| 1. Planear y programar actividades de nómina |
Elaborar anualmente el calendario con las fechas de novedades para nómina.
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Coordinador de compensación
Analista de Compensación |
*Calendario de Novedades |
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2. Analizar y clasificar las novedades de los empleados docentes, administrativos y de cátedra. |
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* Analizar y clasificar las novedades recibidas de las dependencias.
* Devolver las novedades a las dependencias cuando no estén debidamente diligenciadas.
Para el caso de los docentes de cátedra:
* Habilitar el sistema para el ingreso de las novedades por parte de las dependencias.
* Verificar el reporte de las novedades hecho en el sistema por cada una de las dependencias.
* Analizar solicitudes de pago adicionales de acuerdo con los memorandos enviados por las dependencias y lo enlazado desde el sistema de Asignación Docente.
* Hacer validaciones |
Coordinador de Compensación
Analista de Compensación
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Funcionario entidad corredora de seguros |
*Memorandos de novedades de nómina.
* Correos electrónicos.
* Reporte de novedades de Registro Académico, CEC, Idiomas, Desarrollo Artístico y DEPP *Memorandos de novedades de pagos adicionales.
* Informe de validaciones. |
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| 3. Ingresar las novedades al sistema Queryx y enlazar las novedades de pago de cátedra |
*Ingresar las novedades de nómina al sistema Queryx
* Hacer el enlace de la información registrada en el módulo administración de cátedra al módulo de liquidación de nómina en el sistema Queryx. |
Analista de Compensación
Coordinador de Compensación Auxiliar de Beneficios y Compensación
Funcionario entidad corredora de seguros |
* Novedad reportada en el sistema.
* Informe de enlace de cátedra |
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| 4. Ejecutar la prenómina y reportar a Tesorería los valores a comprometer en bancos. |
* Parametrizar el sistema Queryx para ejecutar la nómina de acuerdo con las fechas y los procesos especiales.
* Ejecutar los procesos de la nómina según el plan de ejecución.
* Sacar totales por concepto.
* Reportar a la Tesorería los totales por banco. |
Analista de Compensación |
* Nómina procesada.
* Listados de prenómina.
* Informe totales por banco.
* Plan de ejecución diligenciado.
* E-mail a Tesorería con totales por banco de la prenómina. |
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| 5. Revisar novedades reportadas y procesos generados de la nómina y de cátedra |
* Verificar que las novedades recibidas hayan quedado procesadas en el sistema.
* Generar informe liquidación a nivel 1
* Verificar a través de muestreos que los cálculos realizados por el sistema estén correctos.
* Generar reporte de nómina de cátedra, verificar y hacer ajustes si se requiere.
* Generar las validaciones de nómina en el sistema. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Funcionario entidad corredora de seguros
Analista de Compensación
Coordinador de Compensación |
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* Informe totales por concepto
*Reporte de nómina por centro de pago (NOMCENPA).
* Informe liquidación a nivel 1.
* Reporte de nómina
* Informes de validación del sistema |
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| 6. Generar archivos para pagos y enviarlos a Tesorería |
* Generar listado de nómina por banco.
* Generar los archivos planos por cada banco.
* Verificar los totales y números de registros de los archivos planos vs el informe NOMCENPA
* Realizar ajustes a los archivos planos por banco de acuerdo con las fechas de pago. (fecha, renglones).
* Enviar e-mail a Tesorería con los totales por banco de la nómina definitiva.
* Enviar e-mail a Tesorería adjuntando los archivos planos para pago.
* Generar los cheques de nómina y notificar a la Tesorería sobre la impresión de los mismos. |
Analista de Compensación |
* Informe NOMCENPA.
* Archivos planos por banco.
* E-mail a Tesorería con los totales por banco de la nómina definitiva.
* E-mail a la Tesorería con los archivos planos para pago.
* E-mail a la Tesorería con notificación de impresión de cheques |
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7. Generar cheques por rechazos de nómina. |
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* Tesorería informa las cuentas que fueron rechazadas luego de hacer la transmisión de la nómina.
* Se generan cheques a los empleados que les fue rechazada la cuenta.
* Se envía e-mail a la Tesorería para que imprima los cheques |
Analista de Compensación |
E-mail a la Tesorería para la impresión de los cheques. |
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| 8. Generar memorando y reportes para pago (FOMUNE, AFC, pensión voluntaria). |
* Generar reportes a FOMUNE.
* Ingresar a PACO el pago a realizar a FOMUNE
* Generar listados y conciliar cuentas AFC y pensión voluntaria.
* E-mail a Tesorería solicitando el efectivo disponible para pago de AFC, seguro privado de pensión y pensión voluntaria.
* Generar los cheques de AFC, seguro privado de pensión, pensión voluntaria y enviar e-mail a la tesorería para su impresión. |
Analista de Compensación
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
* Memorando a FOMUNE
* Informe total por concepto FOMUNE
* Solicitud de pago PACO FOMUNE
* Planillas AFC y pensión voluntaria con sello de recibido del banco y relación con el detalle del pago.
* E-mail a la Tesorería con solicitud de efectivo.
* E-mail a la tesorería para impresión de cheques. |
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* Realizar backups de la nómina del período. |
Analista de Compensación |
Backups |
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10. Ejecutar los procesos contables |
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* Ejecutar los consolidados, parametrizando el sistema Queryx de acuerdo al período que se cierra.
* Analizar y procesar los comprobantes.
* Enviar e-mail a contabilidad informando el valor de cada comprobante.
* Cerrar interfaz contable
* Conciliar los datos enlazados por nómina con respecto a lo contabilizado. |
Analista de Compensación |
* E-mail con valor de comprobantes
* Plan de ejecución de nómina diligenciado |
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| 11. Archivar |
* Archivar en las carpetas de novedades de nómina y en los fuelles los documentos de cada nómina. |
Analista de CompensaciónAuxiliar de Beneficios y Compensación |
*Documentos archivados en cada una de sus carpetas |
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| 12. Evaluar y hacer seguimiento |
* Semestralmente se aplica una encuesta a los empleados para conocer su percepción.
* Trimestralmente se actualizan los indicadores con la información de este subproceso
* Se hace seguimiento a los resultados con el fin de tomar medidas en caso que haya lugar a ellas |
Jefe Beneficios y Compensación |
Informe de 3G (tres generaciones)
Resultados de las encuestas
Informe de registros para indicadores |
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