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Así es la estructura que da soporte al Itinerario EAFIT 2030
Agilidad, diversidad y eficiencia, otros de los beneficios de esta reestructuración. Haga clic en la imagen para ampliarla y conocer en profundidad la nueva Carta Organizacional de EAFIT.
• El diálogo lateral y la interacción permanente entre áreas serán aspectos fundamentales para dar soporte al Itinerario EAFIT 2030, a través de este nuevo organigrama.
• La estructura organizacional cuenta con varias novedades entre las que se destaca un esquema matricial, que facilita la relación entre las diferentes unidades académicas y administrativas.
El año: 1961. El musical West Side Story se estrena en las salas de todo el mundo y, de manera instantánea, se convierte en un éxito cinematográfico, al obtener 10 premios Óscar y un gran reconocimiento mundial gracias a su banda sonora, compuesta por Leonard Bernstein.
Más de 50 años después, la Universidad usaría esta obra musical para iniciar el proceso de reestructuración de su
Carta Organizacional. Y aunque en apariencia no existe una conexión evidente entre los dos temas, Alfonso Vélez Rodríguez, docente y asesor de Consultoría en Innovación EAFIT, recuerda que a mediados de 2016 el Consejo Superior de la Institución se basó en esta composición para realizar un ejercicio interno.
El experimento, según explica, tuvo un primer momento en el que, con el apoyo de la Orquesta Sinfónica EAFIT, se interpretó la reconocida pieza bajo la lógica con la que funcionaba, en ese entonces, el direccionamiento organizacional de la Universidad. Posteriormente, se volvió a tocar tomando como referencia la estructura con la que debería actuar un equipo más efectivo. El contraste evidente entre los dos momentos llevó a los directivos a reflexionar sobre los aspectos que debían ser fortalecidos.
“Se concluyó que la Universidad debía funcionar por sus procesos core o misionales y que se debía encontrar la manera para que las distintas tomas de decisión de la Universidad quedaran delegadas y así mejorar la capacidad relacional, disparar sinergias y un trabajo más articulado, garantizar la unidad a pesar de las diferencias, respetar la diversidad y mantener una dirección fuerte”, expresa Alfonso.
Y ese anhelo, como manifiesta Alberto Jaramillo Jaramillo, director de Direccionamiento Estratégico, también coincidía con el rápido crecimiento que venía teniendo la Institución durante los últimos años, y que se reflejaba en la aparición de más programas de pregrado y posgrado, la creación de nuevas dependencias académicas y administrativas, el aumento de su producción científica y de sus vínculos con diversos sectores y, en general, con otra serie de elementos y transformaciones que evidenciaban que era necesario un nuevo direccionamiento de la organización.
La última reforma a esta estructura se había hecho en 1996 y EAFIT había evolucionado mucho desde esa fecha. Así, después de varios meses de reuniones y afinaciones se llegó a la consolidación de este organigrama que, además de la organización por procesos, le apunta al diálogo lateral entre áreas; a servicios corporativos ágiles y eficientes; a la diversidad interna de negocios; a la dirección coherente, integral y articulada; y a la agilidad en la toma de decisiones.
De igual manera, este modelo le permite al Rector dedicarse a un rol más estratégico en temas de relacionamiento, recursos, reputación, alianzas, cooperación, entre otros.
“Sentíamos que el vestido ya nos quedaba pequeño, y que en el futuro sería humanamente imposible dar respuesta a todas las unidades que estarían reportando a Rectoría”, agrega el Rector.
Y tanto el Rector, como Alfonso y Alberto coinciden en que este proceso de reestructuración se dio, casi de manera paralela, a la construcción del
Itinerario EAFIT 2030, y teniendo en cuenta los desafíos estructurales que significaría dar cumplimiento a una meta institucional tan ambiciosa como esta.
El trazado de cancha para una organización más eficiente
Algunos directores técnicos deportivos acostumbran, antes o en el intermedio de un partido, dibujar el campo de juego sobre una pizarra para indicar posiciones, definir estrategias de defensa, o señalar formas de contraataque. Para Alfonso Vélez este ejemplo ilustra el funcionamiento de la Carta Organizacional de EAFIT, solo que en lugar de posiciones, defensa y contraataque, define las responsabilidades, los roles, las áreas de atención y las dinámicas de relación que tienen que existir entre las personas.
En el “rayado de cancha” de EAFIT, el Consejo Superior es el estamento principal de direccionamiento y el encargado de la orientación estratégica de la Institución. Junto a este también se encuentran otros órganos superiores como los Consejos Directivo y Académico, y la Rectoría.
De la Rectoría, a su vez, se desprende un grupo de unidades asesoras, o de tipo corporativo, que generan las condiciones para el buen funcionamiento de la Institución y que, aunque no son ejecutoras de procesos misionales, sí orientan a la Rectoría en su direccionamiento desde la perspectiva jurídica, comunicacional, de mercadeo, de estrategia en otras regiones del país, de relaciones internacionales, del vínculo con su población de egresados y de la labor de filantropía.
“El Rector es como el CEO o el gerente, y en esta nueva estructura sus funciones no cambian, sino que delega algunas de estas en tres vicerrectorías”, explica Alberto.
Y sobre este punto en específico, el Rector resalta que los nombres que fueron asignados a estas tres unidades anuncian su énfasis y razón de ser. Por ese motivo no responden a denominaciones tradicionales como vicerrectorías académica, de investigación o de extensión, sino unas con un sentido más profundo y alineadas con lo que busca la Institución: Aprendizaje, Descubrimiento y Creación, y Administrativa y de Proyección Social.
A esta explicación se suma Alfonso una vez más, para indicar que dichas dependencias estarán en permanente interacción con los decanos —quienes seguirán siendo las cabezas de las escuelas—, y se encargarán de dar guía y direccionamiento bajo la metodología de un modelo matricial.
“Es decir, en un trazado en el que cada director de proyecto o programa interactuará con tres jefes; con su jefe en línea o de departamento, con su decano, y con cada uno de los vicerrectores dependiendo del tema con el que se relacione su proceso, ya sea aprendizaje, descubrimiento, o proyección social. Esta labor implicará mucha comunicación y trabajo en equipo entre los expertos temáticos y las áreas corporativas”, menciona.
Finalmente, el eafitense resalta que son las personas las que construyen la Universidad todos los días, y la adaptación a este documento no solo significa un reto institucional, sino también una oportunidad de aprendizaje y una invitación al trabajo constante en equipo que enriquezca, fortalezca y permita un mayor crecimiento de la Institución.
Algunos de los órganos de la Alta Dirección de la Institución
Desde el nacimiento de la Universidad los fundadores decidieron darle vida a este organismo —el máximo estamento de la Institución—, para dar línea a las decisiones más importantes y estratégicas, así como a todos los temas de fortalecimiento, direccionamiento y proyección. José Alberto Vélez Cadavid es el presidente actual del Consejo Superior de EAFIT, y en esta gestión se encuentra acompañado por David Escobar Arango, en el cargo de vicepresidente, por los demás integrantes fundadores, activos y honorarios, por el Rector, y por el Secretario General.
El Consejo Directivo es el órgano ejecutivo de las políticas académicas y administrativas establecidas por el Consejo Superior. En la Institución este estamento está conformado por tres representantes del Consejo Superior (entre los que se encuentran el presidente, el vicepresidente y un integrante delegado, con su respectivo suplente), y por representantes de los estudiantes, de los profesores y de los egresados.
La aprobación de planes de estudio y del calendario académico, las recomendaciones sobre la creación de nuevos programas de pregrado o posgrado, y la verificación del cumplimiento de las políticas académicas o investigativas de la Institución son solo algunas de las funciones de este estamento que, con la participación de los decanos y de representantes de los estudiantes y los profesores, asesora directamente a Rectoría.
Por definición en los Estatutos Generales, el Rector es el representante legal de la Universidad y el encargado de dirigir académica y administrativamente a la Institución de acuerdo con los lineamientos trazados por los Consejos Superior y Directivo. El Rector delega parte de su gestión, a su vez, en las vicerrectorías de Aprendizaje, Descubrimiento y Creación, y Administrativa y de Proyección Social.
Es un órgano asesor y veedor que apoya al Consejo Superior en la verificación de que todos los procesos de la Universidad se realicen con transparencia y de acuerdo con las declaraciones y Estatutos Generales de la Institución. También cumple el rol de revisor de la gestión financiera. Desde diciembre de 2016 este servicio lo realiza la firma Deloitte & Touche, que cuenta con casi 60 años de experiencia en este tema.