Procesos y procedimientos
¡A cambiar la firma institucional con el texto de la Acreditación Institucional de Alta Calidad!
Así queda la firma institucional con esta actualización que muestra con orgullo el logro obtenido y lleva a otros destinatarios la buena noticia.
• Debido a la segunda renovación de la Acreditación Institucional de Alta Calidad de EAFIT hasta 2026, la firma institucional debe ser modificada para así incluir el número de la resolución de este reconocimiento y la vigencia del mismo.
• La invitación es a hacer el cambio que corresponde con el orgullo que sienten los eafitenses con este logro. La ejecución dependerá de la plataforma que utilice cada empleado. Conozca aquí el paso a paso.
Con motivo de la segunda renovación de la Acreditación Institucional de Alta Calidad de EAFIT, la firma institucional que utilizan los empleados en el correo electrónico y en otros formatos de comunicación debe ser modificada, con el fin de incluir la vigencia de este reconocimiento que tendrá validez hasta 2026, así como el número de la nueva resolución que otorga este aval por parte del Ministerio de Educación Nacional (2158 del 13 de febrero de 2018).
El cambio implica, además, la ubicación de una imagen que, a lo largo de 2018, se ubicará bajo la firma de EAFIT. “El correo institucional es una herramienta que establece una comunicación constante entre los diferentes integrantes de la Universidad, así como con colegas, pares, aliados, proveedores, entre muchos otros públicos que podrán ser multiplicadores de esta buena nueva”, expresa Paulina Vélez Jaramillo, coordinadora del Área de Comunicación Creativa.
Para hacer el cambio, esta unidad adscrita al Departamento de Comunicación, elaboró un modelo Html que se copia y se pega en el espacio donde se ubica la firma, pues la idea es mantener las proporciones y la diagramación de todas las firmas institucionales bajo un solo formato. Dicho modelo ya se encuentra en este enlace:
http://www.eafit.edu.co/firmadigital/firma-Universidad-EAFIT.html.
No obstante, la idea es que cada empleado conserve su información de contacto y la de EAFIT, datos necesarios para que la comunicación continúe siendo efectiva. De esta forma, tal como lo indica Paulina Vélez, se mantendrá el modelo determinado desde 2016, donde se incluye la información referente a cada persona y a la Universidad, pero en la parte final se añadirá la frase: “Acreditada Institucionalmente hasta 2026. Resolución 2158 de 2018”
La firma institucional contará, entonces, con los siguientes elementos:
- Logo de EAFIT
- Nombre con los dos apellidos
- Cargo
- Escuela, Dirección o Departamento
- Teléfono y extensión
Dirección de la Universida
Línea de atención al usuario: (57 4) 4489500 www.eafit.edu.co
Visión de marca: Inspira Crea Transforma
Universidad EAFIT - Vigilada Mineducación
Acreditada Institucionalmente hasta 2026. Resolución 2158 de 2018.
De manera opcional, podrán ser incluidos otros datos como número celular en la misma línea del teléfono y la extensión; y número de oficina y bloque en la de dirección. Ejemplo: Carrera 49 N° 7 sur – 50, oficina 3-232, Medellín – Colombia. También, título académico a partir de maestría. Ejemplo: Nombre Apellido Apellido, magíster en…
Pasos para cambiar la firma
- Para el paso a paso de la firma, Paulina Vélez explica que cada usuario deberá ingresar al siguiente enlace: http://www.eafit.edu.co/firmadigital/firma-Universidad-EAFIT.html, donde podrá encontrarla.
- Luego, será necesario que seleccione el modelo de la misma desde la esquina inferior derecha “2018”, hasta el último elemento en la esquina superior izquierda , y finalmente la copie con el comando “Control C”.
Si por el contrario utiliza Outlook, será indispensable que abra Microsoft Outlook y que se dirija al menú Herramientas, ubicado en la barra superior. Allí deberá dar clic en Opciones y en la ventana emergente tendrá que seleccionar la pestaña Formato de Correo y hacer clic en el botón Firmas. Cuando ya se tenga copiado el modelo se requerirá que ubique el cursor en la esquina superior y pegue la firma con “Control V”. Por último, cada usuario podrá editar la información de sus datos.
- Para que el campo de e-mail de cada persona quede con hipervínculo, se deberá seleccionar su dirección completa y luego presionar el botón para insertar el hipervínculo. En la ventana emergente tendrá que escribir mailto:usuario@eafit.edu.co y reemplazar la palabra “usuario” por su nombre de usuario, prosiguiendo con un clic en Aceptar.
- Una vez editada la información, deberá presionar Enter e insertar el banner Acreditación Institucional. Para concluir será necesario que dé un clic en Aceptar.
Para quienes tienen el correo en la nube
Si hay empleados que usan la nube deberán ingresar con su usuario y contraseña al sitio web del correo en la nube:
http://correo.eafit.edu.co/. Allí tendrán que dirigirse al menú Configuración que tiene un icono de rueda dentada que se encuentra ubicado en la barra superior, y dar clic en Correo, con lo que abrirá el menú Opciones. En este deberá buscar en Diseño, Firma de Correo Electrónico, y deberá pegar la firma del modelo que copió en el paso 2, con Control V.
Después, podrá editar la información personal de su firma y verificar que estén seleccionadas las opciones Incluir mi firma automáticamente en los mensajes nuevos que redacte e Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que reenvíe o responda.
Para que la dirección de e-mail quede con hipervínculo, se debe seleccionar la dirección completa y luego presionar el botón para insertar el hipervínculo. En la ventana emergente será necesario borrar el http:// y escribir
mailto:usuario@eafit.edu.co para dar clic en "Aceptar”. Una vez editada la información, se presiona Enter y se inserta el banner Acreditación Institucional que se descargó. Para terminar se debe dar clic en Guardar.
Así, la Universidad invita a todos los miembros de las diferentes dependencias y departamentos de la Universidad, a que ejecuten estos cambios que muestran con orgullo los logros obtenidos y llevan a otros destinatarios la noticia de que EAFIT está en el camino de la excelencia.