Las unidades asesoras de Rectoría: el soporte corporativo para el quehacer eafitense

Hasta hace unos meses eran aspirantes, hoy son apasionados del conocimiento. Esta es la denominación que el Departamento de Mercadeo les ha dado, como parte del nuevo Plan Estratégico, a las personas interesadas en estudiar en EAFIT. Y es que esta unidad, que tradicionalmente se encarga de posicionar a la Institución desde el punto de vista de marca y garantizar la atracción de estudiantes, ahora expande su alcance no solo a quienes van a ingresar a los programas de pregrado y posgrado, sino a las entidades públicas y privadas, y a todas las personas que quieran acceder a una experiencia de aprendizaje para toda la vida a través de las diferentes posibilidades de formación que les ofrece EAFIT.

Y para dar cumplimiento al nuevo propósito que se plantea esta dirección como parte del Itinerario EAFIT 2030, Carolina Hurtado Ochoa, líder de la unidad, cuenta con el apoyo de un equipo de trabajo de cerca de 24 personas –entre empleados administrativos de planta y contratistas-, dispuestos de la siguiente manera:

Una jefatura de Marca que vela porque exista una marca institucional coherente, que inspire y que se comunique de manera cercana con nuestros públicos de interés; una Jefatura de Activación y Comercialización para pregrado y posgrado; un área de Investigación de Mercados para generar valor a través del análisis de datos de investigaciones cualitativas y cuantitativas; y un área de Mercadeo relacional y CRM que dialoga con esos “apasionados del conocimiento” a través de herramientas como Eloqua y Salescloud, el contact center, y el Centro de Visitantes.

Se trata de una labor para la que, en palabras, de Carolina Hurtado, es vital el relacionamiento con las diferentes dependencias académicas y administrativas, de manera que se pueda lograr un discurso homogéneo como Institución.

La directiva señala, además, que Mercadeo Institucional se sube al galeón del Itinerario EAFIT 2030 con el compromiso de seguir apoyando el crecimiento institucional desde estos cuatro frentes, y agrega que desde ya han identificado algunos de esos retos en los que sienten que tienen más incidencia, como la generación de nuevas fuentes de ingreso, el aprendizaje para toda la vida, el fortalecimiento de la capacidad relacional y las alianzas que generen nuevos vínculos de confianza.

El fortalecimiento de la proyección nacional e internacional de la Institución fue uno de los ejes centrales del Plan Estratégico de Desarrollo 2012-2018 y, aunque se lograron importantes avances en este frente de acción, en el Itinerario EAFIT 2030 seguirán sumándose esfuerzos para lograr una mayor visibilidad y contribuir a la internacionalización de la Universidad. En esa gestión la labor de la Oficina de Relaciones Internacionales, liderada por María Teresa Uribe Jaramillo, tendrá un papel fundamental.

La eafitense explica, además, que la internacionalización es un proceso transversal a diferentes dependencias académicas y administrativas, y de ahí la importancia de realizarlo de manera articulada para que esto se traduzca en un mayor posicionamiento de la Institución y en más convenios con aliados estratégicos.

En ese sentido, la ORI trabaja en dos frentes de acción; por un lado el de la movilidad de estudiantes y profesores –tanto entrante como saliente-; y por el otro en el tema de cooperación internacional en los campos científico, académico y para el desarrollo. Cada una de estas líneas cuenta con sus respectivos líderes quienes, a su vez, están acompañados por un personal de apoyo para un total de ocho personas.

“También contamos con un Comité de Cooperación en el que participan otras unidades como EAFIT Bogotá, EAFIT Social, Innovación, entre otros, con el que queremos potenciar el relacionamiento con aliados y lograr vínculos de confianza que permitan proyectos de gran alcance”, señala la directiva.

Cerca de 280 convenios en más de 20 países; un aproximado de 80 visitas internacionales al año, un promedio de 280 estudiantes extranjeros en EAFIT y otros 210 por fuera del país, hacen parte de los indicadores de esta unidad, cifras que María Teresa y su equipo de trabajo esperan seguir consolidando en el futuro, especialmente con los continentes asiático y africano, la internacionalización de los currículos, y el apoyo a los programas virtuales, entre otras acciones.

Hasta hace algunos años la Universidad contaba con un grupo de abogados dispersos en diferentes dependencias para apoyar los procesos de la Institución desde la perspectiva jurídica y legal. Sin embargo, en 2016 estos profesionales pasaron a conformar una sola dependencia a través de la Secretaría General y, hoy en día, constituyen una unidad de servicio transversal y articulada con las diferentes dinámicas eafitenses. 

Hugo Castaño Zapata lidera este equipo humano de nueve abogados que cubren las diferentes necesidades de la Institución en temas como contrataciones (tanto laboral como con entidades públicas y privadas), para evitar riesgos jurídicos o reputacionales; de propiedad intelectual (patentes, modelos de utilidad, secretos industriales, derechos de autor, entre otros) de la mano de Innovación EAFIT; en la redacción de políticas, reglamentos y manuales necesarios para la operación de la Universidad; en asuntos de habeas data; y en respuesta a derechos de petición, acciones de tutela, o solicitud de información por parte de entidades externas.

“También acompañamos a la Institución en los comités disciplinarios para garantizar el debido proceso y que este se ajuste a las disposiciones legales”, expresa el directivo, quien a su vez agrega que, como secretario general de la Universidad, una de sus responsabilidades, es ser el custodio de la memoria institucional en todo lo relacionado con redacción, conservación y firma de actas en estas y otras sesiones de la Alta Dirección eafitense.

De manera adicional esta unidad ha venido atendiendo todo el tema de los extranjeros que trabajan con la Institución, en lo referente a tipos de visado, formas de pago, retenciones y asuntos tributarios.

De esta manera, y conscientes del rol tan importante que desempeñan para el buen funcionamiento y transparencia en los procesos institucionales, la Secretaría General espera seguir apoyando a la Rectoría y demás unidades en el marco del Itinerario EAFIT 2030, especialmente con rutas de acción para la atención eficiente de las necesidades de la comunidad, la promoción de políticas que apunten a procesos más inclusivos, la apropiación de una cultura del respeto a las normas y los valores institucionales, y la asesoría jurídica pertinente en el proyecto de transformación digital que emprende la Institución, entre otras acciones.

En uno de las primeras sesiones del Consejo Superior de 2018 se aprobó la creación de la Dirección de Desarrollo Institucional y Egresados. Desde entonces, Isabel Gómez Yepes pasó a liderar una unidad con dos importantes brazos de acción: por un lado, todo lo relacionado con el fortalecimiento y mantenimiento del vínculo con la comunidad de graduados eafitenses (a través de un Centro de Egresados con más de 40 años de trayectoria) y, por el otro, con el nuevo Centro de Filantropía, que nace para aportar al desarrollo institucional a partir de los donativos económicos, en tiempo y en talento.

Y esas han sido, durante todo este año, las líneas de acción en las que han estado concentrados los esfuerzos de este equipo de trabajo, que opera desde una de las casas del Barrio La Aguacatala II y que, como explica la directora, está comprometido con un mismo norte: “cultivamos vínculos para transformar vidas”.

En esta labor Isabel cuenta con el apoyo de dos jefaturas para cada uno de los centros. El de Egresados, por ejemplo, cuenta con una asistente de comunicaciones, y los responsables de los procesos de intermediación y acompañamiento en el trabajo, y del Observatorio a Graduados y Procesos de calidad. “Es desde esta unidad que mantenemos ese contacto vivo y permanente con los graduados, y les recordamos a través de todas nuestras actividades que EAFIT siempre será su casa, porque justamente uno de nuestros Principios Rectores dice: acompañamos a los egresados”, complementa la directora.

La jefatura del Centro de Filantropía, por su parte, apunta su labor de solidaridad en tres causas principales: estudiantes; ciencia, tecnología e innovación; y desafíos institucionales en temas de cultura, deporte e infraestructura. Para esto cuenta con una coordinación administrativa, un analista de prospectos y, en los próximos meses, con un profesional para el manejo de las comunicaciones.

“Vale la pena aclarar que no son áreas divididas, sino que trabajan de manera articulada. Y ese relacionamiento será vital para las apuestas que queremos hacer en el Itinerario EAFIT 2030, y que estarán enfocadas en retos como nuevas fuentes de ingresos, alianzas con diferentes sectores del orden público y privado para construir sociedad, y responsabilidad social universitaria. A este nuevo rumbo nos sumamos de manera decidida, y con compromiso, creatividad y pasión”, concluye Isabel.