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1. Definir la programación de Talleres. |
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- El grupo de trabajo elabora el presupuesto, partiendo del análisis del comportamiento de los distintos Talleres durante el año, el presupuesto ejecutado, las evaluaciones.
- El Asistente define los costos para los Talleres, el cálculo del valor de su inversión y sus respectivos puntos de equilibrio.
- Ingresar el presupuesto al software SIPRES para luego comparar el presupuesto elaborado vs el presupuesto en el sistema.
- Realizar la programación académica de los Talleres. En caso de programar un Taller nuevo, solicitar a los facilitadores los
programas a ofrecer y las especificaciones de los materiales, herramientas y
equipos necesarios para el desarrollo de las actividades, así como los lugares
en donde se podrían adquirir.
- Obtener de Admisiones y Registro, del CINF, de Comunicación y Extensión
Cultural, las aulas, espacios o recursos que sean necesarios para poder llevar
a cabo las actividades de Talleres.
- Crear en el sistema CASANDRA la programación para los grupos de los Talleres. |
Asistente / Analista |
- Presupuesto Desarrollo
Artístico
- Programas de Talleres (Página web).
- Confirmación de reserva de aulas
- Calendario de programación anual de actividades.
- Programación de aulas Desarrollo Artístico.
- Informes del software Casandra
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2. Divulgar las actividades
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- Definir con la asesoría de Mercadeo
Institucional el medio más adecuado para divulgar las inscripciones. Si es un
medio impreso solicitar la reserva del espacio publicitario enviando correo
electrónico al área de mercadeo especificando la fecha de publicación, el
estilo (tamaño, policromía, blanco y negro, etc.) y la página. Si es un medio digital (páginas web o
Facebook) se definirán con Mercadeo los requerimientos necesarios. NOTA: Cuando se va a publicar en algún medio
nuevo se pide el público hacia quien va dirigido, así como el número de
ejemplares y la periodicidad con que se edita.
- Para el diseño de las piezas publicitarias se envía la información digitada
al Área de Comunicación Creativa para su diseño, tanto para la elaboración de
material promocional interno, como para la elaboración del aviso publicitario
del periódico y para la publicación en formato digital. Esta información se
envía por correo electrónico con la orden de solicitud de trabajo. 1. En el
caso de piezas físicas, solicitar por Neón el servicio de impresión. 2. En el
caso de la E-card, ésta se envía a la Unidad de Gestión para que ella se
encargue del envío al público objetivo por medio del software Mercurio. 3. En
el caso del aviso publicitario, el Área Comunicación Creativa lo envía a la
respectiva agencia publicitaria.
Nota: Los diseños de las piezas publicitarias son revisados previamente por el
equipo de trabajo antes de su impresión y publicación final.
- Actualizar cada semestre la página web
del departamento con base en la programación de Talleres.
- Enviar la información de las inscripciones, acompañadas de las piezas
publicitarias, a Extensión Cultural, Comunicación y Centro de egresados para
que la publiquen en sus respectivos medios de difusión (canal de estudiantes,
Intranet, Canal de egresados, portal web institucional, entre otros).
- Publicar la información de las
inscripciones de los Talleres en las redes sociales del Departamento.
- Informar por medio de correo electrónico sobre las inscripciones a
aquellas personas que se mostraron previamente interesadas y que están
incluidas en el archivo Lista de espera Talleres Artísticos.
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Asistente |
- Presupuesto Desarrollo
Artístico
- Programas de Talleres (Página web).
- Confirmación de reserva de aulas
- Calendario de programación anual de actividades.
- Programación de aulas Desarrollo Artístico.
- Informes del software Casandra |
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3. Realizar inscripciones en los
Talleres
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- Acompañar en el proceso de inscripción web
o inscribir vía telefónica en CASANDRA a los participantes interesados en tomar
el Taller: 1. Buscarlos por medio de su documento de identidad e inscribirlos. 2.
Si las personas no se encuentran en CASANDRA, se deben crear con sus datos
completos en la base de datos de la Institución a través de CASANDRA, para
luego inscribirlas. 3. Al momento de inscribir a un participante en los
Talleres, especificar tipo de participante (Jubilado, estudiante ASCUN, esposo
de eafitense, hijo de eafitense o participante CEC/Idiomas, etc.): esta especificación
solo para los participantes que no son estudiantes, egresados ni empleados
EAFIT, pues a estos últimos los reconoce el sistema. Nota: Al momento de la
inscripción, verificar siempre los datos de los participantes y actualizarlos
en caso de ser necesario.
- Al momento de la inscripción, y en los casos que se requieran, especificar en
la liquidación el menor valor del servicio, los descuentos o los saldos a favor
que no traiga por defecto el sistema.
- Entregar liquidaciones a los participantes inscritos en los Talleres para que
realicen su pago con código de barras, y quede legalizada su inscripción en el
sistema. Nota: 1. Cuando el participante se inscriba telefónicamente, enviar la
liquidación por correo electrónico para que él la imprima y realice el
respectivo pago; en este mismo correo se informará el procedimiento para
realizar el pago por comercio electrónico. 2. Si el participante tiene un saldo
a favor, entregar la misma liquidación que actúa como factura. 3. Si el
participante es empleado y paga con deducción de nómina, entregar la misma
liquidación que actúa como factura. 4. Si el participante paga por medio de
datáfono en las oficinas de Desarrollo Artístico, entregar copia del pago y la
liquidación que actúa como factura. 5. Si el participante paga por comercio
electrónico, al momento del pago encuentra una opción para imprimir la
liquidación que actúa como factura.
- El Asistente verifica diariamente el comportamiento de las inscripciones y
confirma los pagos realizados con tarjeta de crédito y tarjeta débito, con el
fin de verificar que se cumpla el punto de equilibrio establecido en el costeo
de los Talleres y determinar cuáles grupos de Talleres inician en la fecha
programada y cuáles se cancelan.
- Una vez finalizadas las inscripciones, retirar de Casandra a los participantes
inscritos en aquellos Talleres que no inician, con el fin de generar el saldo a
favor y la anulación de los pagos realizados: 1. Si fueron deducciones de
nómina, enviar un correo a Beneficios y Compensación, en el cual se detalle
nombre, cédula, número de la deducción y valor a anular. 2. Si el pago fue hecho
con las otras formas, el Asistente ingresa al sistema PACO
(http://webapps.eafit.edu.co/paco/) digita la información, la envía a
Contabilidad y hace seguimiento telefónico a las devoluciones. |
Analista |
- Informes del software
Casandra.
- Solicitudes de compra y servicios.
- Actas de grupos primarios Desarrollo Artístico.
- Carta de exoneración de responsabilidad civil.
- Carta de compromiso con las normas de seguridad.
- Listado de participantes del Taller de Joyería e Integrantes de los Grupos de
expresión artística.
- Listado para carnets.
- Plan de mantenimiento aulas artísticas. |
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| 4. Coordinar, realizar y
acompañar las actividades de Talleres |
- Para la contratación de los
facilitadores seguir el Procedimiento para la suscripción de contratos porprestación de servicios.
- Realizar reunión con los facilitadores para entregarles la evaluación del
semestre anterior, información sobre fechas de inicio y finalización de
actividades, entrega y firma de contratos, entrega de programas, nuevos
lineamientos institucionales, etc.
- Coordinar, una semana antes de iniciar el Taller de Joyería, la inducción de
seguridad a los participantes. Al finalizar la inducción, los participantes
nuevos deben firmar la Carta de compromiso con las normas de seguridad del
Taller de Joyería.
- Generar un listado de los participantes del Taller de Joyería realizando un
filtro y dejando por fuera a los estudiantes de pre y posgrado. Dicho listado
se envía al Coordinador de Contratación de Servicios para que éste les tramite
una póliza de vida de accidentes personales.
- El Aprendiz genera los listados de clase que se extraen del software Casandra
bajo el título Información detallada de participantes, con el fin de entregar
un listado impreso a los facilitadores.
- El Asistente envía a la Oficina de Carnetización el listado de los
participantes de Talleres, detallando particulares, cónyuge eafitense,
estudiante Ascun y padre/madre eafitense, con el fin de solicitar la impresión
de los respectivos carnets.
- El Aprendiz entrega a los facilitadores las listas y los carnets. Con las
listas, los facilitadores verifican que todos los participantes en clase
figuren en éstas.
- Tramitar ante el Departamento de Compras, por medio del sistema Neón, la
compra de materiales, herramientas y equipos necesarios para el desarrollo de
las actividades de Talleres.
- Solicitar con el apoyo del Aprendiz, el mantenimiento de aulas artísticas y
equipos. |
Analista |
- Informes del software
Casandra.
- Solicitudes de compra y servicios.
- Actas de grupos primarios Desarrollo Artístico.
- Carta de exoneración de responsabilidad civil.
- Carta de compromiso con las normas de seguridad.
- Listado de participantes del Taller de Joyería e Integrantes de los Grupos de
expresión artística.
- Listado para carnets.
- Plan de mantenimiento aulas artísticas. |
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