1. Negociar y establecer servicios |
* Solicitar y recibir propuestas de productos o servicios a ofrecer
* Analizar propuestas y definir viabilidad de acuerdo con los servicios ofrecidos.
* Consolidar el acuerdo
*Divulgar servicios en los canales permitidos por la Universidad
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Jefe Beneficios y Compensación
Coordinador de Beneficios |
Propuestas de servicio complementario
Documento del convenio |
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| 2. Brindar asesoría al empleado |
* Recibir solicitudes e inquietudes de los empleados acerca de los servicios y analizarlos frente al tipo de contrato. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación,
Coordinador de Beneficios
Funcionario entidad corredora de seguros |
Solicitud de servicio complementario |
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| 3. Tramitar solicitud |
* Solicitar la información requerida de acuerdo al trámite y al tipo de contrato del empleado
* Analizar capacidad de endeudamiento y políticas del departamento.
* tramitar solicitud con las compañías de servicios complementarios |
Auxiliar de Beneficios y Compensación, Coordinador de Beneficios,
Funcionario entidad corredora de seguros |
Autorización escrita para descontar por nómina para entidades |
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| 4. Ingresar novedad al sistema |
* Ingresar la novedad reportada por la entidad en el sistema de información Queryx si el trámite correspondiente al convenio tiene esta opción. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación, Funcionario entidad corredora de seguros. |
Novedad en el sistema. |
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| 5. Conciliar cobros vs descuentos |
* Generar reportes de totales por concepto
* Comparar los reportes con las facturas, notas crédito o cuentas de cobro recibidas.
* Verificar las diferencias, producto de las conciliaciones mensuales *Aplicar las políticas establecidas por Beneficios y Compensación para las Conciliaciones |
Auxiliar de Beneficios y Compensación,
Funcionario entidad corredora de seguros |
Archivos de conciliación |
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| 6. Realizar ajuste y conciliación contable |
* Gestionar las correcciones con la Entidad o aplicar la actualización en la nómina del empleado, según el documento “Lineamientos para las conciliaciones de convenios con Entidades Externas”.Gestionar las correcciones con la Entidad o aplicar la actualización en la nómina del empleado, según el documento “Lineamientos para las conciliaciones de convenios con Entidades Externas”.
* Enviar a Contabilidad mensualmente, los reportes por totales de las conciliaciones realizadas en Excel. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación,
Funcionario entidad corredora de seguros. |
* Lineamientos para las conciliaciones de convenios con Entidades Externas
* E-mail a contabilidad con la conciliación |
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| 7. Autorizar pago de facturas |
*Generar información para pago de facturas con visto bueno, para envío a contabilidad. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación,
Coordinadora de Beneficios y Compensación,
Funcionario entidad corredora de seguros |
* Copia de la factura o de la hoja impresa de PACO, con visto bueno.
* E-mail a la tesorería con solicitud de efectivo a entidades. |
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| 8. Archivar |
*Enlazar las órdenes de pago por PACO con visto bueno, para envío a contabilidad * Solicitud a la tesorería la disponibilidad de efectivo cuando así se requiera. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación,
Funcionario entidad corredora de seguros. |
Carpetas por Entidad |
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