Procesos y procedimientos
Este 19 de agosto se apaga Siria y la U comenzará a darle la bienvenida a U-Booking
U-Booking representará una mejora para el proceso de solicitud y reserva de los diferentes espacios de aprendizaje.
• Siria, el aplicativo por el que se gestiona la asignación y reserva de espacios de aprendizajes dejará de funcionar desde el jueves 19 de agosto. Y, por ese motivo, el área de Logística nos comparte algunas recomendaciones para realizar este proceso mientras se implementa la nueva herramienta.
• U-Booking será la opción que reemplazará a Siria, permitiendo una mayor autonomía y optimización de las aulas, laboratorios, talleres, salas y auditorios.
Antes de iniciar un nuevo semestre, y después de tener lista la programación académica, la Universidad se encarga de asignar los espacios de aprendizaje para el desarrollo de las clases. Este proceso permite, al mismo tiempo, conocer la disponibilidad que tendrán las aulas, laboratorios, auditorios o salas para que estas puedan ser reservadas para otras actividades académicas, administrativas o culturales.
Esta responsabilidad, que ha sido liderada por el área de Logística de la Oficina de Admisiones y Registro, a través del aplicativo Siria, se transformará a partir de este semestre, como parte de la labor de fortalecimiento del Ecosistema Digital para el Aprendizaje, que se adelanta actualmente en EAFIT.
De esta manera, desde el jueves 19 de agosto se apagará Siria y en su lugar comenzará a operar la aplicación U-Booking, que hace parte de U-Planner, la plataforma para el aseguramiento de la calidad académica y del aprendizaje.
“Será una herramienta más moderna, robusta e inteligente que ofrecerá nuevos beneficios a los eafitenses, como la optimización de espacios de aprendizaje dentro de la programación académica, mediante la asignación de aulas acorde al número de estudiantes o a las condiciones actuales de distanciamiento físico, entre otras necesidades, además de una mayor autonomía a la hora de reservar o hacer cambios por los usuarios,”, explica Nataly Hoyos Rodríguez, jefa de la Oficina de Proyectos de la Universidad.
Se trata de un cambio que se traducirá en un apoyo para la labor administrativa y académica, por lo que el equipo de la Vicerrectoría de Aprendizaje espera que los eafitenses nos sumemos con apertura, comprensión y optimismo a esta transformación.
La implementación de la nueva aplicación tomará algunas semanas, y se realizará de manera escalonada, por lo que desde el área de Logística nos comparten algunas recomendaciones durante el proceso de transición.
¿Cómo realizar las solicitudes de reserva de espacios de aprendizaje durante la transición?
Desde el 19 de agosto el proceso será el siguiente:
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Paso 1: Los usuarios podrán realizar
solicitudes de reserva de aulas
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Paso 2: Una vez la solicitud de reserva llega al equipo de Logística, se gestiona la solicitud de reserva validando la disponibilidad.
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Paso 3: Se contacta al usuario para confirmar la reserva o proponerle otro espacio en caso de que no haya disponibilidad.
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Paso 4: Se confirma la reserva y se envía notificación al usuario de la reserva
Las mejoras que llegarán con U-Booking
- Tener un sistema centralizado de reservas online (Autogestión de los usuarios), para realizar las reservas de espacios de manera autónoma.
- Enviar a los usuarios notificaciones de aprobación o cambios de las reservas realizadas.
- Los usuarios tendrán información en tiempo real de los espacios disponibles para reservar.
- Brindará un control y gestión de quién, cuándo y dónde se utiliza un recurso de infraestructura, haciendo más eficiente la planificación.
- Ayudará a evitar conflictos de asignaciones duplicadas para un mismo horario en salas, laboratorios o talleres.
- Mejorará la gestión de la infraestructura al aportar información sobre el uso de los espacios, de manera que este insumo pueda ser utilizada para la toma de decisiones institucionales.