| 3. Tramitar solicitudes de contratación |
3.1. Se envía a la persona a contratar toda la información correspondiente para su vinculación e ingreso a la Universidad.
3.2. Recibir de la persona a contratar la documentación solicitada y revisar que esté completa teniendo en cuenta los requisitos de ingreso.
3.3. Asignar cita médica de pre-empleo a la persona que se va a contratar de acuerdo con los requisitos exigidos para la misma.
3.4. Reportar la fecha de ingreso a la persona que se va a contratar, a su jefe inmediato, al área de selección y desarrollo, y a las personas encargadas de la afiliación a la seguridad.
3.5. Realizar la afiliación a la seguridad social de la persona a contratar (Ver instructivo afiliación a la seguridad social).
3.6. Informar al empleado el lugar y los horarios de atención para el proceso de carnetización |
Aprendiz
Auxiliar administrativo III
Analista de contratación
Analista de seguridad social |
- Formato de consignación diligenciado
- Documentos entregados por el empleado
- Formato digital hoja de vida queryx diligenciado
- Formato de contratación diligenciado
- Expediente historia laboral
- Carta dirigida al tribunal de ética médica
- Correo electrónico o carta donde se solicita validación del título
-Certificado del tribunal de verificación del ejercicio
- Comunicación de la universidad o institución validando el título
- Formato documentación para ingreso diligenciado
- Correo electrónico dirigido a las personas interesadas sobre la persona a contratar
- Evaluación médica ocupacional de pre-empleo diligenciada |
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| 4. Formalizar contrato |
4.1. Ingresar la información personal y laboral del empleado en el sistema de información
4.2. Generar reporte de ingresos para verificar que la información ingresada este correcta
4.3. Generar contrato, carta de nombramiento y de terminación en los casos que aplique y proceder con su formalización
4.4. Escanear la documentación de la persona a contratar generada de su contratación y entregarla al personal de archivo para su conservación y custodia.
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Auxiliar Administrativo III
Aprendiz
Analista de contratación
Analista de seguridad social |
- Carta de nombramiento
- Contratos
- Carta de terminación de contrato
- Historia laboral digital. |
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| 5. Administrar contratos |
5.1. Controlar el vencimiento de los contratos
5.2. Realizar las modificaciones a los contratos de acuerdo con solicitudes que se presenten y proceder con su respectiva formalización
5.3. Reportar las modificación a las áreas correspondientes y realizar la distribución contable en caso de que se requiera
5.4. Entregar cartas de egreso, de cesación y/o de respuesta de renuncia a los empleados que finalizaron su contrato
5.5. Gestionar la terminación de los contratos
5.6. Atender asuntos laborales y disciplinarios
5.7 Gestionar la entrega de la dotación al personal de la Universidad
5.8 Gestionar los nombramientos de la administración académica
5.9 Recopilar y consolidar la información de las personas que cumplen años de trabajar en la Universidad con motivo del homenaje y enviarla a Comunicaciones y Beneficios y Compensación
5.10 Atender solicitudes de diferentes entidades: Registraduría Nacional del Estado Civil, Organismos de control de profesiones, Fiscalía entre otros.
5.11 Tramitar embargos:
- Recibir, contestar, notificar y asesorar al empleado sobre el embargo de salario que se recibe del juzgado
- Entregar el oficio y la respuesta a éste en Beneficios y compensación para que realice la retención y pago
- Revisar si la persona a embargar tiene contrato de trabajo, en caso de que no y su pago sea por honorarios, entregar en Tesorería y Cartera y hacer firmar copia de recibido
5.12 Legalizar auxilios extralegales de transporte mediante la formalización y el reporte de la novedad a Beneficios y Compensación para el correspondiente pago
(ver política de pago de auxilios extralegales de transporte) |
Auxiliar Administrativo III
Analista de contratación
Coordinadora de contratación
Analista profesional |
- Correo electrónico de vencimiento de contratos
- Correo electrónico informando la modificación del contrato.
- Modificación realizada
- Constancias de entrega de cartas de egreso y de cesación
- Actas de descargos
- Carta de terminación firmada
- Cartas de entrega de la dotación firmadas
- Correo electrónico a Sodexho
- Correo electrónico al Departamento de Contabilidad y al Área Financiera
- Recibos de compra
- Novedad de bonificación reportada
- Carta de bonificación constitutiva
- Correo electrónico dirigido al Departamento de Comunicación y Cultura
- Respuesta a juzgados
- Email enviado al Departamento de Beneficios y Compensación reportando el pago de los auxilios de transporte.
- Carta de auxilio extralegal de transporte.- Oficio firmado
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| 6. Generar informes |
6.1 Generar informes para todas las Dependencias de la Universidad que tengan que ver con información de contratación.
6.2 Generar informe para el DANE, de manera trimestral y un consolidado anual, en el formato de excel entregado por el DANE. |
Analista profesional |
- Informe trimestral y anual del DANE
- Informes varios para las dependencias de la Universidad |
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| 7. Brindar asesoría sobre pensión |
7.1. Realizar la proyección de empleados próximos a cumplir requisitos de pensión de vejez (Ver procedimiento pre-pensionados)
7.2. Asesorar el personal con respecto a cambios de entidad de pensión
7.3 Ejecutar los programas de pre-pensionados y pensionados
7.4 Acompañar al personal en trámites de actualización y corrección de historia laboral, solicitud de pensión, notificación y presentación de recursos. |
Coordinadora de Contratación
Auxiliar administrativo |
Se encuentran relacionados en el instructivo pre-pensionados |
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