Estos procesos son liderados por el Cice, que canaliza y formaliza estas iniciativas, según las políticas institucionales. Lo hace desde el contacto inicial con el cliente hasta la finalización de los proyectos.
En la formulación, que es un paso importante por el contacto con el cliente, la orientación es hacia una correcta respuesta a sus requerimientos. Por esto, luego de la reunión inicial y con el acompañamiento del equipo de Formulación, Negoción y Venta (FNV), se identifican las necesidades, se define la pertinencia de la propuesta y esta se elabora en el formato establecido por la Universidad.
De manera posterior, el equipo del Cice realiza el presupuesto, según las políticas que establece la Institución y, finalmente, el FNV envía al cliente, en un lapso de ocho días hábiles o más, la propuesta (técnica y económica) del proyecto.
La negociación consiste en hacer revisiones, por parte del equipo de Formulación, Negoción y Venta (FNV) del Cice, con el cliente. Ellos, en conjunto, realizan los ajustes necesarios a la propuesta.
Luego de la aprobación, lo que sigue es solicitar la realización del acuerdo de voluntades y llevar a cabo la negociación de los términos a través de esta Dirección, para proceder con la legalización y la ejecución del proyecto.
Antes de iniciar el proyecto, se da una reunión de “arranque” en la que se definen aspectos técnicos y administrativos. Además se presenta al equipo de trabajo.
La ejecución técnica está a cargo de los consultores y es responsabilidad del director de cada proyecto velar por el cumplimiento de los entregables a la entidad contratante.
Así mismo, a cargo de la ejecución financiera está un analista administrativo y financiero, quien lleva el control del cumplimiento presupuestal y responde por la presentación de los informes financieros. Para esto cuenta con el apoyo logístico de un asistente.
Cuando se ha cumplido con el objeto de la iniciativa, acorde con lo estipulado en la propuesta y en el acuerdo de voluntades y, además la entidad contratante está a paz y salvo con la Institución, se procede al cierre o liquidación que, según el caso, incluye, entre otros documentos, acta de cierre, certificado de experiencia y evaluación final en los formatos establecidos.