Procesos y procedimientos
¡Anoten la fecha! Estos son los aplicativos que dejarán de funcionar desde el 28 de agosto
Estudiantes, docentes y administrativos tendremos nuevos beneficios y oportunidades con el fortalecimiento del Ecosistema Digital para el Aprendizaje.
• EAFIT sigue avanzando en el fortalecimiento de su Ecosistema Digital para el Aprendizaje. Por ese motivo, a partir del 28 de agosto algunos aplicativos dejarán de funcionar para dar paso a las nuevas soluciones que nos traerá Epik.
• Ulises, Ayre, Bisa y Siede son algunas de esas herramientas que se apagarán. La inactivación se realizará paulatinamente y contará con un proceso de acompañamiento y capacitación para no afectar la operación de la Universidad.
El 30 de agosto será el día en el que, de manera oficial, saldrá a producción la plataforma Epik para los programas de pregrado y posgrado. Y, como parte de ese proceso, algunas de las herramientas tradicionales que nos han acompañado en la gestión académica y administrativa dejarán de estar en funcionamiento dos días antes, es decir desde el 28 de agosto.
Epik será la suite que nos permitirá mantener el compromiso de ser la Universidad para todas las generaciones, y es uno de los elementos que integran el Ecosistema Digital para el Aprendizaje, un conjunto de proyectos con el que se busca la renovación tecnológica para la gestión de académica y del aprendizaje en la Universidad, reemplazando las aplicaciones obsoletas con las mejores soluciones que existen en el mercado.
“Por eso, al hacer este paso de Ayre a Epik era necesario evaluar con que se contaba y decidir qué podía continuar y qué no. De esta manera, a partir del 28 de agosto se apagarán varios sistemas y aplicativos conectados con Ayre para permitir una mejor integración con Epik”, explica Nataly Hoyos Rodríguez, jefa de la Oficina de Proyectos de la Universidad.
La eafitense también menciona que uno de los objetivos de este fortalecimiento, además de mejorar los procesos institucionales, es evitar el menor impacto posible y la afectación de los servicios, por eso el proceso de inactivación se realizará de manera paulatina y se contará con un proceso transitorio y una agenda de capacitaciones para estudiantes, docentes y administrativos.
Se trata de una gestión que ya se ha venido adelantando desde hace varios meses, como por ejemplo con la aplicación Siria con la que se hacía la solicitud de reservas de aulas y que, después de su inactivación el pasado 19 de agosto, cuenta con un proceso transitorio para apoyar a los eafitenses mientras entra en funcionamiento su reemplazo: U-Booking.
(Para más información se puede consultar la siguiente nota informativa).
El llamado de Nataly es a seguir manteniendo el compromiso que hemos tenido hasta ahora con los cambios que adelante la Institución. Se trata de una invitación que también reitera Adolfo Eslava Gómez, decano de la Escuela de Humanidades, y quien expresa que siempre hay que encontrar el lado positivo a los cambios, pues estos implican beneficios y nuevas oportunidades, especialmente en un tema como este que revertirá en el fortalecimiento de la Universidad.
Estos son los aplicativos que se inactivarán a partir del próximo 28 de agosto
Ulises
La inactivación en esta herramienta se realizará en tres etapas. El 21 de agosto se apagarán las funcionalidades de solicitud y cancelación de materias, y la de adición y retiro de materias (incluidas las intersemestrales).
El 28 de agosto saldrán las de solicitud de grado, consulta de promedios, actualización de datos, solicitud de certificados, notas del período, horarios, prerrequisitos y correquisitos (esto estará en Epik a partir del 30 de agosto, fecha en la que entra en producción).
Hasta el 6 de noviembre estarán habilitadas las opciones de consulta de la historia académica y consulta de liquidaciones para algunos pagos extemporáneos.
Ayre
Para todas las áreas de la Universidad se inactivará la funcionalidad de generación de reportes, y para las escuelas lo relacionado con el registro de resultados de entrevistas, pues estos pasarán a Epik.
Ayre continuará activo únicamente para Admisiones y Registro, Dirección Administrativa y Financiera y Desarrollo Estudiantil para hacer las consultas que requieran.
Bisa
Desde ese mismo 28 de agosto se realizará la integración total a Epik del nuevo sistema de Administración de Becas SABE, que desde marzo de este año había comenzado su proceso de migración.
Siede
Este aplicativo también dejará de funcionar el 28 de agosto, y la evaluación a los profesores por parte de los estudiantes que se realiza tradicionalmente a partir de octubre se podrá hacer a través de Epik.
Las evaluaciones de los profesores a sus compañeros, la autoevaluación y la evaluación por parte de su jefe directo se realizará en una solución transitoria la cual será socializada y capacitada.
¿Qué es el Ecosistema Digital para el Aprendizaje?
Es un programa o conjunto de proyectos, que agrupa las diferentes plataformas y aplicativos que soportan la gestión académica y del aprendizaje de la Universidad, está conformado por Epik, U-Planner, EAFIT Interactiva, Movex, Office 365 y Software académico.
- Epik: es el proyecto que reunirá, en un mismo sistema, el ciclo de vida de los estudiantes de pregrado, posgrado, Idiomas y Educación Permanente. Selección y admisiones, matrículas, servicios académicos, calificaciones, evaluaciones de los profesores, grados, recaudos, facturaciones, nivelatorios o movilidad entrante y saliente son algunos de los procesos que lo integran.
- U-Planner: es la suite de aseguramiento de la calidad y el aprendizaje. Está conformada por varios módulos que se enfocan en la programación académica, reserva de aulas, gestión curricular y aseguramiento del aprendizaje, gestión docente, pronósticos y reportes.
- Movex: es la plataforma para apoyar el proceso de prácticas profesionales. La gestión y calificación de estas, así como la publicación de ofertas laborales para los estudiantes hacen parte de dicha herramienta.
- EAFIT Interactiva: es la herramienta para gestionar las experiencias de aprendizaje como clases asincrónicas, evaluación, foros, publicación de contenidos y notas, y seguimiento a competencias por cursos.
- Office 365: es la plataforma de comunicación, colaboración y productividad. Aquí entran, por ejemplo, las clases sincrónicas por Microsoft Teams, los repositorios de contenidos y videos, y las encuestas, entre otros.
- Software Académico: aquí se agrupan algunos aplicativos específicos para la operación de la Universidad, que están fuera del alcance de las plataformas antes mencionadas y se integran con una varias de ellas para su funcionamiento.