| 1. Instalar el Consejo Electoral |
1.1 Citar al Consejo Electoral.
1.2 Designar al presidente y secretario del Consejo Electoral.
1.3 Designar actividades para los miembros del Consejo Electoral
1.3 Actualizar el nuevo Consejo Electoral en el sistema EXPRES |
Jefe de Beneficios y Compensación Coordinador de Beneficios
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Actas del consejo electoral.
Registro en el sistema EXPRES |
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| 2. Definir el cronograma electoral. |
2.1 Definir y aprobar el nuevo período electoral 2.2 Actualizar en el sistema Expres el nuevo período electoral.
2.3 Definir las fechas y períodos de las siguientes actividades:
*Convocatoria
*Campaña electoral
*Inscripción de candidatos
*Votaciones
*Escrutinios
*Publicación actas de escrutinio de elecciones
*Divulgación de datos.
*Acto de posesión.
2.4 Crear el cronograma de elecciones en el sistema EXPRES. |
Consejo Electoral
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Actas del Consejo Electoral.
Registro en el sistema EXPRES |
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| 3. Definir la estrategia de las elecciones |
3.1 Definir como se llevará a cabo el proceso de las elecciones. Definir: Plan de medios, publicidad, campañas, espacios, presupuesto, plan de trabajo, compromisos.
3.2 Separar el espacio donde se llevará a cabo el proceso de votaciones con el departamento de Comunicación
3.3 Proporcionar lineamientos claros al departamento de Comunicación para el desarrollo de la campaña de elecciones.
3.4 Proporcionar lineamientos claros a la Dirección de Informática para la operación del sistema según las estrategias que se implementarán.
3.5 Realizar los requerimientos de los souvenires y piezas publicitarias aprobadas por el Consejo Electoral |
Consejo Electoral Departamento de Comunicación
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Actas de Consejo Electoral. |
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| 4. Elaborar las Convocatorias |
4.1 Realizar los textos de las convocatorias.
4.2 Aprobar los textos de la convocatoria.
4.3 Enviar textos a Comunicación para la divulgación a la comunidad universitaria (CRM, Afiches, Pagina Web).
Nota: La convocatoria la debe realizar el Rector o la persona que designe para tal efecto, convocará a los estudiantes y profesores a la elección de sus representantes a los cuerpos colegiados en las fechas definidas por el Consejo Electoral. En Todo caso la convocatoria deberá realizarse mínimo 30 días calendario de anticipación a la fecha definida para el inicio del período de inscripción de los candidatos. Capítulo 1, artículo 22 del Reglamento de Elecciones. |
Consejo Electoral
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Departamento de Comunicación |
Convocatorias aprobadas.
E-mail a comunicaciones con el texto de las convocatorias |
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| 5. Crear ambiente de pruebas del sistema Expres. |
5.1 Solicitar a la DINFO la creación del ambiente de pruebas |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
E-mail a la DINFO con solicitud de crear ambiente de pruebas del sistema Expres |
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| 6. Realizar pruebas al módulo de inscripciones. |
6.1 Realizar pruebas al módulo con diferentes usuarios, se tienen en cuenta casos especiales.
6.2 Enviar informe a la DINFO sobre los errores del sistema. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Informe de pruebas al módulo de inscripciones. |
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| 7. Realizar pruebas al módulo de votaciones. |
7.1 Realizar pruebas al módulo con diferentes usuarios, se tienen en cuenta los casos especiales.
7.2 Enviar informe a la DINFO sobre los errores del sistema. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación
DINFO |
Informe de pruebas al módulo de votación. |
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| 8. Realizar pruebas al escrutinio. |
8.1 Realizar pruebas al módulo del escrutinio.
8.2 Enviar informe a la DINFO sobre los errores del sistema. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Informe de pruebas al módulo de escrutinio. |
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| 9. Implementar el sistema Expres en producción. |
9.1 Solicitar a la DINFO sacar el sistema a producción.
9.2 Aprobar funcionalidad del sistema. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
E- mail con solicitud a la DINFO |
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| 10. Convocar y seleccionar el grupo de apoyo a las elecciones. |
10.1 Enviar correo al grupo estudiantil que designe el Departamento de Beneficios y Compensación de acuerdo a la experiencia de años anteriores, invitándolo a apoyar el proceso de elecciones
10.2 Realizar reunión con el grupo estudiantil asignado, proporcionándole lineamentos claros sobre el proceso
10.3 Realizar la solicitud de las camisetas del grupo de apoyo de acuerdo a lo establecido por el Consejo Electoral
10.4 Solicitar el pago de las horas de monitorias realizadas por los integrantes del Grupo Estudiantil |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
E-mail de confirmación del grupo estudiantil |
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| 11. Validar y parametrizar los requisitos para inscripción de candidatos. |
11.1 Verificar los requisitos para la inscripción de candidatos a Representantes Estudiantiles y Profesorales frente al reglamento de elecciones y los estatutos de la Universidad. |
Consejo Electoral Jefe de Admisiones y Registro
Director de Investigación
Asistente Asuntos Profesorales
Analista de Contratación
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Coordinador de Beneficios |
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| 12. Parametrizar el sistema Expres en el módulo de inscripciones. |
12.1 Verificar y actualizar requisitos para la inscripción de candidatos en la parametrización del sistema EXPRES. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Registro en el sistema. |
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| 13. Parametrizar el sistema Expres en el módulo de votaciones. |
13.1 Verificar y actualizar requisitos para las votaciones frente al reglamento de elecciones y los estatutos de la Universidad. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Registro en el sistema. |
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| 14. Inscribir planchas. |
14.1 Recibir documentación que soporta la candidatura del aspirante.
14.2 Crear la plancha en el sistema EXPRES.
14.3 Enviar carta al candidato confirmando recepción de la candidatura por e-mail.
14.4 Envío de E-mail a Admisiones y Registro, Dirección de Investigación y a Desarrollo de Empleados solicitando la verificación del cumplimiento de requisitos de los candidatos de acuerdo al reglamento de Elecciones
14.5 Verificar cumplimiento de requisitos de los candidatos. |
Consejo Electoral Jefe de Admisiones y Registro
Director de Investigación
Asistente Asuntos Profesorales
Analista De Contratación
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Coordinador de Beneficios |
Documentos que soportan la candidatura
Registro en el sistema EXPRES
Correo de envío de la carta de recepción de la candidatura.
E-mail de Admisiones y Registro, la Dirección de Investigación y el Departamento de Desarrollo de Empleados informando las validaciones de los requisitos de acuerdo al reglamento de elecciones
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| 15. Inscribir candidatos. |
15.1 Enviar la carta al candidato informando si se aprueba o no la inscripción de la candidatura, de acuerdo al reglamento.
15.2 Realizar la inscripción en el sistema.
15.4 Cambiar el estado de la candidatura en el sistema EXPRES. |
Candidato a representante
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Correo de envío de la carta al candidato.
Registro en el sistema EXPRES |
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| 16. Crear el informe consolidado de candidatos. |
16.1 Elaborar el informe consolidado de los candidatos.
16.2 Proporcionar información al Consejo Electoral y a Comunicación para su divulgación. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Informe consolidado de candidatos |
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| 17. Instalar los puestos de votación. |
17.1 Realizar la cotización y posterior solicitud de los puestos de votación
17.2 Realizar requerimientos al Departamento de Planta Física sobre la infraestructura
17.3 Realizar a la DINFO sobre la infraestructura informática
17.4 Montaje de los puestos de votación establecidos para el proceso. |
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
E- mail con solicitud de requerimientos |
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| 18. Probar conectividad, eficiencia y rendimiento del sistema EXPRES. |
18.1 Probar el sistema en el lugar de las votaciones para evaluar: conectividad, eficiencia y rendimiento. |
Analista Infraestructura de Redes Y Seguridad Tic
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
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| 19. Realizar las Votaciones. |
19.1 Realizar votaciones en las fechas establecidas por el Consejo Electoral. |
Población estudiantil y profesoral |
Registros en el sistema EXPRES. |
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| 20. Crear las actas de escrutinio. |
20.1 Montar en el sistema EXPRES las firmas digitales del Presidente y Secretario del Consejo Electoral.
20.2 Convocar al Consejo Electoral para el cierre de las votaciones y posterior realización del escrutinio
20.3 Generar el proceso de escrutinio
20.3 Generar las actas de escrutinio de votación de Representantes de los Estudiantes de pregrado, posgrado y profesores.
20.4 Enviar las actas de escrutinio a Comunicación para publicación en el micro sitio de elecciones.
20.5 Enviar la propuesta del comunicado que debe divulgarse a la comunidad universitaria y profesoral.
20.6 Enviar el informe de los representantes Electos a Comunicación, Rectoría y Secretaría General |
Consejo Electoral
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Actas de escrutinioPropuesta de comunicado para la comunidad universitaria y profesoral |
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| 21. Generar las cartas de nombramiento. |
21.1 Generar las cartas de nombramiento a los representantes (de estudiantes de pregrado, de estudiantes de posgrado y de profesores).
21.3 Entregar las cartas de los representantes a la asistente de relaciones públicas y eventos, para que el área de comunicaciones realice la entrega en el acto de posesión.
21.4 Enviar copia de las cartas de los representantes del Consejo Directivo y Académico tanto estudiantil como profesoral a Rectoría y Secretaría General |
Auxiliar Beneficios y Compensación |
Cartas de nombramiento de los nuevos representantes |
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| 22. Realizar el Acto de posesión de los representantes. |
22.1 Proporcionar lineamientos claros a Comunicación para realizar el acto de posesión con el Rector para los nuevos Representantes
22.2 Enviar a el Departamento de Comunicación el listado de los Representantes entrantes y salientes
22.3 Enviar la circular del acto de posesión y las tarjetas de invitación a los representantes entrantes y salientes, esta información es remitida desde Comunicaciones. |
Directora de Desarrollo Humano Jefe de Beneficios y Compensación
Coordinador de Beneficios
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Departamento de Comunicación |
Reunión entre la Dirección de Desarrollo Humano y el Departamento de Comunicación
E-mail de solicitud al Departamento de Comunicación
E-mail a los representantes |
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| 23. Evaluar y hacer seguimiento |
Se realizan análisis, estadísticas y acciones correspondientes al proceso culminado. |
Jefe de Beneficios y Compensación Coordinador de Beneficios
Auxiliar de Beneficios y Compensación |
Informes solicitados |
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