El CAD es el área encargada de recibir todos los documentos que llegan para los diferentes funcionarios de la Universidad y distribuirlos oportunamente para que realicen la gestión del caso. Igualmente, recibe las cartas de estudiantes para ser analizadas en los diferentes consejos. Se encarga, así mismo, de enviar la documentación que se dirige a proveedores externos a través de mensajeros de la Universidad y empresas de correo certificadas que han sido contratadas para tal fin, tanto en el ámbito local, como nacional e internacional.También se encarga de recibir las facturas y cuentas de cobro de proveedores, y gestionar la seguridad social de los contratistas.
Elaboración de correspondencia (cartas y memorandos)
El Sistema de Gestión Documental es el encargado de recibir tanto las facturas electrónicas como facturas físicas y cuentas de cobro, para la gestión y pago respectivo. Así mismo, recibe toda la documentación de independientes (documento contable y soportes de seguridad social) para el proceso respectivo.
Como fuente de consulta, el CAD administra, organiza y conserva la documentación que ha sido producida por cada dependencia y la tiene a disposición para que los empleados tengan acceso a esta en cualquier momento. La consulta puede realizarse de manera telefónica cuando requiere un dato puntual y/o a través del correo electrónico consultas.cad@eafit.edu.co cuando requiere el documento(s) especifico(s) para mayor análisis.El CAD almacena desde las actas que producen los consejos y departamentos, como contratos, historias académicas, laborales, clínicas, información contable, información administrativa de cada área, información académica, escrituras, memorandos, circulares, informes, proyectos, planes y toda aquella información que hace parte de la historia de cada dependencia.Mucha parte de la información se encuentra digitalizada con el fin de mejorar la consulta. Además, se han otorgado las licencias respectivas para que el usuario que la requiere pueda acceder a esta de forma directa.Por eso, la importancia de remitirla a través de la Transferencia Interna en el periodo indicado para esto.
El CAD presta asesoría permanente en:
La organización, clasificación, codificación de los archivos que las dependencias producen en su gestión diaria, con el fin de permitirles una organización eficiente de los archivos de gestión.
La realización de transferencias documentales conforme a las Tablas de Retención Documental.
La aplicación de las Tablas de Retención Documental.
La elaboración de los documentos oficiales de la Institución, con el fin de que se elaboren de acuerdo a la normatividad que nos regula y a la imagen institucional (cartas, memorandos, circulares, actas).
El manejo del sistema de información para la realización de consultas digitales.
La selección para eliminación y descarte documental. La idea del acompañamiento es evitar perder información que puede contener valor histórico, académico, administrativo, o que puede ser material importante para la investigación y la cultura.
Una vez cumplido el tiempo de retención de información en cada archivo de la Institución, Gestión Documental se encarga de recibir la documentación que, según las Tablas de Retención Documental, se ha determinado de conservación. Esta es información que debe cumplir un protocolo de organización para ser recibida en el Archivo Central o en el repositorio digital destinado para tal fin.Para esto se cuenta con un cronograma que determina la fecha en la cual se debe enviar la transferencia documental y se cumple anualmente para cada departamento.
Es el procedimiento a través del que se selecciona la documentación que ha cumplido su tiempo de retención ya sea en la dependencia que lo origina o en el CAD para ser eliminada o conservada en el archivo histórico.Si los documentos son de apoyo para la gestión en la dependencia, se debe seleccionar las unidades documentales a eliminar, de acuerdo a políticas establecidas y en el formato destinado para tal fin, se elimina bajo procedimiento que se realiza a través de un Acta de eliminación que el CAD a diseñado y que está disponible en esta página.Todo empleado de EAFIT debe solicitar esta asesoría ates de proceder a eliminar información que puede tener valor para la Institución.Esta gestión se realiza de manera conjunta con el Departamento de Planta Física y de acuerdo con las normas que permitan el cuidado del medio ambiente. Si la eliminación corresponde a documentos señalados en las Tablas de Retención Documental, la eliminación se realiza en actas oficiales y la debe realizar directamente el CAD, quien lo gestiona a través de empresas que destruyen el papel y entregan certificado de eliminación.