| Planeación y programación |
Programar la agenda para las siguientes actividades
y difundirla a través de correo electrónico:
- Inducción Juntas Directivas
- Capacitaciones en asuntos administrativos y
financieros, logísticos, políticas y procedimientos.
- Revisión y aprobación de planes de trabajo y
presupuestos de operación.
- Entrega de soportes contables de los grupos
estudiantiles a Desarrollo Estudiantil.
- Entrega de los estados financieros del grupo
estudiantil Nexos por parte del contador.
- Reunión de seguimiento a las actividades.
Planeación del evento Vive los Grupos |
Coordinador Administrativo
Analista administrativo |
E-mails con agenda de entrega
de soportes contables y programación de reuniones |
|---|
| Ejecución |
Realizar la inducción a las juntas
directivas de los grupos estudiantiles.
Realizar las reuniones para la
presentación de planes y presupuestos de los grupos estudiantiles.
Capacitar y asesorar a los grupos
estudiantiles en manejo administrativo, logístico y financiero.
Gestionar los desembolsos
correspondientes de cada mes de acuerdo con los presupuestos, planes de
trabajo, saldos disponibles y solicitudes presentadas por los grupos
estudiantiles.
Hacer seguimiento a la ejecución
presupuestal de acuerdo con el plan de trabajo y el desarrollo de las
actividades.
Realizar las reuniones de seguimiento de los eventos de cada grupo estudiantil.
Apoyo y acompañamiento con los permisos con
entidades públicas.
Solicitar asesoría jurídica para la
realización de contratos y acuerdos con entidades y personas externas.
Solicitar a Salud Ocupacional el acompañamiento y aval para la realización de las
actividades, cuando corresponda.
Recibir, verificar y controlar los soportes contables de los grupos estudiantiles.
Brindar asesoría para la consecución de
patrocinadores, revisar los acuerdos de patrocinio, solicitar el aval de la Secretaría General y verificar su
ejecución y cumplimiento.
Hacer las gestiones necesarias para la
generación de los certificados de donación, cuando corresponda, y entregarlos a
las empresas respectivas.
|
Coordinador Administrativo
Analista administrativo |
Asistencia capacitaciones a grupos
estudiantiles.
Planes y presupuestos de los grupos estudiantiles.
Mensajes electrónicos relacionados con asesorías y avales administrativos y
financieros.
Mensajes electrónicos de solicitud de
desembolsos.
Soportes contables.
Control presupuestal. |
|---|