| 1. Consulta historia laboral y/o extractos |
COLPENSIONES y AFP: Ingresar a la página web de la entidad, suministrar la información requerida del afiliado y descargar la historia laboral y/o extractos. El trámite en línea es posible tanto en COLPENSIONES como el las AFP.
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Auxiliar Administrativo |
Historia laboral y/o extracto |
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| 2. Revisión de la historia laboral y/o extractos |
Con la información proveída por el trabajador – afiliado, así como la información en las bases de datos Institucionales se efectúa una revisión del documento en mención.
Primero se verifican los datos personales del afiliado como nombres y apellidos, número de documento de identidad, fecha de nacimiento, estado, dirección, teléfono, y correo electrónico.
En segundo lugar se revisa el número de semanas que tiene cotizadas el afiliado, para determinar si se presentan o no inconsistencias en su historia laboral o extractos de la AFP. .La revisión consiste en observar mes tras mes, es decir, ciclo tras ciclo, cada uno de los períodos que constan en la historia laboral y/o en los extractos del afiliado.
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Auxiliar Administrativo | |
Informe donde constan las inconsistencias encontradas |
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| 3. Gestiones para corrección de datos personales o estado. |
Los datos de contacto, como dirección, teléfono e email pueden corregirse por la página web.
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Auxiliar Administrativo |
Formularios y constancias de radicado de los mismos |
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| 4. Gestiones para corrección de la historia laboral |
COLPENSIONES: Se pueden presentar varias situaciones:
- Error en la historia porque no reporta el tiempo que fue cotizado por el empleado cuando se encontraba afiliado a un fondo privado. Aquí se deberán adelantar solicitudes a los fondos privados para que certifiquen el traslado del capital a Colpensiones y una vez se tiene esta información, se deberán diligenciar los respectivos formularios firmados por el empleado, para radicarlos en la sede dispuesta para empleadores.
- Semanas que reportan en cero o tiempos que no aparecen cotizados y debieron cotizarse. El trámite cambia si fueron períodos con la Universidad EAFIT o con una persona (jurídica o natural) distinta).
Si son períodos durante los cuales tuvo un vínculo con EAFIT se efectúa la búsqueda e impresión de la planilla y el soporte de pago en el Área de Contratación.
Si son períodos cotizados con otra persona, se solicita vía telefónica al área de Gestión Humana de la entidad correspondiente, que proporcionen las constancias de cotizaciones realizadas. Una vez se cuenta con esta información, se diligencian los respectivos formularios de Colpensiones firmados por el empleado, para radicarlos en la sede dispuesta para empleadores.
- Si no se obtienen las constancias por la vía anteriormente señalada, se deberá elevar derechos de petición como solicitud formal de la información.
- En caso de no lograr una respuesta por parte de los antiguos empleadores o fondos privados se brinda orientación jurídica para determinar si se interponen acciones de tutelas.
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Auxiliar Administrativo |
- Formularios de las entidades
- Constancias de cotización o de traslado de fondos
- Petición a entidades
- Acción de tutela |
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| 5. Seguimiento a las solicitudes |
Se realiza seguimiento mensual a las solicitudes de correcciones y de las solicitudes elevadas a empleadores o fondos privados. |
Auxiliar Administrativo |
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| 6. Determinar régimen y hacer proyecciones |
Colpensiones: Se realiza un estudio de los posibles regímenes que pueden llegar aplicarse a un pre-pensionado de acuerdo con la situación actual
Se hace un cálculo aproximado de las semanas que puede tener si la historia laboral se encontrara en orden y se determina cuántas semanas puede llegar a tener al momento de la edad de pensión si sigue cotizando sin interrupción.
Igualmente se determina cuántas semanas podrían faltar para aquellos que no tenga las exigidas al momento de edad de pensión y cuánto tiempo más deberán seguir cotizando si aspiran a obtener la pensión de vejez.
AFP: La proyección de su pensión está a cargo de la AFP. En caso de que el afiliado, de acuerdo con su caso concreto, pueda acceder únicamente a una pensión de salario mínimo, vía garantía de pensión mínima, se verifica el requisito de semanas como se indicó anteriormente.
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Auxiliar Administrativo |
Proyección |
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| 7. Familizarización con los documentos necesarios para tramitar la pensión de vejez y radicación de la solicitud |
Se le informa al empleado los documentos necesarios al momento de solicitar la pensión de vejez, igualmente se le diligencian los formularios requeridos para ello.
Una vez se verifica el cumplimiento de todos los requisitos, se radica la solicitud de pensión en la sede de Colpensiones dispuesta para empleadores o se envía a la AFP.
Se archiva en la carpeta de pre-pensionados la constancia de radicado del trámite..
Se recibe del empleado la carta en la cual le pide a la Universidad su retiro del Sistema General de Pensiones.
Se notifica a Beneficios y Compensación el retiro mencionado. |
Auxiliar Administrativo
Coordinadora de contratación |
- Correo informando la novedad de retiro de pensión a Beneficios y Compensación
- Comprobante de recibo de documentos
- Carpeta de pre pensionados
- Carta de solicitud de retiro de aportes a pensión
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| 8. Revisión de la Resolución o documento de la AFP, así como de las respuestas a las peticiones |
Una vez el pre-pensionado recibe la llamada de citación a notificación de la resolución emitida por COLPENSIONES, se les acompaña a la cita para notificarse.
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En el caso de las peticiones se determina que la respuesta proporcionada corresponda a la solicitada. |
Auxiliar Administrativo |
Resolución que resuelve solicitud o documento de la AFP. |
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| 9. Asesoría a pre pensionados y trabajadores en general |
Se provee de asesoría sobre los derechos que tienen como pensionados, el término que tiene los fondos privados y COLPENSIONES para reconocer las pensiones y las consecuencias de no reconocerlo en el término de ley.
Se les explica la necesidad de cotizar hasta el último día aun cuando tienen semanas de sobra.
Se brinda orientación en general sobre las particularidades del Régimen de Prima Media y del Régimen de Ahorro Individual, sus ventajas y desventajas y se resuelven las inquietudes del afiliado. |
Auxiliar Administrativo |
Documento donde constan las diferencias entre cada régimen |
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| 10. Terminación de contrato |
- Informar al Jefe inmediato el recibo de la resolución o documento de reconocimiento de pensión a favor del empleado, para que defina la fecha de terminación de su contrato laboral y su situación laboral con la Universidad.
- Informar al subproceso administrar la compensación, la fecha de finalización del contrato y al subproceso de contratación el inicio de un nuevo contrato, si es del caso. |
Jefe
Coordinadora de Contratación |
- Correo electrónico informando la novedad de terminación de contrato por pensión
- Correo electrónico dirigido a los jefes para que informen la fecha de terminación del contrato por jubilación |
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