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1. Definir la
programación de actividades de Grupos de expresión artística.
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- El grupo de trabajo elabora
el presupuesto, partiendo del análisis del cumplimiento de las actividades de
los Grupos de expresión artística, la programación definida por el Departamento
para el siguiente año, así como las propuestas en los programas de trabajo
entregados por los Directores.
- Ingresar el presupuesto al software SIPRES para luego comparar el presupuesto
elaborado vs el presupuesto en el sistema.
- Realizar la programación de ensayos y presentaciones de los Grupos de
expresión artística.
- Obtener de Admisiones y Registro, del CINF, de Comunicación y Extensión
Cultural, las aulas, espacios o recursos que sean necesarios para poder llevar
a cabo las actividades de los Grupos de expresión artística.
- Crear en el sistema CASANDRA la programación para Grupos de expresión
artística.
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Asistente |
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- Presupuesto
Desarrollo Artístico
- Programas de Grupos de expresión artística.
- Confirmación de reserva de aulas
- Calendario de programación anual de actividades.
- Programación de aulas Desarrollo Artístico.
- Informes del software Casandra
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2. Divulgar las
presentaciones y actividades de los Grupos de expresión artística.
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- Definir para cada presentación
o actividad que piezas publicitarias y medios se utilizarán para divulgarlo
(Afiche, e-card, volantes, vallas, pasacalles, publicaciones virtuales, prensa
etc.)
- Para el diseño de las
piezas publicitarias se envía la información digitada al Área de Comunicación
Creativa para su diseño. Esta información
se envía por correo electrónico con la orden de solicitud de trabajo. 1. En el
caso de piezas físicas, solicitar por Neón el servicio de impresión. 2. En el
caso de la E-card, ésta se envía a la Unidad de Gestión para que ella se
encargue del envío al público objetivo por medio del software Mercurio. 3.
Nota: Los diseños de las
piezas publicitarias son revisados previamente por el equipo de trabajo antes
de su impresión y publicación final.
- Enviar la información de las presentaciones y actividades programadas a
Extensión Cultural, Comunicación y Centro de egresados para que la publiquen en
sus respectivos medios de difusión (canal de estudiantes, Intranet, Canal de
egresados, portal web institucional, entre otros). Para la distribución de las piezas físicas
externamente (Afiches, volantes, etc.) se contrata un proveedor de la
Universidad.
- Actualizar cada semestre la
página web del Departamento con base en la programación de los Grupos de
expresión artística y mensualmente actualizar la página con la programación presentaciones
y actividades. |
Asistente |
- Solicitud de diseño de
piezas.
- Material publicitario.
- www.eafit.edu.co/artistico
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3. Realizar inscripciones
en los Grupos de expresión artística.
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- Inscribir en CASANDRA
a los participantes interesados en integrar un Grupo de expresión artística: 1.
Buscarlos por medio de su documento de identidad e inscribirlos. 2. Si las
personas no se encuentran en CASANDRA, se deben crear con sus datos completos
en la base de datos de la Institución a través de CASANDRA, e inscribirlas. 3.
Al momento de inscribir a un participante en los Grupos de expresión artística,
especificar tipo de participante (Jubilado, estudiante ASCUN, esposo de
eafitense, hijo de eafitense o participante CEC/Idiomas, etc.): esta
especificación solo para los participantes que no son estudiantes, egresados ni
empleados EAFIT, pues a estos últimos los reconoce el sistema. Nota 1: Al
momento de la inscripción, verificar siempre los datos de los participantes y
actualizarlos en caso de ser necesario.
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Aprendiz |
- Informes del software
Casandra.
- Liquidaciones.
- Registro de devolución en Paco.
- Correos electrónicos solicitando anulaciones de deducciones de nómina.
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| 4. Coordinar, realizar y
acompañar las actividades de Grupos de expresión artística. |
- Reportar Beneficios y Compensación
y Desarrollo de los empleados - por medio del Formato Base de datos para la
elaboración de contratos- la información para la elaboración de contratos de
directores. En el caso de directores nuevos ver documento: Procedimiento para
contratación profesores de cátedra pregrado e idiomas.
- Para la contratación de los directores por prestación de servicios seguir el
siguiente procedimiento: Procedimiento
para la suscripción de contratos por prestación de servicios.
- Ingresar en el software Cátedra la información de inicio y finalización de las
actividades de directores, así como el reporte de horas adicionales con el fin
de los directores obtengan a tiempo la nómina correspondiente a su trabajo.
- Realizar reunión con los directores para entregarles información sobre fechas
de inicio y finalización de actividades, definición de fechas para las
audiciones, entrega y firma de contratos, nuevos lineamientos institucionales,
evaluaciones, etc.
- Generar un listado de los integrantes de los Grupos de expresión artística,
realizando un filtro y dejando por fuera a los estudiantes de pregrado. Dicho
listado se envía al Coordinador de Contratación de Servicios para que éste les
tramite una póliza de vida de accidentes personales.
- El Aprendiz genera los listados de clase que se extraen del software Casandra
bajo el titulo Información detallada de participantes, con el fin de entregar
un listado impreso a los directores para que ellos lleven el control de
asistencia.
- Enviar a la Oficina de Carnetización el listado de los integrantes de los Grupos
de expresión artística, detallando particulares, con el fin de solicitar la
impresión o activación de los respectivos carnets.
- Enviar la programación de presentaciones y actividades a los Grupos de
expresión artística por medio de EAFIT Interactiva.
- Solicitar con el apoyo del Aprendiz, el mantenimiento de aulas artísticas y
equipos, así como el lavado de vestuario en caso de ser necesario.
- Preparar con el apoyo del Aprendiz la logística de presentaciones de los
Grupos de expresión artística, tanto internas como externas ya sean estas
programadas o solicitadas:
1. Para el caso de las presentaciones programadas, definir el nombre, medio de difusión, invitados
o grupos acompañantes, necesidades de escenario, vestuario, iluminación,
sonido, etc.
2. Para el caso de las presentaciones solicitadas se
deben tener en cuenta las Políticas para presentaciones de los Grupos de
expresión artística y el cumplimiento de los requerimientos técnicos y
logísticos de presentaciones.
3. Si la presentación
solicitada es externa y por fuera del área metropolitana, además tener en
cuenta las Políticas para presentaciones de los Grupos de expresión artística y
el cumplimiento de los requerimientos técnicos y logísticos de presentaciones, todos
los participantes del grupo deben firmar una carta de exoneración de
responsabilidad civil exigida por la universidad. |
Asistente / Analista |
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- Informes del
software Casandra.
- Programación de grupos con horas presupuestadas.
- Archivo Base de datos para la elaboración de contratos.
- Solicitudes de compra y servicios.
- Actas de grupos primarios Desarrollo Artístico.
- Carta de exoneración de responsabilidad civil.
- Carta de compromiso con las normas de seguridad.
- Listado de participantes del Taller de Joyería e Integrantes de los Grupos
de expresión artística.
- Listado para carnets.
- Plan de mantenimiento aulas artísticas.
- Inscripciones de festivales, encuentros y concursos.
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