Procesos y procedimientos
El correo de la U, un medio para facilitar la comunicación institucional
Usar las carpetas para el archivo de mensajes, darle prioridad a los más importantes y usar las casillas para y CC, de acuerdo con lo que se requiere del destinatario, son algunos de los tips.
• Establecer horarios para el envío de e-mail, organizar los mensajes por filtros y escribir los textos con una estructura clara y concisa hacen parte de las buenas prácticas de uso del correo institucional.
• Además, es importante analizar qué mensajes pueden ser enviados a través de este mecanismo y qué otros pueden hacerse llegar por medios alternativos.
Entre letras y números, y con el dominio @eafit.edu.co todos los eafitenses tienen una cuenta institucional que les permite comunicarse con sus colegas, compañeros y personas externas para compartir información, archivos o conocer las novedades de la Universidad.
Y como parte de la campaña El correo nos hace parte de la U llegan nuevas recomendaciones para que el uso de este medio de comunicación sea el adecuado.
De acuerdo con Paulina Vélez Jaramillo, coordinadora del Área de Comunicación Creativa, del Departamento de Comunicación, la invitación está abierta para usarlo de manera efectiva y diversificar otros medios. Entre estos se encuentran, según Hugo Giraldo Alzate, jefe del Departamento de Soluciones de Infraestructura de TI, Skype empresarial, las herramientas de colaboración como Webex (video conferencias), Teams (chat corporativo, espacios de trabajo y llamadas), o la extensión telefónica para mensajes que requieran una respuesta más rápida.
"Esto conlleva a que haya eficiencia en la respuesta y que se disminuya el número de correos electrónicos que se reciben a diario", complementa Hugo.
“Los mensajes a través de correo electrónico deben tener una estructura concisa y el contexto necesario para que la otra persona comprenda el tema del que hablan, e incluir la firma que debe estar actualizada y en la que se incluye la renovación de la Acreditación Institucional, que está vigente hasta 2026”, explica Paulina.
Además, es importante tener en cuenta el horario laboral para el envío de corroes, la opción de crear carpetas y filtros para depurar los e-mail, y que solo se debe compartir información laboral, pues en caso contrario se debe usar la cuenta personal.
“Así que la invitación es para que utilicemos esta herramienta de manera adecuada, que tengamos en cuenta estas recomendaciones y que podamos hacer uso de todas las opciones de comunicación que tenemos a disposición”, concluye Paulina.