Procesos y procedimientos
Con este formulario es más fácil registrar, planificar y realizar los eventos institucionales
La realización de los eventos presenciales debe incluir siempre el
Protocolo de Institucional de Bioseguridad.
• En EAFIT los eventos son fundamentales para fortalecer los vínculos de confianza, proponer conversaciones, propiciar encuentros y fomentar reflexiones. Y el
Formulario de Registro de Eventos es una herramienta que facilita su desarrollo.
• El Área de Relaciones Públicas y Eventos del Departamento de Comunicación, unidad que acompaña a las dependencias en la planeación de estas actividades, también nos comparte algunos consejos útiles para tener en cuenta durante la realización de los eventos bimodales. Ver recuadro.
Se acerca el Congreso de Inversión y Negocios (Coin) y, como ya es habitual, Natalia Vásquez Piedrahíta sabe que el primer paso es ingresar al Formulario de Registro de Eventos para continuar con la planeación. Así lo ha hecho en ocasiones anteriores con los congresos Conamerc y Gerenciar, y con las otras conferencias y espacios académicos de la Dirección de Educación Permanente.
“Desde mucho antes de la pandemia nosotros teníamos la costumbre de notificar nuestros eventos al Departamento de Comunicación y ahora esa labor es mucho más fácil a través de esta herramienta porque nos ayuda en la planificación, a darnos cuenta de detalles que no teníamos a la vista o afinar otros aspectos”, comenta la analista eafitense.
El nombre del evento y la dependencia responsable, el objetivo y el público al que está dirigido, la modalidad en la que se va a realizar, los asistentes esperados o el número de conferencistas son algunos de los datos que esta administrativa diligencia durante el proceso. Después, recibe un correo o un mensaje por parte del Área de Relaciones Públicas y Eventos donde, además de comunicarle el aval para continuar, le recuerdan que desde esta unidad los pueden asesorar y acompañar para la realización del encuentro.
“Incluso mientras uno llena el cuestionario se pueden ver los eventos de otras unidades, lo que es genial para estar enterados de otras iniciativas con las que podríamos unir esfuerzos”, dice Natalia.
Alejandra Cárdenas Londoño, coordinadora de Relaciones Públicas y Eventos del Departamento de Comunicación, señala que el formulario —dirigido a docentes, administrativos y grupos estudiantiles—, busca sistematizar la agenda de eventos institucionales, académicos, culturales y de otra índole con varios objetivos.
El primero de estos es poder verificar que todos estos cumplan con el Protocolo de Bioseguridad de la Institución, que se respeten los aforos establecidos y, en caso de que se requiera afinar algún aspecto, se pueda hacer con antelación para estar en sintonía con la estrategia de #VivimosEAFIT.
“Así mismo, también nos permite como Institución configurar una agenda de eventos pertinente y oportuna. En ocasiones varias dependencias programan eventos para un mismo día o semana y son similares. La idea es encontrar una manera de articular esfuerzos para ser más estratégicos y responder a las necesidades de nuestros grupos de interés”, explica Alejandra.
Finalmente, la coordinadora afirma que, muy de la mano con el punto anterior, otro aspecto a destacar del cuestionario es que facilita la dinamización y la flexibilidad de los horarios de los eventos para evitar que se generen franjas de mucha afluencia, se optimicen los recursos, y se mejore la capacidad operativa y logística.
“Nos alegra mucho ver que durante los últimos meses los eventos presenciales se han reactivado tan bien y con tanta responsabilidad por parte de los eafitenses. La agenda es cada vez más rica y nutrida, y a las personas se les nota la alegría de volver a asistir a los auditorios y otros espacios de encuentro. El compromiso es a seguir realizando esto con las mejores prácticas posibles”, puntualiza Alejandra.
El procedimiento para registrar un evento
Como ya lo explicó Natalia Vásquez, analista de Educación Permanente, el procedimiento para registrar un evento es bastante sencillo:
- Primero, se debe ingresar al formulario a través de este
enlace.
- Dar clic en el botón Registra tu evento.
- Diligenciar todos los campos.
- Algunos de los datos que se piden son información básica como fecha, lugar y hora.
- Otros, como el del objetivo del evento, público al que está dirigido o panelistas y asistentes esperados, son muy importante pues brindan una mayor información para que el Área de Relaciones Públicas y Eventos pueda acompañar a la dependencia.
Consejos prácticos para los eventos bimodales
Una de las responsabilidades del Área de Relaciones Públicas y Eventos del Departamento de Comunicación es acompañar a las dependencias en la realización de sus diferentes eventos, pues estos son fundamentales para fortalecer los vínculos, crear experiencias y plantear conversaciones significativas.
A continuación, Alejandra Cárdenas nos comparte algunos consejos prácticos para tener en cuenta al momento de diseñar, planear y realizar un evento bimodal:
- Pensar y abordar los eventos teniendo en cuenta que son una oportunidad de proyectar la Universidad y fortalecer los vínculos de confianza con los diferentes grupos de interés.
- Tener en cuenta el contexto de la nueva normalidad y, por ende, el
Protocolo de Bioseguridad de la Universidad con sus recomendaciones de distanciamiento físico, uso correcto de tapabocas y lavado de manos. Se trata de una serie de recomendaciones que se repiten durante cada acto.
- Para los eventos bimodales se debe pensar en los detalles que implican ambos formatos, tanto el presencial como el virtual. En el caso de la virtualidad, por ejemplo, se recomienda que la planeación incluya las piezas gráficas necesarias para acompañar la transmisión, como backing digitales y barras de créditos, así como las solicitudes de apoyo por parte del Centro Multimedial.
- Durante los eventos no solo estamos interactuando en el espacio físico, por eso es fundamental que una persona de la dependencia organizadora acompañe el chat de la transmisión, les de la bienvenida a los asistentes, les ayude a resolver sus inquietudes, y promueva la participación.
- Hay que cuidar y pensar todos los detalles. Incluir en la reserva del auditorio el tiempo de ensayo y pruebas de sonido; reservar los parqueaderos para los invitados; o recordarles a los asistentes que llenen el Reporte Rutinario de Salud para ingresar al campus son pequeñas acciones que hacen la diferencia.