1. Elaborar y aprobar el presupuesto
y el calendario de becas |
* Realizar proyección presupuestal para el próximo período, teniendo en cuenta nuevas becas a otorgar, los compromisos adquiridos en los convenios y la ejecución del año anterior
* Presentar informe de presupuesto ante el Comité de presupuesto para su aprobación
* Establecer fechas para los distintos eventos que se presentan por tipo de beca, para la vigencia de 1 año
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Auxiliar de Beneficios
Coordinador de Beneficios
Jefe Beneficios y Compensación |
* Presupuesto de becas
* Calendario de becas |
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| 2. Divulgar convocatoria de becas |
* Se envía al encargado de Mercurio la información de las convocatorias, para que sea publicado a través de un comunicado electrónico * Se actualiza en el sistema BISA el calendario de becas existente para efectos de renovación de las becas
*Se envía al Departamento de Mercadeo Institucional la información a publicar en prensa en caso que la beca lo requiera. |
Auxiliar de Beneficios |
* Comunicados enviados* Aviso de prensa. |
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| 3. Ingresar la solicitud al sistema BISA |
Ingresar al link enviado en la convocatoria y seleccionar la solicitud de la beca que corresponda para diligenciar los datos que allí se solicitan.
En caso de no requerir diligenciar solicitud de beca, pasar a la actividad 6 para la asignación de la misma. |
Estudiante |
* Solicitud de beca |
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| 4. Recibir la documentación de la solicitud |
* Recibir la documentación que soporta la solicitud de beca
* Elaborar listado de solicitudes recibidas que incluye el código, el nombre y el programa para las becas que son analizadas en Comités.
* Clasificar las solicitudes por tipo de beca.
Para las becas que se otorgan a través de los convenios de cooperación institucional, recibir la carta de la entidad o la autorización de la vicerrectoría o de la Dirección de Docencia de la Universidad EAFIT haciendo la solicitud del cupo y pasar a la actividad 6.
En caso de no requerir documentos que soporten la solicitud de beca, pasar a la actividad 6. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
* Instructivos becas diligenciados con los documentos que soportan la solicitud.
* Solicitud de beca diligenciada en el sistema
* Carta de la entidad o la autorización de la vicerrectoría o de la Dirección de Docencia de la Universidad EAFIT.
*Formularios con los soportes adjuntos |
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| 5. Entrevistar candidatos |
* Citar a cada uno de los candidatos asignando fecha, hora y el entrevistador.
* Hacer las entrevistas.
* Visitar a los candidatos preseleccionados por el Comité, para evaluar las condiciones familiares del mismo, si lo requiere. |
Coordinador de beneficios
Jefe Beneficios y Compensación
Jefe o delegado de Desarrollo Estudiantil.
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* Informe de entrevista.
* Informe visita domiciliaria. |
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| 6. Analizar las solicitudes y asignar becas |
* Citar a Comité de Becas
* Evaluar cada una de las solicitudes de acuerdo con los Reglamentos
* Se asignan o se niegan las becas en el sistema BISA.
* Divulgar a los beneficiarios telefónicamente, por correo o personalmente los resultados del análisis.
*Se revisan los listados de asignación de becas para evitar inconsistencias.
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Comité de Becas
Auxiliar de Beneficios |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
* Listados de Beneficiarios
*Listado de becas renovadas
* Actas de Comité. |
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| 7. Análisis y confirmación de saldos a favor y cobros por incumplimiento. |
Si la beca genera saldo a favor por que el monto de la misma supera el valor de la matrícula, y cumple con la política de saldos a favor, se debe:
* Verificar el estudiante según la beca y el semestre y través del sistema BISA confirmar el saldo
Si la beca genera cobros por incumplimiento (perdida o cancelación de materias) en el reglamento de la beca, se debe:
* Ejecutar el proceso de generación de cobros en el sistema BISA.
* Confirmar los cobros de acuerdo a los criterios de los reglamentos de becas.*Los cobros por incumplimiento, de los estudiantes beneficiarios de las becas en convenio serán tramitadas directamente por el área de Cartera. |
Coordinador de beneficios
Auxiliar de Cartera |
* Cuentas de cobro confirmadas
* Saldos a favor confirmados. |
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| 8. Informar el resultado de la renovación |
Enviar por correo electrónico o de manera física los informes a las diferentes Entidades con las cuales se tienen becados en el programa |
Auxiliar de Beneficios |
Informes, correo a satisfacción de la Entidad |
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| 9. Realizar las conciliaciones del programa de becas y gestionar el cobro |
*Verificar las conciliaciones enviadas por el área de Cartera para la facturación. *Realizar las conciliaciones de los auxilios y materiales otorgados para cada beca, cruzando la información de BISA, las facturas y órdenes de compra y los VB de los estudiantes, con el objetivo de solicitar la factura al área de Cartera.
*Envió a Cartera de los soportes de las órdenes de factura. |
Auxiliar de Beneficios
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Documentos y archivos soporte del cruce. |
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| 10. Archivar documentación |
* Clasificar las solicitudes, luego de ser evaluadas por el Comité, dado que se pueden presentar reclamación de documentos o reestudio de solicitudes.
* La documentación que envían los estudiantes para renovación, será guardada durante 3 meses posteriores al inicio del semestre para cual hizo la solicitud; pasado este tiempo la documentación será destruida. Si anterior a esto ó durante el tiempo de custodia, la documentación se pierde, deteriora ó no se puede usar, será reportado por medio electrónico al solicitante.
* Archivar en los AZ la documentación analizada por los diferentes Comités. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Requerimiento para destruir las solicitudes de beca.Archivo interno del Departamento |
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| 11. Evaluar y hacer seguimiento |
* Semestralmente se aplica una encuesta a los estudiantes para conocer su percepción acerca del programa.
* Se hace seguimiento a los resultados con el fin de tomar medidas en caso que haya lugar a ellas. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Coordinador de Beneficios
Jefe de Beneficios y Compensación |
* Informe de 3G
* Resultados de las encuestas
*Indicadores |
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