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​​C​entro Documental

Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

​Formación y capacitación profesoral

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización
​31/10/2015 ​​Se traslada el procedimiento del aplicativo Isolución, de acuerdo con el nuevo direccionamiento estrátegico y las lineas de accion, se revisa, se retira la actividad "Analizar las solicitudes de formación y capacitación" ya que esta actividad pasó a la Dirección de Docencia.
 
1. Objeto: Apoyar administrativamente las actividades que están encaminadas a dar cumplimiento a las determinaciones tomadas por el Comité de Formación y capacitación y las decisiones de los decanos sobre la capacitación nacional.

2. Alcance: Inicia con la planeación del presupuesto y termina con la recepción de certificado de asistencia para capacitación y con la devolución de documentos soportes del contrato condonable cuando es un programa de formación y envió documentación a la historia laboral.

3. Responsables:
Asistente de Asuntos Profesorales
Analista de Desarrollo Humano
Auxiliar Administrativa Desarrollo de Empleados

4. Definiciones:
PROGRAMAS DE FORMACIÓN: La Universidad EAFIT considera como programas de formación aquellos que permiten el perfeccionamiento del profesor en un área del conocimiento, una profesión o una disciplina, mediante la realización de posgrados a nivel de Maestría o Doctorado.
PROGRAMAS DE CAPACITACION: La Universidad EAFIT considera como programas de capacitación, aquellos que permiten el perfeccionamiento del profesor para su ejercicio profesional en la Institución, mediante eventos, de formación pedagógica, de actualización en la profesión o disciplina, de formación en investigación o de administración académica, entre otros.
CONTRATO DE FORMACIÓN CONDONABLE: Pacto entre las partes, por el cual el estudiante se obliga a prestar servicios en contraprestación por los estudios financiados por la Universidad EAFIT.
OTRO SÍ: Modificación o anexo que se realiza a un contrato y es aceptado por las partes que intervienen en el acto.
PROPIEDAD DEL CLIENTE: Incluye toda aquella información y documentos suministrados por los docentes.
BISA: Sistema (software) para la administración de becas.

5. Condiciones generales:
No aplica
6. Desarrollo:
 

Actividad​

 Descripción ​ ​Responsable ​Registros
7.1 Planear la gestión de la formación y la capacitación​ ​Elaborar el presupuesto, realizando la proyección para el próximo año, teniendo en cuenta las nuevas capacitaciones y programas de formación, la ejecución actual y la ejecución del año anterior. ​Asistente de asuntos profesorales ​
​ ​Enviar presupuesto al departamento Costos y Presupuestos para su aprobación. ​Asistente de asuntos profesorales ​Correo electrónico
​7.2 Ejecutar las decisiones del comité

​PARA PROGRAMAS DE FORMACION, DOCENTES DE PLANTA:

Verificar que el codeudor cumpla con los requisitos para ser avalista (Ver requisitos para formalizar el contrato condonable)

 ​Analista Desarrollo Humano ​
​ ​Elaborar contrato condonable, pagaré y carta de instrucciones de acuerdo con los modelos guia preestablecidos por el área jurídica, pasar para revisión del Asistente de asuntos profesorales. ​Analista Desarrollo Humano ​Contrato condonable , carta instrucciones y pagaré
​ ​Revisar los contratos y otro si, pagarés y cartas de instrucciones ​Asistente de asuntos profesorales ​
​ ​Hacer firmar por el empleado, el codeudor y vicerrector el contrato condonable, pagaré y carta de instrucciones.  ​Analista Desarrollo Humano ​Contrato condonable, carta instrucciones y pagaré firmados
​ ​Elaborar y enviar al Departamento de Tesorería y Cartera memorando con la programación de los pagos que se deben realizar, detallando la fecha, concepto y valor e indicar la cuenta contable y el centro de costos que debe ejecutar. ​Analista Desarrollo Humano ​memorando de pagos
​ ​Solicitar la compra de tiquetes aéreos, para su respectiva expedición cuando se requiera desplazarse a otras ciudades y/o países ​Analista Desarrollo Humano ​Solicitud tiquetes de capacitación
​ ​Revisar periódicamente los informes de capacitación y escribir a los docentes, el vencimiento de contratos. ​Analista Desarrollo Humano ​carta vencimiento contrato
​ ​Enviar correo electrónico al procedimiento administrar la compensación, y al procedimiento de Contratación informando las fechas de iniciación, regreso y las condiciones salariales del empleado durante el período de tiempo de la capacitación. ​​Asistente de asuntos profesorales ​Email informando fechas y condiciones salariales
​ ​Ingresar la beca al sistema Bisa cuando se trata de programas de formación en EAFIT. ​​Analista Desarrollo Humano ​
​ ​Enviar correo electrónico al docente informado el ingreso de la beca. ​Analista Desarrollo Humano ​Correo electrónico
​ ​Recibir la solicitud de prórroga con su respectiva aprobación ​Analista Desarrollo Humano ​
​ ​Elaborar el otros sí del contrato y pasarlo para revisión del Asistente de Desarrollo Humano ​Analista Desarrollo Humano ​Otro sí firmados
​

​PARA PROGRAMAS DE FORMACION EN EAFIT PARA DOCENTES DE CATEDRA:

Verificar que la solicitud tenga el visto bueno del Decano y del Jefe de Departamento respectivo.  

Asistente de asuntos profesorales

​Analista Desarrollo Humano

 ​Solicitud de formación aprobada
​ ​Verificar que el empleado cumpla con los requisitos de beca empleado cátedra (ver reglamento de beca). Asistente de asuntos profesorales
​Analista Desarrollo Humano
 ​
​ ​Analizar según el reglamento el porcentaje de beca según asignación académica. ​Analista Desarrollo Humano ​
​ ​Enviar correo electrónico informando, el porcentaje de beca aprobado. ​Asistente de asuntos profesorales
​Analista Desarrollo Humano
 ​Correo electrónico
​ ​Verificar el cumplimiento de los requisitos de beca empleado cátedra e ingresar la beca en el Sistema Bisa. ​Analista Desarrollo Humano ​
​ ​Enviar correo informando la asignación de la beca en el Sistema Bisa.  ​Analista Desarrollo Humano ​Correo electrónico
​ ​Elaborar carta de compromiso y se hace firmar. ​​Analista Desarrollo Humano ​Carta formalización beca firmada
​

​PARA CAPACITACION A NIVEL INTERNACIONAL:

Enviar correo electrónico al docente solicitando la reserva del tiquete, los datos para la inscripción y el seguro médico.

 ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​correo electrónico de solicitud reserva y datos seguro.
​ ​Diligenciar el Formato solicitud de tiquetes de capacitación en el exterior cuando se haya aprobado en la solicitud, la compra de este, y remitirlo a la agencia de viajes para su respectiva expedición. ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Formato solicitud de tiquetes aéreos diligenciado.
​ ​Elaborar y enviar a la Tesorería memorando con la programación de los pagos que se deben realizar, detallando la fecha, concepto y valor e indicar la cuenta contable y el centro de Costos que debe ejecutar.  ​​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Memorando pagos ayuda económica.
​ ​Archivar los documentos en la carpeta capacitación en el exterior. ​​​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Carpetas de capacitación
​ ​Solicitar al docente el respectivo certificado del evento y enviar a la hoja de vida ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Correo electrónico
​

​PARA CAPACITACIÓN A NIVEL NACIONAL CON ENTIDADES EXTERNAS:

Verificar que la solicitud tenga el visto bueno del Decano y del Jefe de Departamento respectivo.

 ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​
​ ​Realizar la inscripción del docente al evento vía email y telefónicamente. ​​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Correo electrónico
​ ​Enviar correo electrónico al docente, la secretaria del departamento y Costos y presupuestos informando el valor de la inscripción ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Correo electrónico
​ ​Recibir la factura, verificar la información y darle el trámite para el pago correspondiente. ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Copia factura
​ ​Archivar los documentos en la carpeta capacitación a nivel nacional con entidades externas. ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Carpetas de capacitación
​ ​Solicitar al docente el respectivo certificado del evento y enviar a la hoja de vida ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados

​correo electrónico

Formato remisión documentos a la hoja de vida

​

​PARA CAPACITACION EN EAFIT:

El docente hace la solicitud de la beca a través del sistema Bisa; el Centro de Idiomas o el Centro de Educación continua, le notifican si fue aceptado o rechazado el curso de acuerdo a la disponibilidad de sillas vacías.

 ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​
​ ​Cuando el docente incumple con la política establecida, el sistema Bisa, envía una notificación al correo electrónico de la Auxiliar Administrativa de Desarrollo de Empleados informando el incumplimiento de los requisitos por parte de los empleados para proceder a efectuar los cobros correspondientes a través del mismo sistema. ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​
​7.3 Liquidar los contratos condonables de formación

​Una vez culminados los estudios (Título, acta grado constancia):

Solicitar a Cartera el valor del saldo que se encuentra en la cuenta condonable asignada al empleado.

 ​​Analista Desarrollo Humano ​Correo electrónico
​ ​Elaborar el plan de condonación, de acuerdo con los tiempos estipulados en el contrato condonable, pasar para revisión del asistente de Desarrollo Humano. ​​​Analista Desarrollo Humano ​Plan de condonación.
​ ​Revisar el plan de condonación. ​Asistente de asuntos profesorales ​
​ ​Enviar al empleado y al área de Cartera, copia del plan de condonación. ​Analista Desarrollo Humano ​Plan de condonación.
​ ​Remitir los contratos, otros si y documentos propiedad del cliente, al procedimiento administrar la información documental de los empleados, para que sea conservada en la historia laboral del empleado. ​Analista Desarrollo Humano ​Remisión de Documentos para la historia laboral
​ ​Realizar seguimiento a la condonación y una vez terminada la condonación, se devuelve al empleado los documentos soportes del contrato condonable. ​Analista Desarrollo Humano ​Carta devolución
​7.4 Generación de informes ​Realizar informe de ejecución presupuestal en capacitación internacional.
 ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Informe de ejecución del presupuesto
​ ​Realizar informe de participantes en capacitación a nivel internacional y en entidades externas ​Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados ​Informe de capacitación.
​ ​Realizar informe de participantes en programas de formación ​Analista Desarrollo Humano ​Informe formación docente
​ ​Realizar informe inversión en programas de formación en EAFIT ​Analista Desarrollo Humano ​Informe inversión en becas
​ ​Realizar informe de ejecución del presupuesto programas de formación fuera de EAFIT ​Analista Desarrollo Humano ​Informe de ejecución presupuestal
​7.5 Evaluar y hacer seguimiento ​Aplicar las respectivas evaluaciones definidas para cada procedimiento en los establecidos Auxiliar Administrativo Desarrollo Empleados
​Analista Desarrollo Humano​		 ​Encuestas
​ ​Realizar seguimiento a los resultados con el fin de tomar medidas en caso que haya lugar a ellas. ​Asistente de asuntos profesorales​ ​Informe de 3G (tres generaciones)