Galeano, también estará apoyando el proceso de los convenios de préstamo interbibliotecario, ya que ella será la encargada de seguir con este proceso más adelante.
Compromisos
| | Actividad | Responsable(s) |
| 1 | Actualizar los horarios diarios y de apoyos de Servicios | Julián Naranjo Bertha Restrepo |
| 2 | Enviar información a Valeria Martínez para el CRM con los horarios de la Biblioteca | Julián Naranjo Bertha Restrepo |
| 3 | Indagar con Diego Leal que información se requiere de la Biblioteca para la inducción de los profesores, tanto de formación, como de gestión de bibliografías. | Claudia Vélez Lina Tejada |
| 4 | Terminar el ciclo de evaluación de Nelson Carrillo. | Julian Naranjo |
| 5 | Hacer una presentación de 2 diapositivas de la Sala patrimonial con la justificación y la metodología del servicio para mandar al comité de redacción. | Maria Isabel Duarte |
| 6 | Programar reunión con Patricia Ospina para revisar la base de datos de Legis. | Lina Tejada |
| 7 | Asignar el equipo de cómputo para el puesto de Valeria Martínez y de Lorena Muñoz. | Walter Baldón |
| 8 | Preguntar si es viable que los monitores pueden hacer el trabajo de forma presencial. | Bertha Restrepo |
| 9 | Solicitar el acta de la última reunión de estudiantes para mirar las estrategias y aspectos a mejorar desde la Biblioteca. | Patricia Ospina |
| 10 | Citar a reunión a Manuela Franco de la sede Pereira para revisar protocolos de bioseguridad del material recibido. | Julian Naranjo y Bertha Restrepo |
| 11 | Divulgar los horarios de las Biblioteca en la página y en las diferentes redes sociales. | Valeria Martínez |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 26 de enero de 2021 a las 10:00 a.m. a 12:00 m. a través de la plataforma virtual Teams.
Temas:
- Revisión de compromisos
- Apertura de espacios de la Biblioteca
- Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca | Bertha Restrepo Coordinadora Servicios al Público (E) Secretaria Grupo Primario |
Claudia Vélez Pereira Líder de Competencias Informacionales Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador Gestión Tecnológica | Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de la Información Julian Naranjo Coordinadora Servicios al Público (E) |
María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental | Valeria Martínez Comunicadora Biblioteca |