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Noticias Entrenos / Septiembre

08/09/2021

​procesos y procedimientos ​

¿Ya ingresaste el presupuesto 2022 a Siprés?​​

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En la Universidad la construcción del presupuesto es una labor participativa, en la que se tienen en cuenta las necesidades de todos los eafitenses. 

  • Este viernes 10 de septiembre culmina el plazo para ingreso al sistema de los gastos generales. Es necesario el compromiso de los eafitenses con este proceso que es fundamental para del desarrollo de la estrategia institucional.  

  • La Dirección Administrativa y Financiera nos invita a consultar nuevamente la charla informativa​, y a tener en cuenta algunas recomendaciones útiles para completar este procedimento. Ver recuadro

Como era la primera vez que tenía que ingresar el presupuesto al sistema Siprés, Wilver Canacué Tique, auxiliar administrativo del Departamento de Prácticas Profesionales (Depp), se aseguró de s​er muy meticuloso con el proceso. Asistió a la charla informativa, se asesoró con colegas de otras dependencias y conversó con antelación con su líder y sus compañeros para informarlos de las fechas límites.   

Por eso, aunque el plazo para completar dicho requerimiento se vence este viernes 10 de septiembre, el administrativo está tranquilo porque lo hizo a tiempo. “El jefe me envió un archivo con todo el presupuesto del Departamento, fue un proceso fácil pues estaba enterado del paso a paso y la información que debía ingresar estaba completa”, señaló. 

Víctor Manuel Sierra Naranjo, director administrativo y financiero de la Universidad, nos invita a que, así como en el caso del Depp, todas las dependencias realicemos este procedimiento en el plazo establecido, pues es fundamental para el rumbo de la Institución durante el próximo año. (Ver tips en el recuadro debajo) 

“El presupuesto es una herramienta de gestión que nos permite poner en términos de números la estrategia institucional. Es una traducción financiera de la planeación de la Universidad a corto plazo, y por eso es tan importante contar con el compromiso de todos”, dice el directivo. 

¿Y qué es lo que se debe ingresar hasta este viernes 10 de septiembre? El presupuesto está conformado por cuatro etapas —planeación, elaboración, ejecución y seguimiento—, en este momento nos encontramos en la de elaboración, por lo que es necesario reportar en el aplicativo Siprés todo lo relacionado con gastos generales, que son necesarios para el desarrollo y la operación de cada unidad. 

Aquí entran, por ejemplo, los temas de honorarios, gastos de viaje, papelería, gastos de representación, eventos, alquileres de materiales o insumos. Vale la pena aclarar que los gastos de personal o tecnológicos no están contemplados en este ítem, debido a que los primeros los gestiona la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf) directamente con la Dirección de Desarrollo Humano y Bienestar, mientras que el plazo para los segundos se venció el pasado viernes 3 de septiembre. 

“Sabemos que es un momento dispendioso, a veces complejo, con mucho nivel de detalle y que nos toma tiempo, pero la idea es que sea una construcción participativa, que refleje las necesidades de todos los integrantes de cada unidad”, agrega Víctor. 

Con la ayuda de dos elementos nuevos 

Para facilitar el proceso, desde este año la elaboración del presupuesto cuenta con dos nuevos elementos.  El primer de ellos es que se estableció un valor global de referencia como tope para cada área, con el fin de que los gastos previstos no superen los ingresos. Este valor se hizo llegar a los vicerrectores, los decanos, los directores, los jefes, y los demás líderes académicos y administrativos. 

El otro, explica el director de la Diaf, es la conformación de un Comité Directivo Presupuestal integrado por la Rectora, los Vicerrectores, y un representante de los decanos, y de las direcciones Administrativa y Financiera y de Direccionamiento Estratégico, quienes se encargarán de revisar la viabilidad del presupuesto. 

Una vez se venza el plazo el proceso continuará con la consolidación de las cifras, el ajuste y el afinamiento, la presentación y aprobación ante el Consejo Superior en el mes de octubre, y la posterior devolución del informe a cada dependencia con el presupuesto que tendrán para ejecutar en 2022. 



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Algunas recomendaciones para completar el ingreso del​​ presupuesto

A propósito de estos últimos días de plazo, el director administrativo y financiero de la Universidad nos comparte algunas recomendaciones útiles para tener en cuenta en esta fase del proceso: 

  • Antes de ingresar los datos y los números es importante verificar y tener claro que estos representen las metas de la dependencia para el próximo año y que estas, a su vez, estén alineadas y articuladas con la visión de la Universidad. 
  • Verificar que las cifras no superen el valor tope establecido. Si están por debajo o cerca se pueden ingresar, sino la invitación es a revisar, priorizar y ajustar. 
  • Si debido a alguna eventualidad es imposible hacer esta reducción, se debe generar una conversación con la Dirección Administrativa y Financiera, y el Comité Directivo Presupuestal para exponer las razones sobre este recurso adicional.  
  • En EAFIT se promueve la elaboración de un presupuesto base cero, es decir, que no se tiene en cuenta los históricos de años anteriores para evitar que se arrastren situaciones pasadas o eventualidades que se presentaron en algún momento y ya no estarán en el presente. 
  • Los correos de Víctor Manuel (vmsierran@eafit.edu.co) y de Luz Estela Espinosa Ayala, jefa de Costos y Prespuestos, (lespino2@eafit.edu.co), son los canales para comunicar cualquier duda. Ellos s​​e encargarán de transmitir estas inquietudes al Comité Directivo Presupuestal. ​​
Última modificación realizada el 08/09/2021 9:34 por Natalia Lopez Soto