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​C​entro Documental

Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

​Contratación laboral

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización
0 2015-05-11 Se crea nuevo documento, teniendo en cuenta el nuevo direccionamiento estrategico, enmarcado en las lineas de acción.
 
1. Objeto:
Realizar y administrar las contrataciones laborales y de aprendizaje teniendo en cuenta el marco legal actual colombiano, las políticas institucionales y el Reglamento interno de trabajo, de manera que se garantice una buena relación contractual tanto para el empleado y el aprendiz, como para la institución.

2. Alcance:
Inicia con la solicitud de contratación y termina con el seguimiento y la administración del contrato.

3. Responsables:
Coordinador de Contratación
Analista de Contratación
Auxiliar Administrativo

4. Definiciones:
Sistema Queryx: Es el sistema de información en donde se maneja la nómina y se encuentra la información personal y contractual del empleado.

Docuware: Sistema de información en el que se almacenan de manera digital las historias laborales de los empleados y el expediente documental de los aprendices.
Propiedad del cliente: Incluye toda aquella información suministrada por las personas cuando se van a contratar y la que entregan durante la relación laboral.
 
 5. Condiciones generales:

Los requisitos de ley aplicables se encuentran declarados en isolucion en el proceso administrar la contratación. A continuación se relacionan:
 
Ley 100 de 1993 - Régimen de la seguridad social
Resoluciones expedidas por el SENA semestralmente donde que regulan cuota de aprendices (ver archivo físico)
Decreto 4000 de 2004
Decreto 164 de 2005
Decreto 2585 de 2003
Decreto 933 de 2003
Resolución 0255 de 2005
Resolución 4420 de 2005
Resolución 5525 de 2006
Resolución 1753 de 2007
Ley 797 de 2003
Ley 1010 de 2006
Código Sustantivo del Trabajo y leyes modificatorias del CST, decretos y resoluciones
Resolución 0977 de 2009
Circular 060 de 2008
Decreto 451 de 2008
Decreto 1295 de 1994
Decreto 806 de 1998
Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social
Decreto 2800 de 2003
Decreto 3800 de 2003
Decreto 1703 de 2002
Decreto 3085 de 2007
Decreto 728 de 2008
Ley 1250 de 2008
Ley 50 de 1990
Decreto que establece el valor del salario mínimo legal mensual vigente
Ley 1122 de 2007
Ley 1280 de 2009
Resolución 1401 de 2007 del ministerio de la protección social
Ley 1221 de 2008
Resolución 1016 de 1989
Decreto 614 de 1984
Ley 21 de 1982
Ley 15 de 1959
Decreto 1258 de 1959
Ley 1 de 1963
Resolución 2646 de 2008
Decreto 2150 de 1995
Ley 1090 de 2006
Ley 789 de 2002
Decreto 620 de 2005
Acuerdo 2 de 2005
Acuerdo 16 de 2003
Acuerdo 9 de 2005
Acuerdo 11 de 2008
Acuerdo 15 de 2003
Decreto 4588 de 2006
Ley 1233 de 2008
Decretos que establecen el valor del auxilio de transporte
Decreto 36 de 1998
Resolución 273 de 2005
Resolución 78 de 2005
Ley 30 de 1992
Decreto 4369 de 2006
Decreto 1779 de 2009
Decreto 2622 de 2009
Resolución 4700 de 2009
Decreto 4248 de 2004
CESU Acuerdo 3 de 1995
ASCUN acuerdo 5 de 2003
Ley 776 de 2002
Decreto 33 de 2011
Decreto 4834 de 2010
Ley 1429 de 2010
Decreto 4835 de 2010
Decreto 4919 de 2011: Salario mínimo vigente para el año 2012
Decreto 4963 de 2011: Auxilio de transporte vigente para el año 2012
Ley 1496 de 2011: mediante la cual se adoptan medidas para la igual salarial entre mujeres y hombres
Decreto 019 de 2012: decreto anti trámites
Resolución 00652 de 2012 del Ministerio del Trabajo
Ley 1607 de 2012 (reforma tributaria)
Decreto 884 de 2012
Resolución 1356 de 2012 del Ministerio del Trabajo

Los documentos presentados por las personas que se van a contratar son propiedad del cliente, por lo tanto se conservan en las historias laborales físicas y virtuales. En el caso de que algún documento se extravíe o se deteriore durante el proceso de contratación, se le comunicará al cliente oportunamente a través del correo electrónico suministrado por él.

 

Documentos de referencia

Orden para exámenes médicos (ver talonarios físicos)

Formato de hoja de vida queryx (digital)

 
6. Desarrollo:
 
Actividad​ Descripción ​ ​Responsable ​Registros
1. Planear y programar las actividades de la contratación
En el mes de octubre de cada año se elaboran el plan operativo y el presupuesto en los cuales se incluyen las actividades y procedimientos que se realizarán en el año siguiente concernientes a la contratación laboral.
Coordinadora de Contratación
- Plan operativo
 
- Presupuesto
2. Analizar solicitud de contratación Verificar que haya disponibilidad presupuestal para ejecutar la contratación
Coordinadora de Contratación
 
Analista de contratación

 

Auxiliar Administrativo

3. Tramitar solicitudes de contratación 3.1. Se envía a la persona a contratar toda la información correspondiente para su vinculación e ingreso a la Universidad.

3.2. Recibir de la persona a contratar la documentación solicitada y revisar que esté completa teniendo en cuenta los requisitos de ingreso.

3.3. Asignar cita médica de pre-empleo a la persona que se va a contratar de acuerdo con los requisitos exigidos para la misma.
 
3.4. Reportar la fecha de ingreso a la persona que se va a contratar, a su jefe inmediato, al área de selección y desarrollo, y a las personas encargadas de la afiliación a la seguridad.
 
3.5. Realizar la afiliación a la seguridad social de la persona a contratar (Ver instructivo afiliación a la seguridad social).

3.6. Informar al empleado el lugar y los horarios de atención para el proceso de carnetización
Aprendiz

Auxiliar administrativo III
Analista de contratación
Analista de seguridad social

- Formato de consignación diligenciado​

- Documentos entregados por el empleado

- Formato digital hoja de vida queryx diligenciado

- Formato de contratación diligenciado

- Expediente historia laboral

- Carta dirigida al tribunal de ética médica

- Correo electrónico o carta donde se solicita validación del título

-Certificado del tribunal de verificación del ejercicio

- Comunicación de la universidad o institución validando el título

- Formato documentación para ingreso diligenciado

- Correo electrónico dirigido a las personas interesadas sobre la persona a contratar

- Evaluación médica ocupacional de pre-empleo diligenciada

4. Formalizar contrato

4.1. Ingresar la información personal y laboral del empleado en el sistema de información

4.2. Generar reporte de ingresos para verificar que la información ingresada este correcta

 
4.3. Generar contrato, carta de nombramiento y de terminación en los casos que aplique y proceder con su formalización

 

4.4. Escanear la documentación de la persona a contratar generada de su contratación y entregarla al personal de archivo para su conservación y custodia.

 

Auxiliar Administrativo III

 

Aprendiz
Analista de contratación
Analista de seguridad social​ 
- Carta de nombramiento

- Contratos

- Carta de terminación de contrato
- Historia laboral digital​.
5. Administrar contratos

5.1. Controlar el vencimiento de los contratos 

5.2. Realizar las modificaciones a los contratos de acuerdo con solicitudes que se presenten y proceder con su respectiva formalización

 
5.3. Reportar las modificación a las áreas correspondientes y realizar la distribución contable en caso de que se requiera
 
5.4. Entregar cartas de egreso, de cesación y/o de respuesta de renuncia a los empleados que finalizaron su contrato
 
5.5. Gestionar la terminación de los contratos
 
5.6. Atender asuntos laborales y disciplinarios
 
5.7 Gestionar la entrega de la dotación al personal de la Universidad

5.8 Gestionar los nombramientos de la administración académica
 
5.9 Recopilar y consolidar la información de las personas que cumplen años de trabajar en la Universidad con motivo del homenaje y enviarla a Comunicaciones y Beneficios y Compensación
 

5.10 Atender solicitudes de diferentes entidades: Registraduría Nacional del Estado Civil, Organismos de control de profesiones, Fiscalía entre otros.

5.11 Tramitar embargos:

- Recibir, contestar, notificar y asesorar al empleado sobre el embargo de salario que se recibe del juzgado

- Entregar el oficio y la respuesta a éste en Beneficios y compensación para que realice la retención y pago

- Revisar si la persona a embargar tiene contrato de trabajo, en caso de que no y su pago sea por honorarios, entregar en Tesorería y Cartera y hacer firmar copia de recibido

5.12 Legalizar auxilios extralegales de transporte mediante la formalización y el reporte de la novedad a Beneficios y Compensación para el correspondiente pago

(ver política de pago de auxilios extralegales de transporte)

Auxiliar Administrativo III
 
Analista de contratación
 

Coordinadora de contratación

Analista profesional

- Correo electrónico de vencimiento de contratos

- Correo electrónico informando la modificación del contrato.
 
- Modificación realizada
 
- Constancias de entrega de cartas de  egreso y de cesación
 
- Actas de descargos
 
- Carta de terminación firmada
 

- Cartas de entrega de la dotación firmadas

- Correo electrónico a Sodexho

- Correo electrónico al Departamento de Contabilidad y al Área Financiera

- Recibos de compra

 - Novedad de bonificación reportada

 - Carta de bonificación constitutiva

 - Correo electrónico dirigido al Departamento de Comunicación y Cultura

- Respuesta a juzgados

- Email enviado al Departamento de Beneficios y Compensación reportando el pago de los auxilios de transporte.

- Carta de auxilio extralegal de transporte.
- Oficio firmado

6. Generar informes
6.1 Generar informes para todas las Dependencias de la Universidad que tengan que ver con información de contratación.

6.2 Generar informe para el DANE, de manera trimestral y un consolidado anual, en el formato de excel entregado por el DANE.
Analista profesional - Informe trimestral y anual del DANE

- Informes varios para las dependencias de la Universidad
7. Brindar asesoría sobre pensión
7.1. Realizar la proyección de empleados próximos a cumplir requisitos de pensión de vejez (Ver procedimiento pre-pensionados)
 
7.2. Asesorar el personal con respecto a cambios de entidad de pensión
 
7.3 Ejecutar los programas de pre-pensionados y pensionados
 
7.4 Acompañar al personal en trámites de actualización y corrección de historia laboral, solicitud de pensión,  notificación y presentación de recursos.
Coordinadora de Contratación

Auxiliar administrativo
Se encuentran relacionados en el instructivo pre-pensionados
8. Evaluar y hacer seguimiento a los servicios
8.1 Aplicar encuestas a los clientes de los servicios prestados, tales como: constancias laborales; traslados, inclusión y unificación de grupo familiar en seguridad social.

8.2 Realizar seguimiento a los resultados obtenidos en los indicadores con el fin de tomar las acciones a que haya lugar bien sean correctivas o de mejora.

8.3 Realizar seguimiento a las acciones preventivas y de mejora a los riesgos y servicios no conformes con el fin de establecer cambios o adicionar otras acciones que estén encaminadas a evitar riesgos y propender a la mejora continua.
Coordinadora de Contratación

Analista profesional

Aprendiz

Auxiliar administrativo
- Revisión Trimestral GSDE.
- Informe de revisión por proceso