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​C​entro Documental
Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

Aula abierta​

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización

 ​22/04/2015 Creación
 
1. Objeto: Poner al servicio de la comunidad universitaria las aulas del Departamento de Desarrollo Artístico.

2. Alcance: Desde la programación de los espacios disponibles hasta la evaluación de la prestación del servicio.
​
3. Responsables: Analista

4. Definiciones:
 -      Aula abierta: Aula abierta es el espacio para que las personas disfruten de su desarrollo artístico y expresen su creatividad. Este servicio del Departamento de Desarrollo Artístico se puede disfrutar en cualquiera de las salas del bloque 12, en horarios en los que no se realizan clases.

​
5. Condiciones generales: N/A

6. Desarrollo:
 
Actividad​ Descripción ​ ​Responsable ​Registros

1. Determinar los espacios y horarios disponibles.
- Luego de realizar la programación de los Talleres artísticos, la Asignatura Bienestar Universitario y los Grupos de expresión artística, determinar qué horarios quedan disponibles para el uso del servicio de aula abierta. El registro de la disponibilidad horaria quedará en el formato de Programación de aulas.
 ​Analista ​Formato de programación de aulas.
​2. Coordinar el mantenimiento de las aulas artísticas.

 
 ​- Antes de iniciar las actividades de cada semestre, verificar el estado de las aulas artísticas con el fin de solicitar el mantenimiento necesario.  Si se deben realizar mantenimientos (aseo, pintura, etc.) se hace un requerimiento al Departamento de Planta Física por medio del sistema SAUL.

 

- Para el mantenimiento de los equipos del salón musical y el sonido del salón de baile se contrata un proveedor externo.		 ​Aprendiz ​Solicitudes del sistema SAUL.
3. Divulgar a la comunidad universitaria los espacios disponibles​ ​- Periódicamente se informa a la comunidad universitaria sobre el servicio de aula abierta, esto se hace por medio del correo electrónico, redes sociales, pantallas institucionales y otros medios de comunicación establecidos en la Universidad. ​Asistente ​Piezas publicitarias.
4. Realizar la reserva de las aulas artísticas. ​ ​- El Aprendiz verifica, en el formato de programación de aulas, la disponibilidad del aula solicitada. 

 

- Si el aula está disponible en el horario solicitado, el Aprendiz diligencia completamente el formato de programación de aulas, indicando la fecha de la reserva y el nombre del usuario, igualmente debe diligenciar en la pestaña de “Usuarios aula abierta” el nombre completo, teléfono, celular, correo electrónico y espacio reservado.  Nota: Para el caso del salón musical la reserva se hace durante todo el semestre y se debe diligenciar completamente la pestaña de “Usuarios Fuego”. 		 ​Aprendiz ​Formato de programación de aulas.
​5. Proporcionar la aulas artísticas ​- El Aprendiz verifica en el formato de programación de aulas el horario asignado al usuario.

 

- El Aprendiz entrega y recibe el aula en la fecha y horario indicado en el formato, revisando las condiciones en que se devuelve.  Para el caso del salón de baile y el salón musical se debe siempre indicar el adecuado manejo de los equipos y verificar el estado de los mismos cuando se haya entregado.		 ​Aprendiz ​N/A
​6. Evaluar el servicio prestado ​- Preparar la evaluación en el sistema SEVEN estableciendo las fechas de evaluación, modificando la evaluación en caso de ser necesario y autorizando la activación de la misma.


- Invitar, por medio de un correo electrónico, al usuario del servicio para que realice la evaluación.


- Construir el informe de resultados de la evaluación tabulando las respuestas y llevándolas a la matriz de correlación de resultados, con el fin de obtener el indicador de satisfacción.


- Analizar y evaluar el resultado de los indicadores.		 ​Asistente ​Resultados de evaluaciones tabuladas Desarrollo Artístico.​