| 1.Planear la actualización o elaboración de las descripciones del perfil del cargo |
Programar agenda y realizar entrevista con el Jefe Inmediato del cargo, para definir la descripción del perfil del cargo o actualización del mismo, diligenciando en conjunto el formato correspondiente.
Ver Instructivo para el levantamiento de perfiles de cargo
Registrar la información en la carpeta perfiles de cargo |
Coordinador de selección y desarrollo
Asistente de selección
Jefe
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Descripción del perfil de cargo
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| 2. Validación del perfil del cargo y definición del acuerdo de servicio |
Buscar en la carpeta perfiles de cargo, la descripción del perfil requerido, de acuerdo con los datos consignados en el formato de solicitud de selección y contratación, o identificar el perfil del aprendiz de acuerdo al área solicitante.
Comunicarse con el jefe inmediato del cargo, con el fin de conocer en mayor medida las expectativas sobre la persona a vincular y sobre posibles fuentes de reclutamiento.
Negociar y definir con el jefe el acuerdo de servicio y el seguimiento en tiempos de ejecución de las diferentes etapas del proceso, teniendo en cuenta la complejidad del cargo este tiempo puede variar. Dicho acuerdo se enviará por correo para su aprobación y se guardará en némesis en la carpeta de selección acuerdos de servicio. |
Asistente de selección y desarrollo
Jefe |
Perfil del cargo
Acuerdo de servicio |
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| 3. Activación del proceso de selección |
Para dar inicio a un proceso de selección, traslado o promoción, es necesario recibir la solicitud, mediante el formato de solicitud de selección y contratación, diligenciado por el responsable del área interesada, revisado y avalado por el responsable de Gestionar la Estructura Salarial.
Después de recibir la solicitud de selección, se registra en el archivo seguimiento a procesos de selección, con el fin de realizar un control y conocer el estado de cada uno de los procesos.
En el caso de selección de aprendices no se requiere diligenciar la solicitud, pero se debe tener en cuenta la cuota asignada y la fecha de terminación del contrato de aprendizaje actual, para poder identificar en que momento se debe dar inicio al proceso de selección. |
Coordinador de Selección y Desarrollo Asistente de Selección |
Solicitud de personal avalada Seguimiento a procesos de selección
Seguimiento aprendices activos |
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| 4. Reclutamiento |
Identificar las fuentes y las formas de reclutamiento idóneas, de acuerdo a las necesidades específicas para la vacante a cubrir, estas fuentes pueden ser: bases de datos interna, centros de egresados de universidades, entidades patrocinadoras de becas, redes sociales, publicaciones de prensa, empresas que ofrecen servicios selección, sitios web que ofrecen bases de datos, referidos, instituciones educativas a nivel técnico, tecnológico y profesional.
Reclutar y preseleccionar hojas de vida, que presenten mayor ajuste en cuanto a niveles de formación, experiencia y conocimientos respecto al perfil del cargo vacante y/o los datos consignados en el formato de solicitud de selección y contratación, a través de las fuentes y formas de reclutamiento definidas. |
Asistente de Selección |
Hojas de vida
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5. Preselección de candidatos |
Una vez se seleccionen las hojas de vida, el primer filtro lo debe hacer el jefe inmediato, quien notificará al área de Selección cuáles son los candidatos que continúan el proceso. En algunos casos por solicitud del jefe o dependiendo de la complejidad del cargo, el área de selección puede realizar la primera entrevista y le entregará al jefe los candidatos preseleccionados que más se ajustan al perfil.
El área de selección contactará telefónicamente a los candidatos preseleccionados por el jefe, para indagar expectativa salarial e interés de participar en el proceso de selección y cita a entrevista a los candidatos que cumplan y acepten la oferta.
Si el perfil del cargo a cubrir, tiene requerimientos de idiomas nivel B1 o superior, se debe solicitar certificado de suficiencia vigente, si no lo tiene, el candidato debe remitirse a prueba de clasificación en idiomas para poder continuar con el proceso.
Después de la entrevista con el jefe, este debe emitir un concepto de los candidatos a través del formato entrevista jefe, para verificar cuáles continúan el proceso con el área de selección.
En algunos casos, por solicitud del jefe o de acuerdo con la complejidad del cargo, se realizará centro de valoración o la aplicación de pruebas de conocimientos.
En caso tal, que ningún candidato sea preseleccionado por el jefe, se vuelve a iniciar la actividad de reclutamiento. |
Coordinador de Selección y Desarrollo
Asistente de Selección
Jefe |
Correo del jefe indicando los candidatos a citar a entrevista
Entrevista jefes
Entrevista selección |
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| 4. Valoración |
Los candidatos preseleccionados por el jefe, son citados por el área de selcción para aplicarles las pruebas psicotécnicas y realizar la entrevista.
Para la entrevista se tienen en cuenta los resultados de las pruebas, el formato entrevista jefe, el perfil del cargo y la información recolectada en el formato de entrevista. Tanto para cargos administrativos como para aprendices, se puede realizar entrevista grupal o individual según la demanda de hojas de vida y necesidad de cubrir las vacantes.
A los candidatos que pasen la entrevista con el área de selección, se verificará la referencia laboral del último cargo que ocupó y si el cargo lo requiere, se procederá a solicitar al proveedor asignado, el estudio de comportamiento financiero, con el fin de identificar su comportamiento credicticio, teniendo en cuenta que el candidato debe firmar la autorización para dicho estudio. Ver cargos que requieren estudio de comportamiento financiero en políticas de selección.
Se analizan los resultados de la información recolectada, para elaborar y enviar al jefe por mail el informe ejecutivo de la terna de candidatos evaluados, para apoyar su decisión.
Se contactará al jefe para resolver inquietudes y conocer la decisión que este haya tomado con respecto a la selección del candidato, esta decisión se puede informar vía telefónica o por correo electrónico, si no hay una decisión favorable, se sugiere al jefe tener en cuenta los demás candidatos evaluados, para que este identifique el nuevo candidato que continuará con el proceso. Si no hubo selección, se volverá a la actividad de reclutamiento.
De acuerdo a la decisión del jefe, el área de selección elaborará el informe de valoración del candidato seleccionado, con el fin de dar a conocer las fortalezas y oportunidades de mejora encontradas, este informe se envía al jefe por correo electrónico y se realiza retroalimentación presencial, si el jefe brinda el espacio para hacerlo, de lo contrario se realiza telefónicamente.
En el caso de selección de aprendices, después que pasen entrevista y pruebas, se procede a solicitar al proveedor asignado la entrevista familiar y luego se realiza el informe concepto general de aprendiz para entregarle al jefe.
Para la contratación de aprendices, el área de Selección y Desarrollo deberá verificar que el candidato no haya tenido contrato de aprendizaje (dejar evidenciaimpresa), que tanto la institución como el programa que cursa el candidato, esté avalado por el Sena (dejar evidencia impresa) y al momento de notificar por correo y telefónicamente al candidato que fue seleccionado, se le debe solicitar la carta de iniciación de la institución educativa, estas validaciones, son con el fin de evitar inconvenientes con las personas a contratar y con las instituciones educativas. |
Coordinador de Selección y Desarrollo Asistente de Selección
Jefe |
Entrevista de selección
Resultados de pruebas aplicadas y procesadas
Informe ejecutivo de la terna de candidatos
Estudio de comportamiento financiero
Referencias laborales
Informe de valoración
Entrevista familiar
Informe concepto general aprendiz
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| 5. Notificar la selección y finalizar el proceso |
Contactar al candidato seleccionado para informale la decisión tomada y definir con él la fecha de ingreso, esta decisión se formaliza a través de un correo electrónico, en el formato notificación de selección planta y temporales, donde se le informa las condiciones laborales que ofrece la Universidad a sus empleados.
Notificar a los candidatos no seleccionados, sobre la conclusión del proceso, por medio del formato carta de agradecimiento
Entregar al área de contratación el formato de solicitud de selección y contratación, diligenciado con los datos del candidato seleccionado, junto con su hoja de vida, la aprobación de la Coordinación de Selección y Desarrollo y los siguientes documentos:
- Diplomas de estudios técnicos, tecnológicos, pregrado, posgrado y demás que requiera el perfil del cargo
- Certificados laborales
- Certificación del nivel de inglés si el perfil del cargo lo requiere
- Examen de clasificación realizado por el centro de idiomas si el perfil lo requiere
- Tarjeta profesional si el programa cursado lo requiere
Notificar al jefe y a las personas involucradas, a través del formato notificación jefe, el inicio de la contratación del candidato seleccionado, así el Analista de Desarrollo puede programar la inducción y el entrenamiento respectivos.
Actualizar en el archivo seguimiento a procesos de selección el estado del proceso finalizado, con el fin de activar el plan de inducción y entrenamiento de la persona.
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Asistente de Selección |
Hoja de vida del candidato administrativo o aprendiz a contratar
Solicitud de selección y contratación
Carta de agradecimiento
Notificación de selección planta y temporales
Notificación jefe.
Seguimiento a procesos de selección
Evaluación de proceso de selección |
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| 6. Hacer seguimiento y evaluar |
Será responsabilidad del jefe inmediato, realizar la evaluación del periodo de prueba, tanto para los empleados nuevos como para los empleados que hayan sido trasladados y promovidos en el tiempo establecido, cuando selección envíe dicha solicitud. Tener en cuenta las especificaciones descritas en las políticas de selección.
El área de selección envía al jefe inmediato, el formato guía para la primera evaluación, promoción o periodo de prueba, para que en conjunto con su colaborador sea diligenciado y se indique si el empleado puede o no continuar en su cargo. Esta evaluación tiene como objetivo asegurar que jefes y colaboradores realicen el seguimiento a la adaptación al cargo, al desempeño y los resultados obtenidos hasta la fecha que se realice.
Si el jefe considera que el empleado no debe continuar en su cargo, debe enviar el formato diligenciado al área de selección, para informar al área de contratación y volver a iniciar las actividades desde el reclutamiento. Si considera que continúa en su cargo, también debe enviar el formato diligenciado al área selección y desarrollo, con el fin de actualizar el PDI (Plan de Desarrollo Individual) del empleado.
El área de selección debe actualizar trimestralmente el indicador oportunidad y SNC, con la información de los acuerdos de servicio establecidos para los procesos de selección y hacer seguimiento a los resultados con el fin de tomar acciones preventivas, correctivas o de mejora en caso que haya lugar a ellas. |
Asistente de selección
Jefe inmediato
Contratación
Analista de desarrollo
Coordinadora de selección y desarrollo |
Guía para la primera evaluación, promoción o periodo de prueba |
Entrevista familiar
Autorización estudio de comportamiento financiero
Informe del Comportamiento financiero |
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| 7. Archivo de documentación |
Para empleados administrativos seleccionados y docentes valorados: Los documentos se archivan y se conservan en Desarrollo de Empleados (Selección y Desarrollo).
Para empleados administrativos, la documentación se archiva de acuerdo a la dependencia a la que pertenece si es empleado de planta, en caso de ser empleado temporal, se archiva en carpetas independientes por orden alfabético, así: Copia de la hoja de vida, formato de entrevista estructurada para jefes diligenciado, formato entrevista selección, Pruebas psicotécnicas aplicadas y procesadas, informes de valoración, formato entrevista familiar, formato referenciación laboral, formato autorización estudio comportamiento financiero e informe de comportamiento financiero (únicamente para los cargos que lo requieren). Para docentes copia de la hoja de vida, formato entrevista selección, informe de valoración. Esta información se guarda durante todo el tiempo que el empleado o docente este vinculado.
Cuando el empleado o docente se retira de la Universidad (despido o renuncia), sus documentos son archivados en otra carpeta, se custodian después de su desvinculación por 4 años, posteriormente se destruyen, de acuerdo al procedimiento establecido por el CAD, centro de administración documental.
- Para empleados administrativos no seleccionados: La información se custodia bajo llave en el área de selección, posterior a 6 meses, se destruyen de acuerdo al procedimiento establecido por el centro de administración documental.
- Para personal administrativo interno en proceso por promociones, traslados, los resultados obtenidos, se archivan junto con los documentos de su proceso de selección inicial.
- Para Aprendices seleccionados: Los documentos son archivados en carpetas marcadas como aprendices y organizados en orden alfabético, cumplidos 2 años de realizado el proceso esta documentación es destruida.
-Para Aprendices no seleccionados: Los documentos son destruidos finalizado el semestre en el que se realizó el proceso de selección de aprendices el cual se realiza de acuerdo a necesidad.
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Asistente de selección
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Hoja de vida del candidato
Entrevista
Pruebas
Informe de valoración
Entrevista familiar
Referenciación laboral
Autorización estudio comportamiento financiero
Informe de estudio de comportamiento financiero |
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